Hoe gaan we om met vrijwillige energie?

10 september 2019

Eind 2017 hebben onderzoekers van Rotterdam School of Management 450 vrijwilligersmanagers bevraagd over wat zij belangrijk vonden in hun werk. Voor dit onderzoek hebben zij aan de hand van een tweetal dimensies vrijwilligersorganisaties ingedeeld in een viertal categorieën. Niet alle vier de categorieën lijken even goed aan te sluiten op de praktijk. Toch geven de uitgangspunten van hun benadering waardevolle suggesties om ook in de praktijk mee aan de slag te gaan.

Een aantal naar onze mening verrassende uitkomsten van het onderzoek laten zien dat er nog wel wat werk verzet moet worden.

Een model van vrijwilligersmanagement

De vier categorieën in het door Jeffrey Brudney, Lucas Meijs en Philine van Overbeeke ontwikkelde framework voor vrijwilligers-rentmeesterschap zijn gebaseerd op twee dimensies: 1. toegang tot vrijwillige energie en 2. aansturing van vrijwilligers. De toegang tot de energie kan privaat zijn. Vrijwillige energie  wordt dan gevonden bij de eigen achterban. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sportverenigingen.

De toegang kan ook publiek zijn. Iedereen kan  dan als vrijwilliger benaderd worden voor bijvoorbeeld een goed doel. De begeleiding van vrijwilligers kan unitair (1 manager / organisatie) zijn of gedeeld (2 managers / organisaties). In de onderstaande tabel zie je de vier soorten vrijwilligersmanagement zoals de onderzoekers die onderscheiden.

Schema

Er zijn twee belangrijke kanttekeningen te plaatsen bij deze indeling. 

  1. De indeling is in de praktijk niet zo absoluut als dit model suggereert. Er is eerder sprake van een continuüm. Een ledenorganisatie kan zich ook voor een publiek goed doel gaan inzetten en daarbij ook vrijwillige energie aanboren bij niet-leden. Denk bijvoorbeeld aan kerken die zich inzetten tegen armoede of voor de opvang van vluchtelingen. Hetzelfde geldt voor de verticale as. Een membership organisatie kan incidenteel een vrijwilligerscentrale inschakelen, bijvoorbeeld als zij een evenement organiseren en daarvoor tijdelijk extra handjes nodig hebben.
  2. Voor wat betreft de categorie ‘gedeeld’ hebben de twee organisaties vaak verschillende rollen. Er is een organisatie/manager die de vrijwilligers bemiddelt en uitzendt: de 'losmaker' van vrijwillige energie. En een organisatie/manager die de vrijwilligers ontvangt, begeleidt en aanstuurt in de dagelijkse werkzaamheden: de 'productiefmaker' van die energie. De vrijwilligersmanagers in een uitzendende organisatie hebben heel andere taken en verantwoordelijkheden dan de managers in ontvangende organisaties. Er lijkt dan ook eerder sprake van opvolgende of parallelle aansturing van vrijwilligers in plaats van gedeelde aansturing.

De twee verschillende rollen in één categorie maken de indeling van dit model in de praktijk onhandig om mee te werken. Overigens  constateren de onderzoekers in de tekst van het artikel  dat uitzendende managers andere zaken belangrijker vinden dan ontvangende managers. Dat bevestigt dat het om twee aparte rollen gaat, die overigens beide van groot belang zijn en dus voldoende aandacht en ondersteuning verdienen.

Los van dit onderzoek denken wij dat het handiger zou zijn om alle verschillende verantwoordelijkheden, rollen en taken niet samen te vatten onder die ene noemer van vrijwilligersmanagement. Er zou ook in de praktijk minder (spraak)verwarring ontstaan als we bijvoorbeeld aparte termen als vrijwilligersbemiddeling en vrijwilligersbegeleiding zouden hanteren. 

Aanboren en losmaken van vrijwillige energie en omzetten naar productief vrijwilligerswerk

Het belang van vrijwillige energie

Wat bijzonder waardevol is aan het artikel is om uit te gaan van vrijwillige energie. Vrijwilligersmanagement gaat dan niet zozeer om het vinden en binden van individuele vrijwilligers of het managen/besturen van vrijwilligersorganisaties. Het gaat om het aanboren en losmaken van vrijwillige energie en het omzetten naar productief vrijwilligerswerk. Doe je dat op een goede manier, dan wordt de hoeveelheid vrijwillige energie groter. Daar profiteert niet alleen je eigen organisatie van, daar kunnen andere organisaties en de samenleving als geheel ook wat aan hebben. Iedereen weet dat enthousiaste vrijwilligers de beste ambassadeurs zijn, niet alleen voor je eigen organisatie, maar ook voor vrijwillige inzet in het algemeen. Omgekeerd geldt dus ook dat als je niet adequaat omgaat met de door jou aangeboorde vrijwillige energie, het reservoir aan vrijwillige energie waaruit behalve jouw organisatie ook andere organisaties putten kleiner wordt. 

Drie verbeterpunten

Het managen van vrijwilligers en welke elementen de verschillende soorten vrijwilligersmanagers daarin belangrijk vinden, heeft dus impact op de potentiële hoeveelheid vrijwillige energie. Als je vanuit die invalshoek naar de resultaten van het onderzoek van Brudney, Meijs en Van Overbeeke kijkt, komen er een aantal aandachtspunten naar voren. De drie belangrijkste verbeterpunten zijn volgens ons: 

1. Collega’s trainen in het werken met vrijwilligers
Vrijwilligers krijgen in veel organisaties naast de vrijwilligersmanager ook met andere betaalde collega’s te maken. Eventuele vervelende ervaringen met dergelijke collega’s kunnen een negatieve impact hebben op de vrijwillige energie. Meer dan de helft van de vrijwilligersmanagers vindt het volgens de uitkomsten van het onderzoek echter niet of een beetje belangrijk om collega’s te leren hoe je effectief kunt werken met vrijwilligers. Tegelijk krijgen veel vrijwilligersmanagers te maken met scepsis en onbegrip bij betaalde collega’s. De lage prioriteit die vrijwilligersmanagers geven aan het trainen van collega’s levert zo een risico op voor de vrijwillige energie.

2. Data verzamelen en impact meten
Driekwart van de ondervraagden vindt het verzamelen van data over vrijwilligersaantallen en -uren niet of nauwelijks belangrijk. Meer dan 70% kent weinig prioriteit toe aan een jaarlijkse meting van de impact van vrijwillige inzet. En dat terwijl bestuurders, managers en subsidiegevers juist gevoelig zijn voor harde cijfers: welke waarde heeft de inzet van vrijwilligers, wat levert het inhoudelijk maar ook financieel op? Het verzamelen van data en het meten van impact zijn, naast het verzamelen van verhalen, manieren om het belang en de meerwaarde van vrijwillige inzet te laten zien. 

3. Aandacht voor de loopbaan van de vrijwilliger en lokale vrijwillige energie 
Twee op de drie ondervraagden vinden het niet of minder belangrijk om te zoeken naar andere organisaties om vrijwilligers te plaatsen. Dat komt ongetwijfeld omdat veel organisaties alleen vrijwilligers voor zichzelf werven en plaatsen. Maar het betekent ook dat veel vrijwilligersmanagers niet echt bezig zijn met de verdere loopbaan van de vrijwilliger en met het behouden van vrijwillige energie voor de lokale samenleving. Daar valt volgens ons nog een wereld te winnen. Het onderzoek van Brudney, Meijs en Van Overbeeke geeft een mooie eerste aanzet hoe je vanuit de specifieke positie die je als vrijwilligersmanager inneemt een bijdrage kunt leveren aan het losmaken en productief maken van die aanwezige vrijwillige energie.

Samenvatting

Een samenvatting van het onderzoek van Jeffrey Brudney, Lucas Meijs en Philine van Overbeek Vrijwilligersmanager, jouw context vraagt een eigen model! staat op de website van NOV. Via deze site kunt u ook een volledige versie van het artikel opvragen (Engelstalig).