Jorden van Luxemburg, beleidsmedewerker sociaal domein bij gemeente Utrecht vertelt hoe dit keuzekompas tot stand kwam en hoe de gemeente het gebruikt. 

In 2020 verzocht de Utrechtse gemeenteraad in de motie ‘de toekomst van het aanbesteden in het sociaal domein om de mogelijkheden te onderzoeken om bestaande overeenkomsten te verlengen en nieuwe overeenkomsten te sluiten zonder aanbesteding- of tenderprocedures. Ook wilde men weten welke maatregelen de gemeente kan nemen om de inkoopprocedures minder knellend te maken

In gesprekken met bestuurders en medewerkers van organisaties in het sociaal domein en andere gemeenten is dit onderzocht en uitgewerkt in een adviesrapport van KPMG (2021): Verkenning aanbesteden in sociaal domein. Dit vroeg om een vertaling naar de praktijk. Met KPMG is het Keuzekompas aanbesteden in het sociaal domein gemaakt. Dit geeft een overzicht van de te hanteren instrumenten voor inkoop / contracteren en welke mogelijkheden deze instrumenten bieden om procedures minder knellend te maken. Het is een kompas en geen beslisboom. De keuze van het betreffende instrument hangt van vele factoren af.

Het kompas staat niet op zichzelf? 

Jorden van Luxemburg: 'Om te komen tot een goede keuze voor de vorm van contractering, moet je een zorgvuldige procedure doorlopen en vier stappen nemen. Deze stappen gaan eigenlijk over goed opdrachtgeverschap dat je voert met maatschappelijke organisaties. Zo moet je bijvoorbeeld eerst een aantal zaken helder hebben voordat je een goede keuze kunt maken voor de vorm van contracteren. Het keuzekompas wordt gebruikt bij een onderdeel in dit gehele proces, bij stap 2.’

Als je deze vier stappen van visie naar contract toepast, kan dat er als volgt uitzien. De gemeente Utrecht werkt vanuit een visie en beleid op stelselniveau. Daarbij horen ook keuzes voor het inrichtingsmodel en leidende principes. In Utrecht is dat verwoord in het Utrechts model (stap 1).

In stap 2 kijken we welke vorm van contracteren/inkopen, ofwel welk marktinstrument, het best past bij wat we willen bereiken en onze visie.

In stap 3 kijken we naar aanvullende maatregelen bijvoorbeeld een evaluatie van de bestaande situatie, uitwerken van de opdracht in dialoog, of contracteren voor een langere duur. Ook kun je in de eisen en gunningscriteria elementen meenemen om de continuïteit voor inwoners te garanderen en behoud van personeel na te streven.

In stap 4 is goed contractmanagement van belang. Je kunt als accounthouder sturen op dat wat is afgesproken en gecontracteerd, en zo nodig bijsturen. Zo kun je kort cyclisch met je partners leren en werken aan het verbeteren en optimaliseren van het sociaal domein. In deze stap leg je de basis voor een eventuele nieuwe procedure. Contractmanagement vereist een inspanning van twee kanten. Kennis, ervaringen en resultaten worden ingebracht door de opdrachtnemer en samen wordt gekeken wat nodig is in de toekomst.

'Met het Keuzekompas maak je de keuze tussen inkoopvormen transparant en navolgbaar.'

Welke vormen van inkoop hebben jullie bekeken?

In het keuzekompas is aandacht voor (begrotings)subsidie, (quasi-) inbesteden, Open House en overheidsopdracht (aanbesteding). We concludeerden dat in Utrecht verschillende vormen worden toegepast. Meestal werd er al een bewuste keuze gemaakt, maar onduidelijk waren de overwegingen daarbij. Met het Keuzekompas maak je die keuze transparant en navolgbaar.

Na onderzoek door KPMG hebben we voor iedere inkoopvorm de mogelijkheden, beperkingen en risico’s op een rij gezet. 

Onze visie en beleid zijn gebaseerd op uitgangspunten die wij belangrijk vinden: de waarden. Vanuit verschillende perspectieven kun je andere waarden belangrijk vinden. We hanteren daarom acht waarden. Twee vanuit het perspectief van de inwoners: betrokkenheid en verbetering. Vier vanuit de dienstverlening ofwel uitvoering: gelijk speelveld en rendement vanuit organisatieperspectief én continuïteit en werkzekerheid vanuit werknemersperspectief. En twee vanuit de gemeente: legitimiteit en invloed. De inspiratie voor de waarden komt vanuit de maatschappelijke waardendriehoek van het Instituut voor publieke waarden.

Is over deze waarden nog discussie geweest?

In de gemeenteraad zijn ze besproken en toen is een motie aangenomen om ook het werknemersperspectief op te nemen als waarden in het kompas. Bij het perspectief dienstverlening maken we daarom een duidelijker onderscheid in het organisatie- en het werknemersperspectief en hebben we twee waarden vanuit werknemersperspectief toegevoegd: continuïteit en werkzekerheid.

Hoe kom je van waarden naar een keuze voor een inkoopvorm?

Bij elke waarde hebben we hulpvragen geformuleerd. De antwoorden helpen om te kijken welke aspecten moeten meewegen. Je kijkt ook naar de kenmerken van de inkoopvormen en de mogelijkheden en risico’s die daarmee samenhangen. Bekijk de hulpvragen en kenmerken in hoofdstuk 4 van het Keuzekompas.

Hoe passen jullie dit toe?

We moesten de preventie en begeleiding van jongeren op het gebied van liefde, relaties en seksualiteit opnieuw contracteren. De activiteiten werden al meerdere jaren naar tevredenheid uitgevoerd door één partij die subsidie ontving en goed verankerd was in netwerken in het sociaal domein. Toch heeft onze gemeente op basis van een afweging van de waarden besloten om een subsidietender uit te schrijven, waarop meerdere aanbieders konden reageren. Er was voor deze activiteiten 425.000 euro per jaar beschikbaar. De afweging van waarden gaf het volgende beeld:

• Vanuit het perspectief van inwoners: a. uitvoering door inwoners zelf is geen optie, b. inzet van specifieke kennis en expertise is nodig, zodat ook andere Utrechtse professionals in de sociale basis, basiszorg en aanvullende (jeugd)zorg voldoende deskundig en handelingsbekwaam zijn, c. de huidige uitvoerder van de dienstverlening is goed bekend en geworteld in de stad onder inwoners, d. continuïteit is van belang.
• Vanuit het perspectief van de dienstverlening/het aanbod: a. het aanbod moet verankerd zijn in netwerken, b. om voldoende stabiliteit te garanderen is contractering voor de langere termijn nodig, c. specialistische kennis en ervaring is nodig en d. doorontwikkeling van het aanbod ook.
• Van het gemeentelijk perspectief: a. de legitimiteit van geldverstrekking moet gewaarborgd worden door een gelijk speelveld en transparantie, b. de activiteiten zijn geen wettelijke taak, wat de gemeente ruimte geeft bij de invulling, c. de gemeente wil samen met de uitvoering verder het ‘hoe’ ontwikkelen, op basis van actualiteiten en nieuwe ontwikkelingen.

Uit de antwoorden op de hulpvragen in hoofdstuk 4 van het Keuzekompas blijkt dat een subsidietender in dit geval het passende instrument is. Er zijn andere partijen en hoe precies invulling gegeven wordt aan de opdracht is nog vrij open en dit moet doorontwikkeld worden. Daarnaast biedt een nadere regel (subsidie) ruimte om in te spelen op wat de praktijk nodig heeft en zien we dat bij andere subsidieverleningen het goed lukt om te sturen, leren en ontwikkelen in partnerschap conform het Utrechts model. Wel gaan we via de gunningscriteria het belang van continuïteit, expertise en netwerkverbinding opnemen. Ook wijzen we op wetgeving die waarborgt dat een eventuele nieuwe partij het personeel dient over te nemen.

Via het keuzekompas breng je het zoekproces naar een goede contractering transparant in kaart. De antwoorden op de hulpvragen leg je naast de mogelijkheden en beperkingen van de inkoopvormen. Zo maak je je afwegingen transparanter. Dat maakt je een betere opdrachtgever.

Welke andere succesfactoren en welke uitdagingen zie je?

Uit gesprekken met experts en maatschappelijk partners bleek dat het consequent zijn in visie en beleid en het hanteren van leidende principes belangrijk zijn. Ook een goede voorbereiding om de visie en uitgangspunten op tijd voor de uitvraag vast te stellen. Kondig de uitvraag op tijd aan en gebruik uniforme definities. Doe vooraf een marktconsultatie en toets vooraf de visie, het beleid en je voornemens met maatschappelijke organisaties. En zorg dat er mensen in de beoordelingscommissie zitten met de juiste expertise, en dat je eerlijke en transparante afwijsgesprekken voert.

Er zijn natuurlijk nog wel uitdagingen. Hoe weeg je de waarden in het kompas ten opzichte van elkaar? Hoe blijf je in het keuzeproces redeneren vanuit het maatschappelijk doel dat je wilt bereiken? Hoe communiceer je transparant over de afwegingen die de doorslag gaven? Over welke looptijd heb je het bij contracten of subsidies, en hoe hou je ruimte om bij te sturen of aan te passen? Hoe beoordeel je de aanvragen? Betrek je experts, partners en inwoners bij het keuzeproces, en op welke manier? Hoe ga je om met innovatieve ideeën of voorstellen die misschien niet passen bij wat je van tevoren had uitgevraagd? Genoeg nog om over na te denken.