Het managen van vrijwilligers doe je er niet even bij

Vrijwilligersmanagement in transitietijd
artikel - 17 juni 2016
 10206 keer gelezen

Als professional krijg je op steeds meer manieren te maken met vrijwilligers. Dit heeft gevolgen voor het aansturen en ondersteunen van vrijwilligers. Vrijwilligersmanagement is niet iets dat je er even bij doet, het wordt steeds meer een cruciale competentie voor beroepskrachten. Welke veranderingen zien we en wat betekent dit voor u als professional? Drie handige hulpmiddelen helpen bij de jongleeract die van je wordt gevraagd.

We zien drie gelijktijdige veranderingen in het werken met vrijwilligers:

1. Supervrijwilligers en cliëntvrijwilligers

Binnen welzijns- en zorgorganisaties worden steeds meer vrijwilligers actief. Vaak vanwege een combinatie van bezuinigingen en ideologie. Illustratief is de missie van een grote welzijnsorganisatie in het zuiden van het land: ‘Alles wat we doen, doen we samen met vrijwilligers.’ Een dergelijk motto leidt ertoe dat de span of control van veel sociaal werkers zo wordt opgerekt dat ze niet langer al hun vrijwilligers kunnen managen. De logische oplossing is het aanstellen van coördinerend vrijwilligers. Deze ‘supervrijwilligers’ zijn vaak projectleiders of soms zelfs locatiemanagers. Hun profiel wijkt daarmee sterk af van de traditionele uitvoerende vrijwilliger. Er wordt veel van hen gevraagd, en zij vragen zelf begeleiding op niveau.

Aan de andere kant van het spectrum zien we een toename van cliënten als vrijwilliger. Zij worden naar het vrijwilligerswerk toegeleid vanuit de gedachte dat dit hen stimuleert in de ontwikkeling van hun ‘eigen kracht’ en hen verleidt tot participatie. Hun inzet als vrijwilliger is vaak fragiel en tijdelijk. In sommige gevallen is extra en intensieve begeleiding nodig omdat zelfstandig werken niet binnen de mogelijkheden ligt. Ook wordt de vrijwilligersplek soms gebruikt als dagbesteding, hetgeen aan zowel het vrijwilligerswerk als de cliënt geen recht doet.

De combinatie van uitvoerende, coördinerende en cliëntvrijwilligers vergt van de beroepskracht enerzijds een coachende rol op afstand, en anderzijds intensieve begeleiding op maat. Bovendien ben je als beroepskracht steeds vaker intermediair tussen verschillende typen vrijwilligers. Je moet dus zowel snel kunnen schakelen als boven de partijen staan.

Tool 1: Het Vrijwilligerskwadrant
Met het Vrijwilligerskwadrant kun je achterhalen wat voor typen vrijwilligers je in huis hebt. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken bij het managen van je huidige vrijwilligers, bijvoorbeeld bij het vinden van werkzaamheden, functies of rollen die goed bij uw vrijwilligers passen. Daarnaast kun je de tool gebruiken om te achterhalen aan welk type vrijwilligers uw organisatie nog behoefte heeft. Tenslotte biedt de tool tips over het succesvol werven.

2. Actieve burgers aan het roer

Vrijwilligers hebben binnen organisaties te maken met allerhande verbanden van actieve burgers. Dit zogenaamde ongebonden vrijwilligerswerk is sterk toegenomen, mede als gevolg van bezuinigingen. Het krijgt de vorm van bijvoorbeeld buurtinitiatieven, zorgcoöperaties, bewonersbedrijven en buurthuizen in zelfbeheer. Dergelijke burgerinitiatieven beschouwen de sociaal werker als onderdeel van het systeem. Dat kan al reden genoeg zijn voor wantrouwen en afstand. Als ze al iets verwachten van de professional, dan vooral een responsieve houding: ze bepalen hun eigen koers en waar nodig vragen ze om ondersteuning.

Tool 2: De Bronmethodiek
De Bronmethodiek is bedoeld om de betrokkenheid van mensen bij lokale organisaties en de buurt te bevorderen. De methodiek is daarbij ook een tool om de vrijwillige inzet van deze mensen te stimuleren. Tijdens de gesprekken gaan vrijwillige interviewers uitgebreid in op wensen, capaciteiten, competenties, mogelijkheden en voorkeuren van de geïnterviewden. Ook vragen ze wat iemand eventueel weerhoudt om zich vrijwillig in te zetten. Deze informatie wordt in een databank geplaatst. De Bronmethodiek is geen tijdelijk project om vrijwilligers te werven, het is een duurzame manier om naar vrijwillige inzet te kijken en deze kijk vervolgens in beleid te verankeren. De Bronmethodiek is opgenomen in de databank Effectieve sociale interventies.

3. Slim samenwerken tussen beroep- en vrijwilligersorganisaties.

De afgelopen jaren is stevig geïnvesteerd in een wijkgerichte aanpak. Ideaalbeeld: een intensieve samenwerking tussen beroepsmatige en vrijwillige organisaties. Recent onderzoek van Movisie laat zien dat vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers nog onvoldoende in beeld en aangehaakt zijn bij de wijkteams. Dat is zonde, want zo wordt de bestaande vrijwillige infrastructuur in de wijk miskend en onderbenut. Ook waar bestaande vrijwilligersorganisaties wel bekend zijn, geven ze zelf aan dat ze vaak worden beschouwd als handige uitvoerders in plaats van volwaardige partners. De uitdaging voor professionals is om alle relevante partijen in een vroeg stadium te betrekken bij de ontwikkeling van aanpakken om kwetsbare groepen te ondersteunen. Juist de ervaringsdeskundigheid en de lokale netwerken van vrijwilligersorganisaties zijn van grote waarde.

Tool 3: Keurmerk Vrijwillige Inzet

Vereniging NOV wil met het keurmerk Vrijwillige Inzet organisaties die met vrijwilligers werken stimuleren om aan kwaliteit te werken. Organisaties die een voldoende kwaliteitsniveau halen krijgen het NOV-keurmerk. Zij maken zich daarmee niet alleen interessanter voor (potentiele) vrijwilligers, maar ook voor klanten, leden, financiers en partners.
Movisie ontwikkelde een zelfevaluatie zodat organisaties kunnen achterhalen of ze aan de eisen van het keurmerk voldoen. De Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld besteedt aandacht aan de plek van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie, aan relevante procedures en aan de daadwerkelijke uitvoering van het vrijwilligerswerk.

Inspelen op motivatie en talent

Hoe divers de vrijwilligers ook zijn waar je als professional binnen en buiten je organisatie mee te maken krijgt, er is ook een constante: het draait altijd om motivatie. Uit allerlei onderzoek blijkt dat er drie grote motivatoren zijn voor mensen om zich vrijwillig te willen inzetten: het werk moet zinvol zijn, het moet de vrijwilliger iets opleveren en het moet in een aangename en uitdagende omgeving plaatsvinden. Koppel deze drijfveren aan het werken vanuit de talenten en kracht van mensen en het vinden en binden van vrijwilligers wordt een stuk eenvoudiger. Interessant is dat cliëntgerichte methodieken zoals krachtgericht werken en motiverende gespreksvoering vaak integraal van toepassing zijn op het werken met vrijwilligers. Als professional heb je dus al instrumentarium in huis.

Vrijwilligersmanagement is een vak

Maar zijn er voldoende juist opgeleide professionals? Vrijwilligersmanagement moet een veel steviger plek krijgen in beroepsopleidingen en nascholing. Samen met beroepsverenigingen, NOV en hogescholen starten we daarom dit jaar een coalitie ‘Vrijwilligersmanagement is een Vak’. Met als doel meer erkenning, betere opleidingsmogelijkheden, gericht onderzoek en actueel studiemateriaal voor het vak vrijwilligersmanagement. Zo neem je de professional én de vrijwilliger serieus!

Coaching vrijwilligersmanagement
Movisie biedt een coachingstraject Vrijwilligersmanagement aan. Het traject zoomt in op verschillende onderdelen van vrijwilligersmanagement, zoals: communicatie, samenwerken, grenzen stellen en weerstand. Meer informatie? Bekijk ons trainingsaanbod.

Dit artikel is een beknopte versie van een artikel dat in Maatwerk (nummer 3, 2016) is verschenen.

 

Reacties

‘Alles wat we doen, doen we samen met vrijwilligers’. Ik hoop van niet maar het zou zomaar kunnen dat de auteur van dit artikel het heeft over het Bredase WIJ. Als dat zo is moeten we hem of haar snel uitnodigen want dan heeft hij of zij er bar weinig van begrepen. Bij WIJ managen we niet, hebben we geen span of control, en maken we geen onderscheid tussen klanten, inwoners, vrijwilligers en professionals.

Met bezuinigingen en ideologie, zoals het artikel suggereert, heeft dit niets te maken. We doen het al een kleine vijftien jaar zo, veel langer dan dat er bezuinigingen zijn. Wel heeft het te maken met vakmanschap, er willen zijn voor de mensen voor wie we er zijn, ze bij te staan met wat zij nodig hebben, dienend.

Hoe bijzonder om dan te lezen dat als je zo samenwerkt de span of control van sociaal werkers zo wordt opgerekt dat ze niet langer al hun vrijwilligers kunnen managen. Het zal dan toch niet over WIJ gaan, denk ik dan, want over oprekken heb ik nooit iets gehoord. En er zal geen mens bij WIJ rondlopen die, denkend over de relatie tussen vrijwilligers en professonals, aan zoiets als 'span of control' denkt. Net zo min als een goede manager dat zal doen. Die weet het misschien niet van zichzelf maar een goede manager en een goede sociaal werker zijn bijna uitwisselbaar.

Gaat het inderdaad over WIJ, kom eens kijken. Je bent van harte welkom. Wil je er liever wat over lezen, lees dan wat we schriijven over onze wikipedia-manier van organiseren in http://transformeren.wijbegintbijjou.nl. Verdiep je je liever niet en gaat dit artikel toch over WIJ, laat ons met rust. Wij hebben geen problemen op dit vlak en die van anderen kunnen we niet oplossen.

Allereerst: dank voor uw reactie. En nee: het artikel gaat zeker niet over WIJ Breda. We zijn goed bekend met jullie filosofie en werkwijze en hebben daar grote waardering voor.

Hoe zit het dan wel? Een paar weken geleden was ik bij een bijeenkomst waar iemand een mooie vierdeling gaf als het gaat over de transitie van maatschappelijke beroepsorganisaties. Het start met traditionele topdown command en control organisaties. Met veel regels en procedures, bazen en weinig inbreng voor betaalde medewerkers, laat staan voor onbetaalde. De volgende stap is om binnen de context van de organisatie meer zelfsturing in teams en groepen mogelijk te maken. Nog steeds is er een centrale aansturing, maar er is meer ruimte voor lokale samenwerking, ook tussen beroepskrachten en vrijwilligers die gezamenlijk hun doelen bepalen. De derde stap is dat de hele organisatie zich zelfsturend gaat organiseren en in steeds wisselende samenstellingen van beroepskrachten, vrijwilligers, inwoners etc dat doet wat nodig is. De laatste stap is dat je organiseert zonder organisatie: er worden tijdelijke teams (zwermen) samengesteld op basis van kennis en ervaring – het onderscheid tussen beroepskrachten en vrijwilligers is volledig weggevallen.

In mijn beleving zit WIJ Breda ergens tussen de 3de en 4de fase in. Het punt is: de meeste welzijnsorganisaties (de doelgroep van het artikel) zitten nog in de eerste fase of misschien net een beetje in de tweede. Als je hen in één keer de stap zou laten maken naar de 4de fase, ben je ze kwijt: dat past niet in hun wereldbeeld. Ons artikel biedt hopelijk een paar handvatten (maar lang niet alle) om traditionele organisaties die met vrijwilligers werken de eerste stappen te laten zetten naar andere manieren van werken. Eerder evolutie dan revolutie (hoewel voor dit laatste soms ook wat te zeggen is). Wellicht is er een mooi vervolgartikel te maken over ‘the next step’: daarin zou WIJ Breda als één van de geslaagde voorbeelden kunnen fungeren.

Dank voor deze toelichting, Willem Jan, we zijn er blij mee. Wij onderkennen ook ontwikkelstadia (http://goo.gl/Pt1a6O) en willen graag anderen inspireren maar dan wel zonder de waarheid in pacht te hebben of het ultieme voorbeeld te zijn. Er zijn meer wegen die naar Rome leiden, al bleek uit bijvoorbeeld de Tegenlicht-documentaire over het einde van de manager (http://goo.gl/tzLYQZ) wel dat de overeenkomsten tussen de managerloze bedrijven groter zijn dan de verschillen.

Wat ons stak in bovenstaande post was de inleiding waarin "een grote welzijnsorganisatie in het zuiden van het land" die als missie heeft alles samen met vrijwilligers te doen "illustratief" werd genoemd voor welzijnsorganisaties die vanuit ideologische en bezuinigingsmotieven veel met vrijwilligers zijn gaan samenwerken. Niets is minder waar. Het woord welzijn komt in onze documenten niet of nauwelijks voor (http://goo.gl/P7AWYx), we noemen ons zelden een organisatie en al helemaal geen welzijnsorganisatie, en onze missie is niet met vrijwilligers samen te werken maar waar dat nodig is te helpen gemeenschappen te realiseren waarin de mensen goed zorgen voor zichzelf en voor elkaar.

De evolutie in dit kader van een organisatie naar een verzameling netwerken waarin klanten, burgers, vrijwilligers, professionals op voet van gelijkheid samen optrekken startte niet onlangs maar in 2000 en vermoedelijk al eerder. Het motief had en heeft niets met ideologie en bezuinigingen te maken, wel alles met idealen en agogisch vakmanschap van de oude stempel (Freire, action learning, presentie). Onze ervaring is dat dit een prima manier is om aan te sluiten bij waar gewone mensen mee bezig zijn. Een logisch gevolg is dat vrijwilligers minder en gewone burgers (vrijwilligers zonder hrm-jasje) meer belangrijk worden. WIJ is daar deel van. We sluiten niet meer aan, doen geen beroep op burgers of zij op ons, maar zoeken alles samen uit. We zijn een. Het zijn van een organisatie stond dit in de weg (http://goo.gl/5kyZpe) maar daar hebben we mooie oplossingen op gevonden.

Of organisaties altijd volgens eenzelfde logica evolueren weet ik niet. Organiseren is altijd een afgeleide van wie je bent en waar je van droomt. Veel organisaties dromen niet. Als je dat wel doet en alles wat bijdraagt versterkt en wat niet bijdraagt vervangt door iets beters krijg je vanzelf de manier van organiseren die het beste past bij wie en wat je wilt zijn. Ga doen wat goed en nodig is, hoorde ik vanochtend Jan van Ginkel vertellen. Mooier kan ik de evolutie van WIJ naar wij niet samenvatten.

Als we kunnen bijdragen aan het door ontwikkelen en samen slimmer worden doen we dat graag.

Reageer op dit artikel

1 + 1 =
Los deze eenvoudige rekenoefening op en voer het resultaat in. Bijvoorbeeld: voor 1+3, voer 4 in.