Communicatie versterkt de band met de mensen om ons heen. Maar persoonlijk contact is niet altijd mogelijk, want niet alle mantelzorgers wonen in de buurt. Bellen kost vaak veel tijd. Digitale communicatie kan dan een uitkomst zijn als éxtra communicatiemiddel. Het kan de relatie met familie, vrienden en mantelzorgers verstevigen en de onderlinge betrokkenheid bevorderen. Je kunt zelfs het zorgleefplan koppelen aan een online platform zodat iedereen die is gemachtigd, het kan lezen en afspraken kan toevoegen.

Voordelen

De voordelen van digitaal communiceren met mantelzorgers op een rij:

• Je kunt het op elk gewenst moment gebruiken.
• Je kunt er meerdere mensen tegelijk mee bereiken.
• Het scheelt tijd ten opzichte van bellen.
• Het overbrugt afstanden, bijvoorbeeld als familieleden verder weg wonen.
• Je kunt beeldmateriaal gebruiken om verhalen te illustreren.
• Het ondervangt ‘vraagverlegenheid’ (als mensen niet zo gemakkelijk anderen om hulp vragen).
• Het versterkt de relatie tussen cliënten, mantelzorgers en medewerkers.

Hoe pak je het aan?

Wil je digitale communicatie met cliënten en mantelzorgers gebruiken in jouw organisatie? Let dan op de volgende punten.

1. Onderzoek de mogelijkheden

• Bekijk welke platformen er op de markt zijn in het overzicht van aanbieders voor de zorg.
• Informeer bij de mantelzorgers van je cliënten of zij zelf al een online platform gebruiken en of je daarbij aan kunt sluiten.    
• Vraag welke collega’s al digitaal communiceren met familieleden en op welke manier (bijvoorbeeld e-mail of WhatsApp). Zij kunnen een ambassadeursfunctie vervullen.

2. Bepaal je keuze

• Bespreek met de afdeling ICT welke platforms technisch mogelijk zijn.
• Weet wat de financiële mogelijkheden zijn. Zet de kosten op een rijtje: er zijn gratis en betaalde opties van de platforms. Vaak bieden ze ook een gratis proefperiode aan.
• Bepaal samen met je team en/of je leidinggevende wat je doel en doelgroep is voor het gebruik van een online platform. Alleen sfeerberichten? Of ook zorggerelateerde berichten? Met wie wil je communiceren: cliënten, mantelzorger, familieleden, zorg- en hulpverleners?
• Welke functionaliteiten wil je gebruiken? Wil je er bijvoorbeeld een zorgdossier aan koppelen? Let op de privacyaspecten (inloggen met een wachtwoord en een inlogcode, wie kan welke informatie inzien). Betrek cliënten en mantelzorgers in een vroeg stadium. Onderzoek hun wensen en behoeften en vraag of ze mee willen denken.    

3. Aanpak

• Beschrijf het doel en de meerwaarde voor alle betrokkenen.
• Creëer draagvlak: bespreek de doelstellingen en verwachtingen ruim van tevoren met cliënten, mantelzorgers en medewerkers.
• Zorg voor de randvoorwaarden: hardware (apparatuur, zoals computers, tablets, smartphones, digitale camera’s), software, internet/Wifi. En ook: tijd en vaardigheden van gebruikers.
• Stel korte regels op over het gebruik: wat wel/niet communiceren.    
• Organiseer informatiebijeenkomsten voor medewerkers over het gebruik van het platform in het dagelijkse werk.
• Bied trainingen aan voor medewerkers die hulp nodig hebben op het gebied van computervaardigheden.
• Organiseer een bijeenkomst met cliënten en mantelzorgers om het platform toe te lichten. Bied gelegenheid tot het stellen van vragen over het gebruik en maak afspraken over bijvoorbeeld privacy en het delen van foto’s.

Wat helpt?

• Bespreek de voordelen met je leidinggevende en zorg voor instemming.
• Stel een beheerder aan voor het platform vanuit de organisatie, die ook als vraagbaak functioneert.
• Begin klein met een paar enthousiastelingen.
• Zet de voortgang van het gebruik regelmatig op de agenda in teambijeenkomsten
• Veranker het in het beleid als éxtra communicatiemiddel.  
• Leg bijvoorbeeld vast dat bij het kennismakingsgesprek mantelzorgers wegwijs gemaakt worden in het systeem en plaats een banner op de site van de organisatie.