Alleen als sociaal werkers het nut zien van registreren wordt het zinnig

Steeds meer sociaalwerkorganisaties willen de gegevens in hun registratiesysteem benutten voor kwaliteitsverbetering. LEVgroep is een van de koplopers die dat al in de praktijk weet te brengen. Wat helpt is dat de medewerkers betrokken zijn bij de inrichting van het registratiesysteem en bij de analyse van de gegevens.

LEVgroep is werkzaam in Zuid-Oost Brabant, in opdracht van ruim tien gemeenten. In het hele werkgebied is de beweging naar het voorliggend veld te zien, zegt bestuurder Jolanda Teeuwen. ‘De gemeente Oirschot is daarin heel expliciet, in de zin dat ze één basisopdracht voor ons heeft geformuleerd: zoveel mogelijk in de sociale basis werken. Deze gemeente laat de invulling van welke werksoorten we daarvoor denken te moeten leveren aan ons.’

Meetbare indicatoren

In Oirschot leidt dat qua verschillende werksoorten tot vijf hoofdcategorieën, die onderverdeeld zijn in zo’n zestig diensten. Die zijn allemaal ondergebracht in het registratiesysteem Voffice. De diensten zijn zoveel als mogelijk voorzien van meetbare indicatoren. ‘Het wekelijkse aanbod voor freerunning bijvoorbeeld’, vertelt informatiemanager Eveline Heijmans, ‘dat bereikt het beoogde doel als minimaal vijftig kinderen deelnemen. Of de trajecten van de jeugdhulpverleners, daarbij is een van de indicatoren dat 75 procent van de deelnemers naderhand op eigen kracht verder kan.’

Geen dwingend systeem

Het systeem stuurt de registratie niet dwingend, dat wil zeggen dat je velden over kunt slaan zonder dat het systeem dan vastloopt. Dit heeft als consequentie dat soms bijvoorbeeld maar twintig procent is ingevuld. ‘Beter dat het zinnig is ingevuld dan alleen maar voor de vorm’, vindt Heijmans. ‘Het systeem geeft een melding als bepaalde velden nauwelijks ingevuld worden. Dat is dan reden om in gesprek te gaan met de medewerkers: waarom is deze verantwoordingscode niet belangrijk voor jullie?’

Zo’n gesprek kan leiden tot aanpassingen in het registratiesysteem, vertelt Heijmans. ‘Dan kijken we samen hoe de registratie beter aan kan sluiten bij het huidige werkproces, de opdracht en werkzaamheden.’ Daarmee benoemt ze meteen een ander belangrijk voordeel van het werken met Voffice: dat LEVgroep het zelf kon inrichten en ook eenvoudig zelf aan kan passen.

De doelen uitleggen

Sowieso is er de afgelopen jaren veel geïnvesteerd om ervoor te zorgen dat medewerkers het nut zien van registreren. Daardoor voelen ze zich eigenaar en willen ze zelf de gegevens ook benutten. Dat merkt Heijmans zeker in de reacties: ‘Ze komen steeds vaker naar me toe met vragen: “Ik ga starten met een nieuw project, hoe verwerk ik dat in het systeem en hoe kan ik de resultaten laten zien?”’

Dat investeren bestaat deels uit blijven uitleggen wat ook alweer de verschillende doelen van registreren zijn. ‘Bijvoorbeeld dat we als LEVgroep met de gemeente hebben afgesproken dat we percentages en cijfers laten zien’, zegt Teeuwen. ‘Dat is nou eenmaal nodig in de verantwoording. We maken duidelijk dat het management ook bepaalde informatie nodig heeft. En dat goed registreren de trends en ontwikkelingen zichtbaar maakt voor het eigen team, plus hoe dat kan helpen bij de zelfsturing.’

Automatisme

Om het registreren zoveel mogelijk een automatisme te laten zijn, wordt er continu gezocht naar manieren om het zo makkelijk mogelijk te maken. Teeuwen: ‘Via een app op hun telefoon kunnen jongerenwerkers bijvoorbeeld kenmerken van hanggroepen registreren. Dan kun je bijvoorbeeld zien dat van de tien hanggroepen er vijf lachgas gebruiken. Ze registreren ook welke interventie ze doen. De app is zo gemaakt dat ze dat zo in hun telefoon kunnen aanklikken. Daar zijn ze blij mee.’

De medewerkers houden de vorderingen in de individuele en de groepstrajecten bij in het systeem en ze kunnen zelf rapportages uitdraaien. Alle vorderingen worden per kwartaal verwerkt in een overzicht in Excel, voorzien van een stoplichtkleurcode om te laten zien in hoeverre de zestig diensten op koers liggen voor de beoogde doelen. LEVgroep bespreekt deze stoplichtscores met de beleidsambtenaren van de gemeentes.

De sociaal werkers ondersteunen de kwartaalrapportages met storytelling

Ook mondelinge analyse

En ook intern houdt het monitoren bij LEVgroep niet op na de registratie. In het hele werkgebied ondersteunen de sociaal werkers de kwartaalrapportages met schriftelijke toelichtingen, ofwel storytelling. Dat geheel aan schriftelijke informatie vormt vervolgens de onderlegger bij de mondelinge monitorslag die elk kwartaal plaatsvindt. Bij die bijeenkomsten schuiven sociaal werkers met verschillende specialisaties aan, variërend van jeugdhulpverlener en Wmo consulent tot sportcoach en begeleider van statushouders.

De collega’s bespreken de cijfers en vertellen over hun werk in de afgelopen periode. Wat ging er goed, wat stokte er? De combinatie van tellen en vertellen maakt het mogelijk om lijnen te destilleren voor verbetering van de dienstverlening en het beleid, zowel van de organisatie als van de gemeente. Om te beginnen bij de eerste mogelijkheid, om de monitoring in te zetten voor verbetering van de dienstverlening, daarover noemt Teeuwen een voorbeeld uit de jeugdhulpverlening: ‘Op individueel niveau bekijken we met de medewerkers of die dingen zelf doet of doorverwijst naar de tweede lijn. Daar hebben teams casusgesprekken over. Als daar onderling verschillen in te zien zijn, kunnen collega’s van elkaar leren.’

Aanpassing in het aanbod

Analyse van de registraties kan ook leiden tot beleidsaanpassing bij LEVgroep, in de zien van een lokale aanpassing in het aanbod. ‘We zagen in de registraties veel doorverwijzingen naar de tweede lijn bij autisme met lichte verschijnselen’, vertelt Teeuwen. En dat terwijl de opdracht van de gemeente juist is om zoveel mogelijk in het voorliggend veld op te pakken. ‘Dat was aanleiding om te kijken wat we zelf kunnen doen in plaats van doorverwijzen. Daarom hebben wij nu een medewerker die is gespecialiseerd in autisme.’ Die organiseert bijvoorbeeld informatieavonden voor ouders met kinderen met autisme.’ En daaruit volgt mogelijk weer peersupport, georganiseerd dan wel gestimuleerd door LEVgroep.

Van individueel naar collectief

En er is nog een andere aanvulling op het dienstenpakket ontwikkeld op het vlak van autisme, vertelt Teeuwen. ‘Een aantal meiden met individuele begeleiding in de leeftijd van twaalf tot zestien gaf aan dat ze behoefte hadden aan lotgenotencontact. Dat heeft geresulteerd in een groepsactiviteit eens per zes weken. Een van de deelnemers zat eerst alleen maar thuis, maar ze vertrok stralend na zo’n avond.’

Het is nog wel zoeken, om de beweging naar de sociale basis te versnellen, ervaart Teeuwen. ‘Hoe doe je dat in de praktijk, van individueel naar collectief? Zonder dat je aanbodgericht gaat werken?’ Als voorbeeld noemt ze de trend dat steeds meer inwoners die ambulante begeleiding krijgen onvoldoende zingeving ervaren. ‘Die willen vrijwilligerswerk doen of zoeken een maatje. Daar proberen we nu iets voor te ontwikkelen, samen met de organisatie die de begeleiding geeft.’

Gemeentelijk beleid verbeteren

Ook de vraag hoe de monitoring kan helpen om het gemeentelijke beleid te verbeteren, is nog niet zo eenvoudig te beantwoorden. ‘In individuele dossiers kunnen we volgen of de doelen gehaald worden, maar dat is moeilijk te generaliseren’, zegt Heijmans. Dan is het toch nodig om te kwantificeren. ‘Met de vraag of de inwoner na afronding van ondersteuning verder kan, lukt dat bijvoorbeeld wel.’ Gelukkig begrijpen de ambtenaren over het algemeen goed hoe ingewikkeld verantwoording op het collectieve stuk is, zegt Teeuwen. ‘Ze zijn ook bereid om met ons mee te denken. Maar bij de gemeenteraad is de behoefte aan harde cijfers wel groot. Het komt dus aan op een combinatie van storytelling en aantallen tellen.’

De kracht van het gesproken woord

De storytelling krijgt op verschillende manieren vorm. In het jaarverslag neemt LEVgroep bijvoorbeeld altijd casusbeschrijvingen en succesverhalen op, die de medewerkers aanleveren. Omdat ze overtuigd is van de kracht van het gesproken woord, heeft Teeuwen de Oirschotse gemeenteraad uitgenodigd bij praattafels met de medewerkers en inwoners. Zo hoorden de gemeenteraadsleden uit de eerste hand over de dagelijkse werkpraktijk en de cliëntervaringen. ‘Dan zien ze dat het op papier anders is dan in de praktijk.’ Dat leidt misschien niet direct tot aanpassingen van beleid, maar wel direct tot meer begrip van het werkveld.

Serie over het volgen van de resultaten van je werk

Hoe volgen professionals de resultaten van hun werk en wat betekent dit voor zinvolle monitoring? Movisie onderzocht eerder de gebruikte monitoringsystemen en de manier waarop organisaties die inzetten. In een nieuwe serie artikelen kijken we in de keuken van koplopers die hun data al daadwerkelijk inzetten voor kwaliteitsverbetering. Dat gaat soms om ‘harde’ data uit een monitor en soms om data uit ‘verhalen en ervaringen’. Dit is het derde artikel uit de serie. In totaal zullen er vijf artikelen verschijnen over dit onderwerp op Movisie.nl.

  1. Lees het eerste artikel: Datagedreven werken kan impact aantonen én kwaliteit verbeteren
  2. Lees het tweede artikel: Datagedreven werken om wijken gezonder te maken: in theorie kan het, de praktijk is complexer
  3. Lees het derde artikel: Een keurig rijtje blokjes vertelt meer dan een rapportcijfer

Tekst: Tea Keijl