Stap 0: Initiatief(fase)

Het kan zijn dat er binnen uw gemeente nog geen urgentie wordt gevoeld voor een gedragen integrale visie op informele zorg. Zowel intern binnen de gemeente als extern in het veld is niet duidelijk is wat onder het concept Informele zorg wordt verstaan. De opvattingen verschillen erover en veel mensen hebben verschillende beelden bij informele zorg. Het thema informele zorg is voor veel andere beleidsteams nog een ‘ver van mijn bed’-show. Collega’s van andere beleidsterreinen gaan nog vooral uit van de relatie cliënt-professional, informele zorg wordt daar niet in onderscheden. Ook in de praktijk bij aanbieders en in zorg en welzijn is dit het geval. Dit is precies waar het op dit moment aan ontbreekt. Informele zorg raakt aan veel andere beleidsterreinen, waarbij het thema versnipperd is over beleidsterreinen als bijvoorbeeld welzijn, jeugd, werk & inkomen en ruimtelijke ordening. Met zowel collega’s binnen de gemeente als met inwoners, mantelzorgers, vrijwilligers en aanbieders in zorg en welzijn moeten we het gesprek aan gaan. Maar hoe doet u dat? Hoe komt u tot een interne opdracht waarin u ook tijd en mandaat krijgt om dit proces op te pakken?

Zorg voor een duidelijk inhoudelijke verhaal waarom de gemeente baat heeft bij deze visie. Een gedragen visie geeft richting en een kader.

Stap 1: Interne opdracht

U heeft als medewerker de opdracht gekregen om een integrale gedragen visie te ontwikkelen. Of u zorgt vanuit u eigen initiatief dat deze interne opdracht er komt. De interne opdracht kan er verschillend uitzien. Gaat het om een ambtelijk traject? Zo ja, op welk niveau is de opdracht ondertekent? Of komt de opdracht vanuit de gemeente raad? De aanleiding en opdracht zijn bepalend voor de route die je gaat bewandelen. Hoe is de opdracht afgebakend, zowel inhoudelijk, budgettair als in tijd? Welke beleidsterreinen worden hierbij betrokken, hoe breed of smal worden het veld en de stad betrokken, en hoeveel budget en uren mogen hieraan besteed worden?

Stap 2: Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase onderscheiden we drie aspecten die belangrijk zijn.

•  Verzamel relevante kennis (lokaal, landelijk en bij andere gemeenten)
• Stel een ontwerpteam of kernteam samen van collega’s van diverse beleidsterreinen die samen met jouw vorm gaan geven aan de visievorming
• Bedenk welke externe mensen je wilt betrekken bij de visievorming

Verzamel relevante kennis - lokaal, landelijk en bij andere gemeenten

Ter voorbereiding is het behulpzaam de nodige kennis te verzamelen. Dit kan landelijke kennis zijn, wat is er bijvoorbeeld bekend over werkzame elementen bij ondersteuning rond informele zorg? Maar misschien nog wel belangrijker is de lokale kennis. Dit is kennis over de stand van zaken rondom informele zorg in jouw gemeente. Hoeveel mantelzorgers zijn er bijvoorbeeld? Is er een monitor met gegevens beschikbaar? Heb je inzicht in de behoeften van mantelzorgers en zorgvrijwilligers? Doe een onderzoek aan de hand van persona’s met een selecte groep mantelzorgers en zorgvrijwilligers. Deze kennis kan als belangrijke input dienen voor het bepalen van focus tijdens formuleren van een integrale visie. Ga ook in gesprek met collega’s van andere gemeenten.

Stel een ontwerpteam of kernteam samen

Het ontwerp- of kernteam is een groep collega’s die u intern verbindt om optimale denkkracht voor het visietraject te creëren. Daarnaast gaat het hier om het creëren van draagvlak onder collega’s van andere beleidsterreinen.

Door beleidsmedewerkers van verschillende beleidsterreinen te betrekken bij het interne kernteam, zet je een grote stap voor een gedeelde visie onder bijvoorbeeld de afdelingen zorg, welzijn, werk & inkomen, wonen, jeugd, bewonersinitiatieven en communicatie. Zorg ervoor dat deze groep verantwoordelijk wordt gemaakt voor het visietraject en iedereen daar wekelijks tijd voor vrijmaakt.

TIP | zorg dat iedereen uit het ontwerp- of kernteam wekelijk minimaal een halve dag tijd vrijmaakt voor het visietraject.
 

Naast het ontwerp team kun je ook overwegen om een nog bredere groep van collega’s te betrekken van aanpalende beleidsterreinen. Deze groep haal je minder vaak bij elkaar en je benut ze bijvoorbeeld bij de voorbereiding en bij bespreken van de uitkomsten van de co-creatie met externe stakeholders.

Bedenk welke externe mensen je wilt betrekken bij de visievorming:

• Samen met het interne kernteam kijkt u welke externe partijen u wilt betrekken in het visietraject. Hiervoor kun je een externe krachtenveldanalyse maken om het externe veld in kaart te brengen. In dit krachtenveld zitten een aantal logische partijen als bijvoorbeeld het Steunpunt Mantelzorg en/of Vrijwilligerswerk, de welzijn- of zorginstelling. Maar er zijn misschien ook minder voor de hand liggende spelers die je kunt betrekken, zoals een vernieuwend burgerinitiatief, de lokale zorg coöperatie of een kennispartij als de Hogeschool.
• Beslis met elkaar voor welke participatiestijl u kiest en met welk doel. Gaat het om consulteren, raadplegen of ook om co-creëren, samen beslissen? Dit heeft consequenties voor uw besluitvormingsproces. Er zijn verschillende stijlen die u kunt kiezen die elk een bepaalde mate van interactiviteit veronderstellen. Vaak wordt de participatieladder (zie pagina 21 van de link) gebruikt om de verschillende stijlen te duiden.
• Beslis ook of u alle stakeholders (aanbieders, mantelzorgers, vrijwilligers, burgers, kennispartijen en/of burgerinitiatieven) tegelijkertijd in een bijeenkomst wilt betrekken, of in aparte activiteiten per doelgroep. Het werken met “the whole system in the room” (het betrekken van alle stakeholders) heeft als voordeel dat niet gepraat wordt “over de doelgroep” maar “met de doelgroep’.
• Welke rol geeft u de WMO-raad of Sociale Domein-raad in uw gemeente? Dit is natuurlijk afhankelijk van hoe deze raad functioneert en welke toegevoegde waarde de raad kan bieden.
• Bedenk in hoeverre co-creatie offline of online plaats zal vinden. Hoe kunnen de verschillende stakeholders het beste bereikt worden voor een zo hoog mogelijke betrokkenheid? Is er altijd voor iedereen de mogelijkheid om input te leveren voor het visietraject?
• Ook is het goed om te beslissen of u nog een selecte externe ambassadeursgroep wilt betrekken bij het visietraject. Het gaat hier om een selectie, kleinere groep uit de externe stakeholders. Deze groep kunt u in latere fase van het visietraject nog een keer benutten voor het bepalen van bijvoorbeeld de strategische bouwstenen voor het meerjarenbeleid.

Stap 3: Co-creatie met externe stakeholders

Ook deze processtap herbergt meerdere aspecten. Het gaat in dit geval vooral om het samenwerken met externe stakeholders en ondertussen de verbinding houden met het interne kernteam. Binnen deze processtap onderscheiden we de volgende drie aspecten:

• Het uitvoeren van het co-creatie proces
• Hoe blijf je de verbinding zoeken met het interne kernteam?
• Hoe betrek je de Raad?

Het uitvoeren van het co-creatie proces

Het kan prettig werken om met een gerichte, geselecteerde groep mensen uit het veld, de samenleving en/of de stad te gaan co-creëren op de visie en een strategische gezamenlijke agenda. In de praktijk zien we verschillende vormen hoe u dit kunt vormgeven. Zo kunt u kiezen voor het consulteren van externe aanbieders en professionals. Daarnaast worden burgers, vrijwilligers en mantelzorgers op diverse manieren geraadpleegd. Voorbeelden zijn straatsinterviews, de inzet van een gemeentelijk burgerpanel en interviews in samenwerking met bijvoorbeeld buurtcentra.

TIP |  de houding en attitude van de gemeente is ook erg belangrijk, vooral om het  gesprek met inwoners aan te gaan. Verder is het in de uitvoering van co-creatie belangrijk welke aanpak en werkvormen je gebruikt.

Hoe blijf je de verbinding zoeken met het interne kernteam?

Naast het co-creëren met externe partijen moet ook de verbinding blijven bestaan met het interne kernteam. Naast de belangrijke beslismomenten, kunt u hen bijvoorbeeld ook betrekken bij (het organiseren van) een aantal bijeenkomsten. Nodig hen uit voor de grotere bijeenkomsten, laat hen bijvoorbeeld ook een interview afnemen en betrek ze op diverse manieren. Het is belangrijk dat het niet alleen bij de betreffende beleidsadviseur blijft liggen, zoek actief de verbreding op.

Hoe betrek je de Raad?

Indien het om een visie gaat die door de raad goedgekeurd dient te worden, is het raadzaam om de gemeenteraad al vroeg te betrekken in het proces van het formuleren van een integrale visie op informele zorg. Het kan ook zinvol zijn in dit stadium al met de gemeenteraad in gesprek te gaan over effectmetingen. Hoe kun je meten (en bewijzen) dat de visie hout snijdt?

Stap 4: Visie formuleren

Nu komt het aan op het daadwerkelijk formuleren van de integrale visie. Hoe ga je dit uitschrijven? Hoe kom je tot een groot bereik en welke vorm sluit daarbij aan?

Maak gebruik van beelden, persoonlijke quotes en de kleine verhalen die het grote verhaal vertellen. Het schrijven van ellenlange nota’s is niet meer van deze tijd, waardoor het zaak is een juist kader of raamwerk te zoeken waar de visie in gepresenteerd wordt. In deze fase is het ook al handig om na te gaan denken over hoe u de visie zowel intern als extern wilt gaan communiceren.

Stap 5: Besluitvorming

Bij een ambtelijk ingestoken visietraject speelt besluitvorming door College en Raad geen rol. Bij een politiek ingestoken traject wel. Vooral het werk wat in het voortraject gedaan is, is hier belangrijk.

Stap 6: Vertaling naar de praktijk

Nadat je een integrale visie op informele zorg hebt geformuleerd, kun je aan de slag met het maken van beleid. Bijvoorbeeld met het ontwikkelen van een uitvoeringsagenda.