Aanknopingspunten voor zinvolle monitoring

17 december 2020

Hoe volgen professionals de resultaten van hun werk en wat betekent dit voor zinvolle monitoring? Movisie onderzocht de gebruikte monitoringsystemen en de manier waarop organisaties die inzetten. Dat biedt volop aanknopingspunten om het registreren zinvoller te maken. Ook met behoud van de huidige instrumenten.

‘Het initiatief voor registreren moet liggen bij zorgverleners die verantwoording afleggen en niet bij de partijen die verantwoording vragen.’ Dat stelde De Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS) in haar rapport Blijk van Vertrouwen. Hoe vanzelfsprekend deze stelling ook klinkt, het is verre van gangbare praktijk. Reden voor Movisie om eens goed in te zoomen vanuit het perspectief van professionals, vertelt onderzoeker Sanneke Verweij: ‘Wat en hoe registreren sociaal professionals in hun dagelijkse praktijk? En hoe kan dat zinvoller, zodat het hun werk ondersteunt in plaats van belemmert?’

26 systemen

Verweij en haar collega’s spraken voor deze verkenning met achttien sociaal professionals en twee beroepsverenigingen. ‘Zij somden 26 verschillende registratiesystemen op. Een deel van hen moet in meerdere systemen registreren. Naast inhoudelijke voortgang van de ondersteuning moeten ze ook vaak zaken rond de voortgang van het proces vastleggen. Zoals de servicenorm of gespreksverslagen.’ Dit wordt veelal van bovenaf bepaald en dit laatste lijkt vooral ingestoken vanuit controle op het proces. Dat veel professionals registreren regelmatig als een administratieve last zien, blijkt ook weer uit deze verkenning.

Bekijk direct de publicatie

Nauwelijks terugkoppeling

Dat de huidige registratiesystemen nogal wat manco’s vertonen, helpt daarbij niet. Verweij: ‘De instrumenten zijn erg ingericht op individueel werken, en minder op collectief. Een jongerenwerker die met groepen werkt moet dan hetzelfde invullen als de maatschappelijker werker die individueel werkt.’ Ook weten de professionals vaak niet waarom ze bepaalde gegevens moeten vastleggen en ze krijgen daarnaast nauwelijks terugkoppeling van geaggregeerde gegevens. Nog een ander manco is dat de systemen vaak ongeschikt zijn om informatie met inwoners te delen of in voortgangsgesprekken te gebruiken.

Zinvol voor de inwoners

Als de professionals het registreren nu onvoldoende zinvol vinden, wanneer zou het volgens hen dan wel nuttig zijn? Verweij: ‘Als het zinvol is voor de inwoners waarmee ze werken, en als het de professional zelf ook ondersteunt bij het werk.’ En daarmee komt Verweij bij de aanknopingspunten voor organisaties om registreren zinvoller te maken. ‘Uit de interviews met de professionals blijkt een duidelijke behoefte aan meer geaggregeerde informatie. Dat kan informatie zijn over de opgetelde eigen casussen, of die van het hele team, of van de vragen die er spelen in de wijk.’

Data kan gebruikt worden om de leer- en verbetercyclus te versterken

Verbetercyclus

Managers en teamleiders kunnen die data inbrengen in het teamoverleg, stelt Verweij. ‘Als je de resultaten van alle casussen bij elkaar opgeteld ziet, kun je daar samen vragen bij stellen. Herkennen we deze data in ons dagelijkse werk? Kunnen we de cijfers verklaren?’ De data kunnen vervolgens gebruikt worden om samen de leer- en verbetercyclus te versterken. ‘Stel voortdurend vragen als: Wat kunnen we leren uit de data? Wat gaan we anders, meer of minder doen? Zie je bijvoorbeeld dat de resultaten bij de inwoners tegenvallen, dan kan je bespreken waarom dat zo is, en of je als team wellicht andere expertise of methodieken en instrumenten nodig hebt.’

Geen losse gesprekken

In het verlengde hiervan onderstreept Verweij het onderscheid tussen monitoren en losse besprekingen. ‘Monitoring is het systematisch volgen en structureel vastleggen van werkresultaten in een systeem. Zoals gezegd kan het gaan over inhoudelijke data zoals output, cliëntervaringen en outcome, of over procesdata zoals financiën en het werkproces. Bij monitoring worden data uit de registratiesystemen inzichtelijk gemaakt en weer de organisatie in gestuurd.’ Dit cyclische proces van monitoren kan drie verschillende doelen dienen, legt Verweij verder uit: ‘Om te leren, om te werken aan kwaliteitsverbetering en om de inzet te verantwoorden.’ Alle reden dus voor management en bestuur om goed te kijken wat er aan data in de registratiesystemen zit, en dat er ook uit te halen en goed te benutten.

Winst uit de huidige systemen

Over het algemeen valt er meer waardevolle informatie uit de huidige monitorsystemen te halen dan tot nog toe gebeurt, valt Verweij op. Ze noemt de zelfredzaamheidmatrix (ZRM) als voorbeeld. ‘Met dat instrument zijn de ontwikkelingen in de scores op de verschillende leefgebieden te volgen. Zowel van individuele trajecten als op samengevoegd niveau.’ Verweij noemt ook Wat telt als voorbeeld, waarin de inwoner zelf aangeeft hoe het gaat. ‘Op leefgebieden die voor de inwoner van belang zijn, stelt hij doelen. Daarnaast is er een vraag over hoe de inwoner de kwaliteit van leven ervaart. Dat valt eveneens op individueel en geaggregeerd niveau te volgen.’ Organisaties en ook gemeenten kunnen dus veel inzichten halen uit dit monitoringsinstrument.

Collectief werken

-Ook de kleurenkaart van Jan Schellekens wordt in de verkenning als voorbeeld genoemd, omdat dit instrument de mogelijkheid biedt jongerenwerk en het werken met groepen jongeren – het collectief – te monitoren. Veel andere registratiesystemen zijn daar volgens de professionals matig op ingericht. Verweij: ‘We zien dat professionals voor deze informatie soms zelf andere registratiemanieren ontwikkelen.’ Meer aandacht voor het registreren van collectief werken in de systemen kan helpen om gericht collectieve activiteiten aan te bieden en zo de gewenste beweging naar het voorliggende veld te versnellen.

Het is cruciaal dat professionals weten waarom ze informatie verzamelen

Inbedding in de organisatie

Er kan zoals gezegd vaak meer met de huidige registratiesystemen dan veelal gedaan wordt. Maar Verweij benadrukt dat voor zinvol registreren naast het systeem in kwestie vooral de inbedding daarvan in de organisatie belangrijk is. ‘Het moet niet een losstaand instrument zijn. Verder is het cruciaal dat professionals weten waarom ze bepaalde informatie moeten verzamelen en wat daarmee gebeurt.’

Keuzes maken

Ook voor organisaties die op enig moment overgaan op een nieuw registratiesysteem, heeft de verkenning aanbevelingen opgeleverd, vertelt Verweij tot slot: ‘Zoals dat je professionals bij de inrichting zou moeten betrekken. En dat je keuzes moet maken om het werkbaar te houden. Maak dus steeds een scherp onderscheid tussen wat gewoon interessant is en wat je echt moet weten. Bepaal ook waarom je überhaupt wilt registeren, wat is het doel: inzicht krijgen, leren, verbeteren en/of verantwoorden? Bepaal ook voor wie je registreert: voor de cliënt, de professional, de organisatie en/of de financier?’

Tekst: Tea Keijl

Download de publicatie (pdf)

Oproep  

Gezamenlijk de praktijk verbeteren met monitoring - Doe mee

Wil jouw wijkteam resultaten verbeteren door te leren van monitoringsinformatie? Meld je dan aan voor het kwalitatief (actie)onderzoek in een aantal lokale, lerende praktijken. Dat start begin 2021 vanuit de gezamenlijke kennisinstituten Movisie, Vilans en NJi.  We volgen de ervaringen van betrokkenen, en onderzoeken samen op welke manier de monitoringsinformatie benut kan worden om de praktijk te verbeteren en er van te leren.

Wanneer kun je meedoen?

Je maakt deel uit van een (sociaal) wijkteam en hebt al enige ervaring met het monitoren van doelen en resultaten van cliënten/inwoners. Als team van professionals wil je de meerwaarde van het monitoren vergroten en ben je samen met je team bereid hierover het gesprek te voeren met samenwerkingspartners en met de onderzoekers. Je vindt het interessant om te verkennen op welke manier de resultaten van de individuele monitoring benut kunnen worden, voor groepen in de wijk, en voor (nieuwe) collectieve oplossingen.

Als team denken we aan een sociaal wijkteam of aan een wijkteam van een zorg- of welzijnsorganisatie die dit onderwerp samen met een sociaal wijkteam of met de gemeente wil aanpakken.

Meer informatie?

Neem dan contact op met Annette van den Bosch.
Dit actieonderzoek is een vervolg op de verkenning waar dit artikel over gaat. Wil je eerst meer weten over wat er al gepubliceerd is? Bekijk de publicatie hier.