1. Leer van elkaars ervaringen als actieve bewoner

‘Wie is er zelf privé betrokken bij een burgerinitiatief?’ vraag ik aan medewerkers van een gemeente die deelnemen aan een training over omgaan met burgerinitiatieven. Een enkele deelnemer steekt zijn hand op. ‘Zijn jullie als actieve bewoner anders naar jullie organisatie gaan kijken?’ is mijn volgende vraag. De deelnemers beginnen heftig te knikken en te lachen. Er worden voorbeelden genoemd van ingewikkelde aanvraagprocedures voor subsidies, onduidelijkheid over bij wie ze bij de gemeente moeten zijn of irritatie bij mede-initiatiefnemers over de trage werkwijze. Toch is er maar een enkeling die hierover met collega’s heeft gesproken. Een gemiste kans. Want deze ervaringen van medewerkers zijn ontzettend waardevol voor hun eigen organisatie.

2. Alle neuzen dezelfde kant op

Het stimuleren en ondersteunen van burgerinitiatieven staat in veel gemeenten hoog op de agenda. Maar dat iets in beleidstermen op papier staat, betekent niet automatisch dat iedereen in de gemeentelijke organisatie dit op dezelfde manier interpreteert. Wat verstaan wij onder een burgerinitiatief, wat is onze rol als gemeente en wat doen wij wel én wat doen wij niet?

Wat verstaan wij onder een burgerinitiatief, wat is onze rol als gemeente en wat doen wij wel én wat doen wij niet?

Verschillen tussen beleidsafdelingen in het omgaan met burgerinitiatieven komen wij tegen bij grote én bij kleine gemeenten, en tussen wijkteams binnen een gemeente. Soms gaat het om een basishouding: dat medewerkers van de ene afdeling burgerinitiatieven met een kan wél-houding verwelkomen, en medewerkers van een andere afdeling meer een afwachtende houding hebben. Dat is verwarrend en frustrerend voor initiatieven, die vaak met meerdere afdelingen te maken hebben.

3. Weten wie wat doet

Interne verschillen kunnen zich ook manifesteren in werkwijze: zo hoorde een aantal medewerkers tijdens de training voor het eerst over een ‘potje’ dat collega’s van een andere afdeling hadden om op een laagdrempelige manier initiatieven financieel te ondersteunen. Als je hier niet van op de hoogte bent, kun je initiatiefnemers ook niet doorverwijzen. Dit geldt niet alleen op financieel gebied, maar zeker ook op inhoudelijk vlak: omdat een plan voor bewoners voor de aanleg van een hondenspeelveld toevallig ter sprake kwam tijdens een overleg met meerdere afdelingen, werden er ter plekke verbindingen gelegd met een plan van een andere groep bewoners voor een natuurspeeltuin en met ambtenaren van openbare ruimte die iets met het betreffende gebied wilden.

4. Knelpunten verminderen of wegnemen

Door met collega’s in gesprek te gaan over het omgaan met burgerinitiatieven, komen ongetwijfeld verbeterpunten naar voren. Bijvoorbeeld over de interne afstemming als er meerdere afdelingen betrokken zijn, over draagvlak in alle geledingen van de organisatie, of bijvoorbeeld het ontbreken van een gedeeld beeld in een wijkteam over wat jullie wel én niet kunnen bieden.

De volgende stap is om hier concrete afspraken over te maken en verbeterpunten op te pakken. Hierdoor zorg je er als organisatie voor dat de randvoorwaarden voor het optimaal ondersteunen van burgerinitiatieven verbeterd worden. Door het gesprek organisatie-breed te voeren, worden alle lagen hierbij betrokken én wordt het stimuleren en ondersteunen van initiatieven een gedeelde verantwoordelijkheid.

5. Wat is jullie verhaal?

Bij wijkteams is het niet altijd duidelijk wat hun mandaat is als het gaat om burgerinitiatieven. Als er al een opdracht vanuit de gemeente ligt om initiatieven te stimuleren en ondersteunen, dan is het voor medewerkers niet altijd helder hoeveel tijd ze hier dan aan mogen besteden en waar ze die tijd überhaupt vandaan moeten halen. Een ander vraagstuk is wie dit binnen een team gaat oppakken. Want lang niet overal is er een opbouwwerker of iemand met expertise op dit vlak aanwezig. Tot slot is het voor wijkteams belangrijk om met elkaar het eigen verhaal naar buiten toe vast te stellen. Wat kunnen bewoners op dit vlak van jullie verwachten? Allemaal vraagstukken die je als team wilt bespreken.