‘Kwaliteit van vrijwilligerswerk staat of valt met de manier waarop het begeleid wordt’

Behoefte aan een strategisch en uitvoerend profiel van de coördinator vrijwillige inzet

16 april 2020

De druk op het vrijwilligerswerk is groot. Veel taken die eerder al dan niet in betaalde vorm werden uitgevoerd, worden tegenwoordig in de handen van vrijwilligers gelegd. Vrijwillige inzet wordt daarnaast steeds vaker gezien als een instrument van betekenis bij het inzetten van kwetsbare burgers, waardoor organisaties te maken krijgen met een toenemende diversiteit in soorten vrijwilligers en vormen van vrijwilligerswerk.

Dat brengt discussies met zich mee over hoe die inzet goed te organiseren en aan te sturen, maar ook over de grenzen van vrijwilligerswerk en de positie van zowel de vrijwilligers als de coördinator vrijwillige inzet in de organisatie. Het vraagt van de coördinator vrijwillige inzet dat zij op veel borden tegelijk schaakt. Wat betekent dit alles voor de rol, positie en competenties van de coördinator vrijwillige inzet? Michaëla Merkus (Movisie) en Willem-Jan de Gast (Nomade training en advies) deden er onderzoek naar.

Er wordt nieuwe en extra druk op deze vrijwillige of beroepsmatige professional gelegd.

De coördinator vrijwillige inzet mag best wat meer aandacht krijgen. Of het nu gaat om een functie, een rol of een taak, het organiseren van vrijwillige inzet wordt lang niet altijd op waarde geschat, ziet Michaëla Merkus, adviseur bij Movisie. ‘We zien dat het coördineren van vrijwilligers wel steeds meer serieus wordt genomen en de coördinator een stevigere positie begint te krijgen, maar er liggen ook nog veel ingewikkelde uitdagingen. Vanuit een landelijke werkgroep waar we samen met een aantal partners deel van uitmaken, constateren we dat het vak van coördinator sterk in beweging is. We hebben een zestal uitdagingen benoemd voor de coördinator vrijwillige inzet, waaronder de uitdaging om te gaan met de veelvormigheid en diversiteit binnen het vrijwilligerswerk. En het moeten schakelen tussen de uitvoerende en de meer strategische vraagstukken rondom het organiseren van vrijwillige inzet. Er wordt nieuwe en extra druk op deze vrijwillige of beroepsmatige professional gelegd. Dat heeft vanzelfsprekend gevolgen voor de rol, positie en competenties van degenen die deze functie of taak vervullen. Daarom hebben we gekeken hoe het staat met de taken van de coördinator vrijwillige inzet.’

Lees het hele onderzoek hier

Vrijwilligerswerk lijkt nog te vaak te worden gezien als goedkope of zelfs gratis kracht, maar het kost tijd en aandacht.

Overvragen

Dat er druk ligt op de functie, is voor Michaëla en Willem-Jan niet nieuw. In hun dagelijkse werk als onderzoeker en trainer komen ze veel coördinatoren tegen die deze verhalen vertellen. ‘Vrijwilligerswerk lijkt nog te vaak te worden gezien als goedkope of zelfs gratis kracht, maar het kost tijd en aandacht. Coördinatoren geven ook aan dat zij vaak zelf ook worden gezien als vrijwilligers. Het is heel verschillend en soms onduidelijk hoe en waar in een organisatie de functie belegd is. Dat maakt het ingewikkeld. Veel coördinatoren komen uit een dienstverlenende of ondersteunende functie en gaan de vrijwilligers ‘erbij’ doen. Zo werkt het echter niet. Deze coördinatoren hebben niet altijd de positie om het vrijwilligerswerk binnen de organisatie als strategisch vraagstuk te agenderen, waardoor het toch nog vaak een sluitpost is. Ook is lastig dat het takenpakket van de coördinator vrijwillige inzet vaak niet helder afgekaderd is. Het is onduidelijk wat er precies verwacht of gevraagd wordt, waardoor overvragen en te veel verantwoordelijkheden op zich nemen op de loer liggen.’

Tegen de stroom in roeien

Het onderzoek, dat bestond uit een vragenlijst en verschillende interviews, werd opgezet in samenwerking met de werkgroep, bestaande uit de beroepsvereniging AGORA, de Rotterdam School of Management, de Hogeschool van Utrecht, De Regenboog Groep en Landschappen NL. Michaëla: ‘Het onderzoek brengt de hoeveelheid taken die de coördinator vrijwillige inzet op haar bord heeft, goed in beeld. Dat mag in de organisatie helderder op het netvlies komen, wat zowel aan de bestuurder is als aan de coördinator zelf. Het positioneren van vrijwilligers, het positioneren van vrijwilligerswerk bij het management, vrijwilligers en hun talenten leren kennen en hen op de juiste positie krijgen, maar ook lobbyen in de organisatie voor erkenning van het vrijwilligerswerk en hun eigen positie. Het is een indrukwekkend pakket. Afhankelijk van het soort coördinator dat je bent: een uitvoerder, een strateeg of een allesdoener, passen taken logischerwijs meer of minder bij je. Het is vaak een strijd om alles voor elkaar te krijgen, met soms weinig invloed. Je moet het dus wel leuk vinden om tegen de stroom in te roeien.’

Competentieprofielen voor de coördinator vrijwillige inzet

Er is gekeken naar de taken die coördinatoren uitvoeren, en naar hun kwaliteiten en competenties en hoe die worden ingezet. Uit het onderzoek blijkt vooral dat de functie van coördinator vrijwillige inzet op meerdere manieren kan worden ingevuld. Dat geeft de coördinator een kader van waaruit ze kan bepalen wat er van haar gevraagd wordt en wat er nodig is om dat zo goed mogelijk te doen. Zo ontstaat voor haar een duidelijk profiel, wat haar positie in de organisatie kan verduidelijken en versterken.

Michaëla en Willem-Jan pleiten op basis van het onderzoek voor het ontwikkelen van twee elkaar aanvullende competentieprofielen die beide modulair zijn opgebouwd. De twee basisprofielen zijn die van de strategische coördinator en de uitvoerende coördinator, die als duidelijk onderscheiden functies uit dit onderzoek naar voren komen. Door bij beide profielen te kiezen voor een modulaire opbouw, kunnen werkgevers en coördinatoren een competentieprofiel op maat samenstellen dat passend is bij de praktijk van de organisatie. Door het werk van de coördinator vrijwillige inzet beter in te kaderen weten coördinatoren zelf ook beter waar ze wel en niet van zijn, en kunnen ze hun grenzen beter bewaken. Volgens Michaëla is het voor organisaties essentieel om het vrijwilligerswerk goed te organiseren en een betere plek te geven in het organisatiebeleid. Daar valt of staat het mee.  

Geef je coördinator de tijd en de mogelijkheid om prioriteiten te stellen.

Tip

Een belangrijke tip voor veel organisaties is om goed te bedenken wat prioriteit heeft. De ene organisatie heeft meer baat bij een coördinator vrijwillige inzet die op strategisch niveau bezig is, de andere organisatie heeft juist behoefte aan uitvoerende kracht. Michaëla: ‘Geef je coördinator de tijd en de mogelijkheid om prioriteiten te stellen. Dat kan volledig op strategie of uitvoering zijn, of een beetje van allebei. Het belangrijkste is dat het voor de coördinator duidelijk is binnen welke randvoorwaarden zij kan werken en ze weet wat van haar verwacht wordt.’

Michaëla: ‘We hopen dat dit onderzoek bijdraagt aan meer erkenning van het vak coördinator vrijwillige inzet. Deze mensen werken hard en zitten vol passie om er wat van te maken. Maar ze worstelen met beschikbare tijd, overbelaste collega’s of een management dat het belang niet ziet van het goed organiseren van vrijwillige inzet. Ik hoop vooral dat zowel coördinatoren vrijwillige inzet als bestuurders en andere betrokkenen en belanghebbenden vanuit het onderzoek aanleiding zien om de organisatie van het vrijwilligerswerk met elkaar te bespreken en te verbeteren. Daar is iedereen bij gebaat: de organisatie, de coördinator en de vrijwilligers. Uiteindelijk vormen zij toch het hart van veel organisaties. ’

Aanbevelingen voor coördinatoren, besluitvormers, opleiders en landelijke organisaties

Michaëla en Willem-Jan doen verschillende aanbevelingen voor verschillende groepen, naar aanleiding van hun onderzoek:

  • Coördinatoren
    • Wees trots op je vak en draag dat uit
    • Laat zien waar je voor staat en gaat
    • Leer genieten van het gevecht om steeds weer jouw vak onder de aandacht te brengen
    • Zoek de verbinding, binnen en buiten de organisatie
    • Maak een keuze wat voor soort coördinator je wilt zijn en wat voor soort coördinator nodig is
    • Blijf werken aan je competenties
  • Besluitvormers
    • Erken de waarde van vrijwillige inzet en de cruciale rol van de coördinator en investeer erin
    • Beschouw vrijwilligersmanagement als een strategisch HRM-vraagstuk
    • Zet in op deskundigheidsbevordering op maat binnen en tussen organisaties
  • Opleiders
    • Bouw coördinatie van vrijwillige inzet standaard in bij relevantie opleidingen
    • Verruim de opleidingsmogelijkheden voor strategisch vrijwilligersmanagement
  • Landelijke organisaties
    • Zet in op de erkenning van coördinator vrijwillige inzet als beroep
    • Maak twee modulaire competentieprofielen
    • Doe vervolgonderzoek naar wat werkt

Benieuwd naar het hele onderzoek? Lees het hier.