12 literatuurtips voor goed vrijwilligersmanagement

Hoe systematisch pakt u het aan?
artikel - 12 september 2015

Hoe werf ik meer vrijwilligers en hoe zorg ik dat ze gemotiveerd zijn? Een vraag waar veel (vrijwilligers-)organisaties mee worstelen. En dat is niet zo gek; het managen van vrijwilligers in veel opzichten moeilijker dan het managen van betaalde krachten. Er is geen sprake van loon en hiërarchische opdrachten, maar het draait om intrinsieke motivatie en medewerkers die zelf bepalen op welke competenties ze willen worden aangesproken. Gelukkig zijn er boekenplanken vol over het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid. Hoe vindt u tussen al die literatuur de voor uw organisatie meest geschikte aanpak? We helpen u op weg.

De snelle aanpak: lijstjes met tips

Voor organisaties die weinig tijd en mankracht hebben of geen behoefte aan het opzetten van een doorwrocht vrijwilligersbeleid, zijn er veel lijstjes met tips. Enkele (Engelstalige) voorbeelden zijn Volunteers. How to Get Them. How to Keep Them. (Helen Little, 1999), The Volunteer Recruitment Book (Susan Ellis, 1996) en 101 Volunteer recruitment secrets. Deze titels kunnen goede tips bevatten, maar vaak is de kwaliteit van de tips nogal wisselend en van een hoog ‘open deur’ gehalte. De grootste valkuil van deze boekjes is het regelmatig opvoeren van ‘de’ vrijwilliger. Maar ‘de’ vrijwilliger bestaat niet: vrijwilligers vormen geen homogene groep. Ze hebben uiteenlopende wensen en behoeften.

Checklists en stappenplannen

Voor een systematischer aanpak zijn er stappenplannen en checklists. Een goed voorbeeld is de Quickscan Vinden en Binden van Movisie. Met deze quickscan kunnen organisaties stap voor stap nagaan hoe ze vrijwilligers kunnen vinden en binden en hoe ze hun eigen praktijk kunnen verbeteren. Het doorlopen van de quickscan levert een checklist op en een actieplan om meer vrijwilligers binnen te halen en ze langer gemotiveerd te houden.

Een ander voorbeeld is het 5 stappenplan van PEP Den Haag. Op basis van eigen onderzoek en wetenschappelijke inzichten heeft PEP Den Haag een HR-Model Vrijwilligersbeleid ontwikkeld. Het stappenplan is een afgeleide hiervan en bestaat uit vijf stappen voor het werven, aannemen en behouden van vrijwilligers.

De systematische aanpak

In 5 x B staan de B’s voor binnenhalen, behouden, begeleiden, belonen en beëindigen. 5xB is een systematische manier om als organisatie na te denken over wat u uw vrijwilligers kunt bieden. De publicatie geeft daarnaast een integraal overzicht van bestaande instrumenten en methoden, gerangschikt volgens de 5 B’s.

Pak de Passie: betrokkenheid 2.0

Pak de Passie is een magazine over betrokkenheid 2.0 in (vrijwilligers-)organisaties. Het biedt inspiratie in de vorm van persoonlijke verhalen, columns, boekrecensies en achtergrondverhalen, afgewisseld met quotes, ideeën en verwijzingen naar websites.

Combinaties van zowel praktische tips en visie-ontwikkeling

Publicaties als Zorg Beter met Vrijwilligers en de vijfdelige Engelstalige serie As Good as They Give combineren praktische tips met een aanpak die ook om reflectie vraagt. Zij besteden meer aandacht aan het ontwikkelen van een visie: waarom wil de organisatie met vrijwilligers werken en wat mogen de vrijwilligers van de organisatie verwachten? Daarnaast beperken ze zich niet tot het managen van vrijwilligers alleen, want vrijwilligersorganisaties opereren niet in een maatschappelijk vacuüm. Daarom besteden ze bijvoorbeeld aandacht aan de diversiteit van het vrijwilligersbestand, het inschakelen van specifieke doelgroepen als jongeren, kwetsbare burgers en allochtonen. Ook de opschuivende grenzen tussen vrijwilligerswerk en betaalde arbeid en de samenwerking met andere organisaties komen aan bod.

Het complete plaatje

Het boek Vrijwilligers: Vinden en binden van betrokken medewerkers uit 2011 zet bondig en aantrekkelijk de laatste inzichten rondom vrijwilligersmanagement op een rij. Met veel aandacht voor de praktijk. De auteurs Willem-Jan de Gast en David Wijnperle bouwen het boek op rondom drie thema’s: de verleiding, altijd op maat en afscheid nemen bestaat niet. De bijbehorende ondertitels: binnenhalen, begeleiden en behouden van vrijwilligers en beëindigen van vrijwilligerswerk doen aan 5xB denken. Toch is dit boekje zeker meer dan een actuelere versie van de 5xB! methode. Bijvoorbeeld omdat de tekst ondersteund wordt met links naar websites met instrumenten, methoden, toolkits en andere praktische hulpmiddelen.

En de auteurs gaan heikele onderwerpen niet uit de weg: denk aan hoogoplopende conflicten of het ontslaan van vrijwilligers. Zaken waar je als bestuurder van een vrijwilligersorganisatie of als vrijwilligerscoördinator geen positieve energie van krijgt, maar die soms niet te vermijden zijn. In andere publicaties over vrijwilligersmanagement wordt hier vaak weinig tot geen aandacht aan besteed. Van dezelfde auteurs is Nog beter besturen. Vinden en binden van betrokken bestuurders voor het werven van vrijwillige besturen.

Sinds de verschijning in 1998 is het Basisboek vrijwilligersmanagement één van de belangrijkste handboeken op het gebied van het werken met vrijwilligers. De derde druk (2009) is grondig herzien en geactualiseerd. De auteurs stellen dat het managen van vrijwilligers synoniem is aan het managen van motivatie. Op dit moment besteden veel vrijwilligersorganisaties hier al aandacht aan, maar zij gaan er vaak vanuit dat deze motivatie niet verandert. Een valkuil, want in de praktijk blijkt dit wel degelijk zo te kunnen zijn.

Inspringen op veranderende motieven

De auteurs van het Basisboek vrijwilligersmanagement noemen drie stappen die vrijwilligersorganisaties kunnen zetten om in te springen op veranderende motieven. Deze stappen zijn:

  1. Ken je vrijwilligers en hun motieven.
  2. Weet als organisatie waarvoor je je vrijwilligers wilt inzetten en wat je ze in ruil voor hun inzet kan bieden.
  3. Stem de motieven van de vrijwilligers en de opbrengsten van de organisatie voortdurend op elkaar af.

 

Het boek besteedt daarnaast aandacht aan nieuwe vormen van vrijwillige inzet, het werven van 'lastige' doelgroepen als jongeren, ouderen en allochtonen, het voor vrijwilligerswerk inrichten van de organisatie en de al hier boven genoemde 5 B’s. 

Kennisdossier

Reacties

Mooie verzameling van literatuurtips. Helaas werkten de links naar PEP Den Haag beide niet, wel hebben ze een e-book waar heel veel informatie in staat (http://pep-ebook.nl/). Ook het boek "Vrijwilligers: Vinden en binden van betrokken medewerkers" is niet meer beschikbaar.

De overige informatie is een mooie basis, dankjewel.

Beste Visser

Bedankt voor je opmerkingen. De links van PEP Den Haag heb ik intussen vervangen door een link naar het ebook. "Vrijwilligers: Vinden en binden van betrokken medewerkers" laat ik als suggestie staan, het is via (openbare) bibliotheken te raadplegen.

Leuke en handige tips! Denk dat gezien de trends van de laatste jaren misschien ook publicaties vanuit episodisch en werknemers vrijwilligerswerk handig zijn om te vermelden. Zeker bij de laatste groep is recruiteren en binden fundamenteel anders.

Beste Lonneke

Bedankt voor je suggesties. Om de omvang van het artikel niet al te groot te laten worden, heb ik er bewust voor gekozen om niet specifiek op verschillende doelgroepen in te gaan als bijvoorbeeld jongeren, kwetsbare burgers, werknemers etc. Hoewel niet expliciet vermeld in dit artikel, besteed een uitgave als het Basisboek vrijwilligersmanagement ook aandacht aan de door jou genoemde nieuwe fenomenen.

Reageer op dit artikel

1 + 3 =
Los deze eenvoudige rekenoefening op en voer het resultaat in. Bijvoorbeeld: voor 1+3, voer 4 in.