11 tips voor kwaliteit bij inkoop in het sociaal domein

Vaak werken gemeenten bij de inkoop van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning met extra kwaliteitscriteria, aanvullend op de wet. Op verzoek van het Programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein – nu Ketenbureau i-Sociaal Domein - stelde Movisie een handreiking met kwaliteitskaders samen en ging op zoek naar voorbeelden van kwaliteitspassages in inkoopdocumenten. Gemeenten en aanbieders kunnen hiermee hun kwaliteitseisen voor ondersteuning van inwoners uniformeren en zo administratieve lasten verminderen. Movisie-experts Sonja Liefhebber en Hilde van Xanten geven hieronder tips voor het bouwen aan kwaliteit bij inkoop.

Handreiking

In de handreiking ‘Kwaliteitskaders en -standaarden bij inkoop jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning’ staan verschillende kwaliteitskaders uit de sector, die geheel of gedeeltelijk opgenomen kunnen worden in inkoopdocumenten, of waarnaar in de inkoopdocumenten – al dan niet integraal - kan worden verwezen.

Praktijkvoorbeelden

Ook beschreef Movisie twee interessante praktijkvoorbeelden, die kwaliteit als een onderscheidend criterium hebben opgenomen in selectie- of gunningscriteria. Per praktijkvoorbeeld is er een interview met de betreffende gemeente of regio en een aanbieder, een overzicht van kwaliteitspassages in het inkoopdocument en een link naar het gepubliceerde bronmateriaal. Zie: Kwaliteit verblijfzorg jeugd en samenwerking Centraal Gelderland en Praktijkverhaal Werken vanuit één Drents kwaliteitskader sociaal domein.

Tips voor het bouwen aan kwaliteit bij inkoop (zie hieronder)

Inkopers, contractbeheerders en beleidsadviseurs kunnen de tips als checklist gebruiken bij het verder bouwen aan kwaliteit. Want kwaliteit is geen vast gegeven; de visie op kwaliteit en hoe je kwaliteit kunt verbeteren verschuift door de jaren heen.

Inkoop en aanbesteden in het sociaal domein

In de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning staan de wettelijke kwaliteitseisen aan jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning benoemd. Gemeenten kunnen ‘vooraf’ sturen op kwaliteit door aanvullende kwaliteitseisen in inkoopdocumenten op te nemen. Die eisen kan een gemeente samen met aanbieders en inwoners ontwikkelen.

Voor het Programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein (nu Ketenbureau i-Sociaal Domein) ontsloot Movisie - met medewerking van het Nederlands Jeugdinstituut - 15 kwaliteitskaders en -standaarden plus ‘Wat werkt’ dossiers voor gebruik bij inkoop van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. Ook verzamelden en documenteerden wij voorbeelden van kwaliteitscriteria in gepubliceerde inkoopdocumenten van gemeenten en regio’s, en bevroegen gemeenten en aanbieders over hun ervaringen daarmee.

Dit materiaal helpt gemeenten om kwaliteitscriteria op te stellen waarmee zij de transformatie en gepaste hulp aan cliënten stimuleren. Daarnaast kunnen gemeenten en organisaties de handreiking en de praktijkvoorbeelden gebruiken om de administratieve lasten bij inkoop van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning, terug te dringen.

Tips voor het bouwen aan kwaliteit bij inkoop

1. Focus op visie en resultaat

Bedenk wat je als gemeente wilt bereiken qua maatschappelijk resultaten en outcome van voorzieningen; welk effect beoog je in een wijk en bij inwoners? Vul dat desgewenst aan met wat je wilt bereiken in de samenwerking met en tussen aanbieders.

Bedenk op basis van de visie en te bereiken maatschappelijke resultaten in het sociaal domein welke kwaliteitscriteria daaraan bijdragen en expliciet meegenomen moeten worden in de inkoop. Op die manier zijn kwaliteitscriteria in de inkoop echt een sturingsinstrument om ambities op maatschappelijk en cliëntniveau in het sociaal domein te realiseren.

2. Geef gewenste richting aan en benoem leidende principes

Geef richting aan wat je wilt bereiken. Welke stappen wil je de komende periode met aanbieders maken? Een handig hulpmiddel zijn leidende principes. Bepaal een aantal leidende principes die professionals handelingsperspectief geven en antwoord op de hoe-vraag. In Leidende principes geven richting aan het sociaal domein is te lezen wat leidende principes zijn, waarvoor ze bruikbaar zijn en wat ze waardevol maakt.

Formuleer leidende principes samen met aanbieders, professionals en inwoners, neem verschillende perspectieven en houd rekening met diversiteit. Dan worden de leidende principes breed gedragen.

Zorg ook dat ze logisch met elkaar samenhangen, dat ze concreet worden doorvertaald in alle stappen van beleidsafspraken, inrichting, uitvoering en evaluatie, en dat ze blijvend onderwerp van gesprek zijn om zo te leren en verbeteren.

3. Ga in dialoog met betrokkenen (aanbieders, professionals)

Overleg regelmatig met aanbieders, zowel voor als na de inkoopronde. Het helpt om doelen gezamenlijk te onderschrijven. De opstellers van de Handreiking Dialoog (2020) zien een continue dialoog gericht op samenwerking en partnerschap als noodzakelijk. Want: zonder dialoog geen partnership en zonder partnership geen dialoog.

Stimuleer ook het gesprek tussen aanbieders en professionals. Ga in gesprek over de bedoeling van de richting, want intrinsiek gemotiveerde kwaliteitsverbetering werkt beter. Een handig hulpmiddel is het professioneel statuut (bijv. Model professioneel statuut voor jeugdhulp en jeugdbescherming) waarbij je in gesprek gaat over verantwoordelijkheden tussen organisatie en professional.

Aandachtspunt: als de kaders zijn gezet, laat het dan zoveel mogelijk aan professionals en inwoners om te doen wat van betekenis is.

4. Betrek inwoners en ervaringsdeskundigen

Naast de dialoog tussen gemeente en aanbieders, is ook de open dialoog met inwoners, cliënten, ervaringsdeskundigen en vrijwilligers van belang. Zij kunnen vanuit hun ervaringen aangeven wat er wel en niet toe doet qua inhoud en proces. De Handreiking kwaliteitscriteria jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning voor inkoop (2020) biedt ook handvatten voor het proces.

5. Gebruik kwaliteitskaders en standaarden

Benut bij het benoemen van kwaliteitscriteria de denkkracht van anderen door gebruik te maken van bestaande kwaliteitskaders en -standaarden. Branches en beroepsgroepen hebben vaak al goed doordacht wat goede kwaliteit is en hoe je dit kunt bereiken. Gebruik deze en gebruik ook wetenschappelijke kennis over ‘wat werkt’. Zeker in de inkoopdocumenten voor bepaalde ondersteuningsvormen kan hier goed gebruik van worden gemaakt. Sluit waar mogelijk ook aan bij aanvullende kwaliteitscriteria die aanbieders al hanteren.

6. Vertrouw op certificering, beroepsregistratie en toezicht

Borging van en toezicht op kwaliteit gebeurt ook via de gestelde eisen bij certificering van (zorg)organisaties zoals HKZ, ISO of het Kwaliteitslabel Sociaal Werk, in beroepsregisters voor professionals als SKJ en Registerplein en in onderzoek door de inspecties zoals IGJ en TSD.

Voorkom dat er dubbelop getoetst wordt. Beperk de kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten dus zoveel mogelijk tot dié waar je als gemeente echt op wilt sturen.

7. Start een proces; check, act en leer

Je kunt op meerdere momenten bouwen aan kwaliteit:

  1. Vooraf in het inkoopproces en de inkoopdocumenten
  2. Tijdens de uitvoering van de gecontracteerde ondersteuning en zorg door tussentijdse monitoring en door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan over de voortgang
  3. Naderhand via toezicht en monitoring.

Start een proces van leren en verbeteren en gebruik daarbij de plan-do-check-act-methodiek, die terugkomt in het Kwaliteitskompas sociaal domein. Vaak krijgen de ‘check’ en de daaropvolgende ‘act’ in deze cyclus onvoldoende aandacht. Zorg dus voor overeenstemming tussen gemeenten, aanbieders en inwoners over wat en wanneer zij in beeld brengen over de bereikte resultaten. Voer daarover regelmatig het kwaliteitsgesprek. Wanneer er ruimte is voor leren & verbeteren kunnen aanbieders en gemeente(n) invulling geven aan verbetering en innovatie.

8. Vraag kwaliteit te onderbouwen en monitoren

Vraag aanbieders om de invulling van de belangrijkste kwaliteitscriteria te onderbouwen, met data en ervaringen. Attendeer hen op de gemeentelijke monitor sociaal domein, waaruit zij informatie kunnen halen, die relevant is voor hun aanbod. Vraag aanbieders ook op welke manier zij gaan monitoren. De Wegwijzer monitoring in het sociaal domein kan hen verder op weg helpen.

Let erop dat de aanbieders met de hoogste kwaliteit een opdracht krijgen en niet zozeer de beste tekstschrijvers.

9. Voorkom verdere administratieve last

Voorkom dat aanbieders van ondersteuning en zorg (en vervolgens je gemeente zelf) nog meer tijd moeten besteden aan administratie rond inkoop en aanbesteding per gemeente, door de inkoopdoelen en -voorwaarden in een (jeugdhulp)regio zoveel mogelijk gelijk te trekken. Als er echt een uitzondering nodig is, moet een specifieke aanvulling op de overall inschrijving volstaan. Less is more. Het stellen van eisen vraagt om verantwoording. Zorg voor waardevolle administratie en registratie. Kijk naar het rapport Monitoring in het sociaal domein, bekeken vanuit de praktijk (2020).

10. Laat u inspireren

Inkoopdocumenten van andere gemeenten kunnen inspiratie bieden (zie bij ‘praktijkvoorbeelden’ hierboven). Of laat je inspireren door op werkbezoek te gaan en betrokkenen te bevragen over hun aanpak en ervaringen.

11. Benut ook andere sturingsmogelijkheden

Realiseer je dat het opnemen van aanvullende kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten één van de sturingsmogelijkheden is. Je kunt ook kiezen voor een van de uitvoeringsvarianten en/of voor het beperken van het aantal (hoofd)aanbieders.