Praktische tools voor online vergaderen (zonder cliëntinformatie)

Er zijn online vergadertools beschikbaar die kosteloos kunnen worden gebruikt voor online samenwerken. Omdat de beveiliging van privacy voor deze tools wisselend is, is aan te raden om onderstaande tools alleen te gebruiken zonder uitwisseling van cliëntgegevens of andere gevoelige informatie! Hieronder een greep uit het aanbod:

• Microsoft Teams is handig als je toch al gebruikmaakt van dit programma binnen je organisatie. Het uitnodigen van externen is daarbij ook mogelijk.
• Google hangouts: Met name wanneer je met meer dan twee personen tegelijk wilt overleggen en je scherm wilt delen, werkt Google Hangouts goed.
• Skype: erg gebruikersvriendelijk, ook handig voor videobellen, maar met méér dan twee personen niet altijd ideaal.
• Zoom: Erg populair nu. Voor Zoom heb je geen account nodig om mee te doen (werkt gewoon via een linkje). De organisator heeft wel een account nodig, maar deze is gemakkelijk te maken. Voordeel ten opzichte van de voorgaande tools is dat je iedereen tegelijk in beeld ziet en dat je probleemloos met 20 mensen kunt vergaderen. Zoom heeft ook veel extra functies, zoals het uiteengaan in kleine groepjes in zogenaamde ‘break out rooms’. Let op: er zit bij Zoom een limiet op de tijd van de vergadering bij meer dan 2 personen (40 minuten). Een belangrijke kanttekening bij Zoom is dat de privacy beveiliging van dit platform erg discutabel is. Op dit moment is er bijvoorbeeld sprake van dat zij hun gebruikersgegevens zouden delen met Facebook.
• Bij zowel Teams als Zoom is het ook mogelijk om je ‘scherm te delen’ om bijvoorbeeld een powerpoint presentatie te laten zien tijdens de vergadering. Voor creatievere teams die graag visueel werken, zijn platforms zoals Miro en Mural ook erg handig. Hierbij kan je bijvoorbeeld brainstormen op een gezamenlijk ‘whiteboard’ wat digitaal door iedereen bijgewerkt kan worden.

Online tools voor samenwerken voor zorg- en welzijn professionals (met cliëntinformatie)

Op bovenstaande platforms is de beveiliging niet altijd goed geregeld, en als zorgprofessional moet je rekening te houden met bescherming van cliëntinformatie. Gelukkig zijn er ook specifiek voor de zorg digitale oplossingen ontwikkeld, waarin wel veilig cliëntinformatie kan worden gedeeld zoals onderstaande:

• Via Zorgsite kan je als netwerk rondom een mantelzorger en cliënt gebruikmaken van Sharecare. Het idee is dat de centrale mantelzorger op een interactief rooster een overzicht geeft van taken en wensen in de zorg. Ieder groepslid kan zichzelf voor de taak opgeven door erop te klikken.
• Via EGPO kunnen MDO’s digitaal plaatvinden. Lees hier hoe huisartsen in Zaanstreek-Waterland succesvol gebruik maken van EGPO.
• Met de app van VIP Samenwerken kunnen zorgprofessionals, mantelzorgers en cliënten samen online over de zorg rondom de client communiceren. Lees er hier meer over en bekijk de informatieve filmpjes: “Ik ben VIP” biedt patiënten en mantelzorgers de Calculus VIP app die in gebruik vergelijkbaar is met WhatsApp of via webportaal.  Zij kunnen met de app gemakkelijk én veilig berichten en foto’s uitwisselen met zorgverleners die VIP Samenwerken gebruiken. Lees meer over VIP.

• Zie voor een uitgebreider overzicht van zorgspecifiek beeldbel-oplossingen deze selectie van Smarthealth, kennisplatform voor digital health. In deze lijst staat per platform beschreven voor welke specifieke zorgsector de toepassing bedoeld is en of aan de benodigde (privacy) normeringen wordt voldaan.
• Zie voor technische hulpmiddelen om op afstand communicatie mogelijk te maken tussen mantelzorger en professional zoals OZOverbindzorg of Nettie ook dit artikel.

Tips voor digitaal samenwerken en andere overwegingen:

• Denk aan beschikbare tijd en vaardigheden van gebruikers, in de huidige omstandigheden zullen sommige mensen ineens tijd over hebben, waar anderen juist heel druk bezig zijn met de directe gevolgen van de corona-uitbraak. Kijk hier voor meer tips.
• Verschillende organisaties faciliteren verschillende programma’s. Check dit eerst bij je eigen organisatie, voordat je met elkaar besluit een bepaald platform te gaan gebruiken.
• Houd rekening met de online spanningsboog die vaak korter is dan in een face-to-face meeting. Daarom kan het handig zijn om online meetings frequenter, maar korter te laten plaatsvinden. Zo houdt je toch iedereen betrokken. Voor mantelzorgers is dat in deze chaotische tijd ook heel belangrijk.
• Het maken van opnames kan een bijkomend voordeel zijn van het gebruik van online vergadertools. Deze opnames zijn handig voor anderen die niet aanwezig waren, of kunnen dienen als verslaglegging. Wel even aan alle aanwezigen vragen of het oké is om op te nemen (ivm AVG).
• Focus op waar de energie zit: Nieuwe manieren van werken vragen om creativiteit en flexibiliteit, maar kunnen ook inspirerend zijn.

Randvoorwaarden voor het vormgeven van een online bijeenkomst

• Zorg voor een goede gespreksleider die het proces gestructureerd begeleid, de tijd bewaakt en de agenda voorbereidt. Het is handig als deze gespreksleider ook aanwijst wie mag spreken.
• Stel regels op m.b.t. online meetings. Voorbeelden kunnen zijn als deelnemers niet spreken, schakelen zij hun microfoon uit en als je iets wilt zeggen steek je je hand op of geef je dat aan via een chatfunctie.
• Speel met diverse werkvormen. Zoom heeft zoals hierboven beschreven een break-out functie voor ‘tussenrondes’ in subgroepen en je kan de chatfunctie gebruiken om tijdens de meeting inzichten en reacties van deelnemers op te halen.
• Een check-in kan prettig zijn om in deze turbulente tijd eerst stil te staan bij hoe iedereen erbij zit, en of er nog praktische mededelingen zijn in verband met het thuiswerken.
• Zorg dat je als deelnemer 10 minuten van tevoren op de online vergadering bent om te kijken of alles werkt. Zorg dat je zowel toegang hebt tot video als audio, dat maakt het gesprek een stuk gemakkelijker.

Zie deze tijd ook als een kans om nieuwe manieren te ontwikkelen die communicatie op afstand mogelijk maken. Na een beetje oefening kunnen online hulpmiddelen leuk en efficiënt zijn en het samenwerken rondom mantelzorgers ondersteunen!