Investeren in bekendheid cliëntondersteuning: ‘De Meedenkers zijn onze ambassadeurs’

Koplopergemeente Teylingen zet sterk in op interne en externe communicatie

15 oktober 2021

Wist je dat koplopergemeente Teylingen een online smoelenboek heeft waarin alle Meedenkers (onafhankelijk cliëntondersteuners) met foto en achtergrond worden gepresenteerd? En dat video als middel wordt ingezet om inwoners uit te leggen wat het Meedenkersnetwerk is en doet? Movisie ging in gesprek met coördinator Maaike van Eijk om meer te weten te komen over de externe én interne communicatiestrategie van koploper Teylingen.

Binnen het koploperproject valt op dat gemeente Teylingen sterk inzet op vergroten van de bekendheid van het Meedenkersnetwerk. ‘Wat helpend is in het communicatieproces, is dat de Meedenkers zich sterk onderdeel voelen van een netwerk en dit ook presenteren binnen hun kringen. De Meedenkers zijn echt de ambassadeurs van ons netwerk.’ 

Pas je boodschap aan per kanaal 

Wat is volgens Maaike nog meer belangrijk in de externe communicatie? ‘We willen laagdrempeligheid en toegankelijkheid uitdragen. Daarom is de ‘tone of voice’ erg belangrijk. Weet wat je schrijft voor wie, waarom en via welk kanaal. Onze Facebook en Instagram accounts zijn vooral gericht op inwoners, terwijl LinkedIn meer wordt ingezet voor netwerkpartners. Je kunt hetzelfde plaatje naar buiten brengen, maar met een ander bericht.’ Maaike legt uit dat intern afspraken zijn gemaakt wanneer je ‘je’ en wanneer je ‘u’ gebruikt. ‘Consequent zijn in de manieren waarop we boodschappen naar buiten brengen is ontzettend belangrijk.’ 

'We willen laagdrempeligheid en toegankelijkheid uitdragen'

Inmiddels is er samen met communicatieadviseurs een social mediaplan opgesteld, waarin is geïnventariseerd wie met welk kanaal wordt bereikt. ‘Mijn tip is om gebruik te maken van kanalen van aangesloten organisaties.’ Zo zijn er video’s opgenomen,  waarbij verschillende Meedenkers zichzelf introduceren en iets vertellen over hun rol als Meedenker. Deze video’s zijn verspreid op de eigen kanalen en de kanalen van de betrokken partners. Maaike legt uit dat deze strategie sterk bij heeft gedragen aan toename van het aantal volgers op de eigen kanalen.

Invloed coronacrisis

Maaike benadrukt het bestaan van een communicatieplan vóór en een aangepast plan sinds de coronacrisis. Oorspronkelijk stond voorop om als Meedenkers fysiek op diverse ‘vindplekken’ in de gemeente aanwezig te zijn. Bij de start van het project zou tevens een feestelijke kick-off plaatsvinden met inwoners. De crisis vroeg om aanpassingen in de communicatiestrategie. Het Meedenkersnetwerk stelde zichzelf de vraag: hoe komen we nu in beeld bij inwoners die minder digitaal vaardig zijn en die ons niet kunnen bereiken via de website? Het team ging op pad en bracht flyers rond aan huis. Ook de Meedenkers deden hier actief aan mee. Het netwerk werd genoemd in huis-aan-huisbladen en op een muurkrant via de Bollenstreek Omroep. Daarnaast heeft Maaike het Meedenkersnetwerk onder de aandacht gebracht via de lokale radio omroep.

Investeren in contact met doorverwijzers

Uit het verhaal van Maaike blijkt dat veel wordt geïnvesteerd in bekendheid van het Meedenkersnetwerk onder inwoners. Weten potentiële doorverwijzers het netwerk daarnaast ook goed te vinden? ‘We zijn vaak aangesloten bij een overleg van verschillende partijen en presenteren daar wat we doen. Ongeveer 40% van de hulpvragen komt binnen via doorverwijzing en 60% via eigen kanalen.’ Maaike geeft betrokkenen altijd mee haar vooral te bellen bij twijfel over eventuele doorverwijzing. ‘Door veel herhalen en bespreken merk ik dat er gaandeweg steeds gerichter wordt doorverwezen.’

'Door veel herhalen en bespreken merk ik dat er gaandeweg steeds gerichter wordt doorverwezen'

Verbinding tussen Meedenkers

Maaike legt uit dat zij naast bovenstaande externe communicatiestrategieën ook sterk inzet op interne communicatie. ‘Zeker in coronatijd is het van belang dat iedereen op elkaars netvlies blijft.’ Voor zover de maatregelen het toelaten, vindt Maaike het ook belangrijk dat Meedenkers elkaar structureel ontmoeten tijdens bijeenkomsten en vergaderingen. ‘Je merkt dat ze steeds meer gaan zien hoe ze elkaar kunnen aanvullen. Het is mooi om te zien wanneer een formele Meedenker zegt: “Iemand die informeel meedenker is, heeft weer een andere ingang dan ik”.’ Maaike vertelt daarnaast dat er regelmatig een nieuwsbrief wordt uitgegeven om de verbinding en betrokkenheid tussen Meedenkers onderling te versterken. Daarin worden ook partners uit het sociaal domein uitgelicht, zodat men weet dat daarnaar kan worden doorverwezen.  

Vloggen op de werkvloer

Een nieuw idee dat ontstond tijdens de coronacrisis is het maken van vlogs op de werkvloer bij verschillende sociale partijen. ‘We vragen in de nieuwsbrief over welke organisatie de Meedenkers meer willen weten. We vinden het belangrijk dat zij weten wat andere organisaties doen en welke Meedenkers daarbij zijn aangesloten.’ Een eerste vlog is opgenomen bij de seniorenvereniging Teylingen. 

Aansluiten bij behoeften van het netwerk

‘Voor externe communicatie ligt het voor de hand dat je helder hebt wat aansluit bij welke doelgroep. Intern is het eigenlijk bijna hetzelfde, want je hebt met veel verschillende partijen te maken.’ Maaike vertelt over de transitie van alle informatie sturen naar iedereen, naar weten wat voor wie relevant is en informatieverspreiding daarop aanpassen. Dit helpt om iedereen aangehaakt te houden. ‘Aansluiten bij het netwerk is niet alleen maar geven, maar het wordt voor betrokkenen ook steeds meer duidelijk wat ze zelf kunnen halen uit het netwerk.’

Gezamenlijk doel 

Ten slotte vertelt Maaike dat het als Meedenkersnetwerk wat tijd heeft gekost om positie te krijgen binnen het sociaal domein. ‘We hebben allemaal hetzelfde doel voor ogen: er zijn voor de (kwetsbare) inwoner. Door vaak aan te sluiten bij samenwerkingspartners en in gesprek te blijven, laten we zien dat we samen willen werken om dit doel te bereiken.’