Het managen van vrijwilligers doe je er niet even bij

Vrijwilligersmanagement in transitietijd

17 juni 2016

Als professional krijg je op steeds meer manieren te maken met vrijwilligers. Dit heeft gevolgen voor het aansturen en ondersteunen van vrijwilligers. Vrijwilligersmanagement is niet iets dat je er even bij doet, het wordt steeds meer een cruciale competentie voor beroepskrachten. Welke veranderingen zien we en wat betekent dit voor u als professional? Drie handige hulpmiddelen helpen bij de jongleeract die van je wordt gevraagd.

We zien drie gelijktijdige veranderingen in het werken met vrijwilligers:

1. Supervrijwilligers en cliëntvrijwilligers

Binnen welzijns- en zorgorganisaties worden steeds meer vrijwilligers actief. Vaak vanwege een combinatie van bezuinigingen en ideologie. Illustratief is de missie van een grote welzijnsorganisatie in het zuiden van het land: ‘Alles wat we doen, doen we samen met vrijwilligers.’ Een dergelijk motto leidt ertoe dat de span of control van veel sociaal werkers zo wordt opgerekt dat ze niet langer al hun vrijwilligers kunnen managen. De logische oplossing is het aanstellen van coördinerend vrijwilligers. Deze ‘supervrijwilligers’ zijn vaak projectleiders of soms zelfs locatiemanagers. Hun profiel wijkt daarmee sterk af van de traditionele uitvoerende vrijwilliger. Er wordt veel van hen gevraagd, en zij vragen zelf begeleiding op niveau.

Aan de andere kant van het spectrum zien we een toename van cliënten als vrijwilliger. Zij worden naar het vrijwilligerswerk toegeleid vanuit de gedachte dat dit hen stimuleert in de ontwikkeling van hun ‘eigen kracht’ en hen verleidt tot participatie. Hun inzet als vrijwilliger is vaak fragiel en tijdelijk. In sommige gevallen is extra en intensieve begeleiding nodig omdat zelfstandig werken niet binnen de mogelijkheden ligt. Ook wordt de vrijwilligersplek soms gebruikt als dagbesteding, hetgeen aan zowel het vrijwilligerswerk als de cliënt geen recht doet.

De combinatie van uitvoerende, coördinerende en cliëntvrijwilligers vergt van de beroepskracht enerzijds een coachende rol op afstand, en anderzijds intensieve begeleiding op maat. Bovendien ben je als beroepskracht steeds vaker intermediair tussen verschillende typen vrijwilligers. Je moet dus zowel snel kunnen schakelen als boven de partijen staan.

Tool 1: Het Vrijwilligerskwadrant
Met het Vrijwilligerskwadrant kun je achterhalen wat voor typen vrijwilligers je in huis hebt. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken bij het managen van je huidige vrijwilligers, bijvoorbeeld bij het vinden van werkzaamheden, functies of rollen die goed bij uw vrijwilligers passen. Daarnaast kun je de tool gebruiken om te achterhalen aan welk type vrijwilligers uw organisatie nog behoefte heeft. Tenslotte biedt de tool tips over het succesvol werven.

2. Actieve burgers aan het roer

Vrijwilligers hebben binnen organisaties te maken met allerhande verbanden van actieve burgers. Dit zogenaamde ongebonden vrijwilligerswerk is sterk toegenomen, mede als gevolg van bezuinigingen. Het krijgt de vorm van bijvoorbeeld buurtinitiatieven, zorgcoöperaties, bewonersbedrijven en buurthuizen in zelfbeheer. Dergelijke burgerinitiatieven beschouwen de sociaal werker als onderdeel van het systeem. Dat kan al reden genoeg zijn voor wantrouwen en afstand. Als ze al iets verwachten van de professional, dan vooral een responsieve houding: ze bepalen hun eigen koers en waar nodig vragen ze om ondersteuning.

Tool 2: De Bronmethodiek
De Bronmethodiek is bedoeld om de betrokkenheid van mensen bij lokale organisaties en de buurt te bevorderen. De methodiek is daarbij ook een tool om de vrijwillige inzet van deze mensen te stimuleren. Tijdens de gesprekken gaan vrijwillige interviewers uitgebreid in op wensen, capaciteiten, competenties, mogelijkheden en voorkeuren van de geïnterviewden. Ook vragen ze wat iemand eventueel weerhoudt om zich vrijwillig in te zetten. Deze informatie wordt in een databank geplaatst. De Bronmethodiek is geen tijdelijk project om vrijwilligers te werven, het is een duurzame manier om naar vrijwillige inzet te kijken en deze kijk vervolgens in beleid te verankeren. De Bronmethodiek is opgenomen in de databank Effectieve sociale interventies.

3. Slim samenwerken tussen beroep- en vrijwilligersorganisaties.

De afgelopen jaren is stevig geïnvesteerd in een wijkgerichte aanpak. Ideaalbeeld: een intensieve samenwerking tussen beroepsmatige en vrijwillige organisaties. Recent onderzoek van Movisie laat zien dat vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers nog onvoldoende in beeld en aangehaakt zijn bij de wijkteams. Dat is zonde, want zo wordt de bestaande vrijwillige infrastructuur in de wijk miskend en onderbenut. Ook waar bestaande vrijwilligersorganisaties wel bekend zijn, geven ze zelf aan dat ze vaak worden beschouwd als handige uitvoerders in plaats van volwaardige partners. De uitdaging voor professionals is om alle relevante partijen in een vroeg stadium te betrekken bij de ontwikkeling van aanpakken om kwetsbare groepen te ondersteunen. Juist de ervaringsdeskundigheid en de lokale netwerken van vrijwilligersorganisaties zijn van grote waarde.

Tool 3: Keurmerk Vrijwillige Inzet
Vereniging NOV wil met het keurmerk Vrijwillige Inzet organisaties die met vrijwilligers werken stimuleren om aan kwaliteit te werken. Organisaties die een voldoende kwaliteitsniveau halen krijgen het NOV-keurmerk. Zij maken zich daarmee niet alleen interessanter voor (potentiele) vrijwilligers, maar ook voor klanten, leden, financiers en partners.

Movisie ontwikkelde een zelfevaluatie zodat organisaties kunnen achterhalen of ze aan de eisen van het keurmerk voldoen. De Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld besteedt aandacht aan de plek van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie, aan relevante procedures en aan de daadwerkelijke uitvoering van het vrijwilligerswerk.

Inspelen op motivatie en talent

Hoe divers de vrijwilligers ook zijn waar je als professional binnen en buiten je organisatie mee te maken krijgt, er is ook een constante: het draait altijd om motivatie. Uit allerlei onderzoek blijkt dat er drie grote motivatoren zijn voor mensen om zich vrijwillig te willen inzetten: het werk moet zinvol zijn, het moet de vrijwilliger iets opleveren en het moet in een aangename en uitdagende omgeving plaatsvinden. Koppel deze drijfveren aan het werken vanuit de talenten en kracht van mensen en het vinden en binden van vrijwilligers wordt een stuk eenvoudiger. Interessant is dat cliëntgerichte methodieken zoals krachtgericht werken en motiverende gespreksvoering vaak integraal van toepassing zijn op het werken met vrijwilligers. Als professional heb je dus al instrumentarium in huis.

Vrijwilligersmanagement is een vak

Maar zijn er voldoende juist opgeleide professionals? Vrijwilligersmanagement moet een veel steviger plek krijgen in beroepsopleidingen en nascholing. Samen met beroepsverenigingen, NOV en hogescholen starten we daarom dit jaar een coalitie ‘Vrijwilligersmanagement is een Vak’. Met als doel meer erkenning, betere opleidingsmogelijkheden, gericht onderzoek en actueel studiemateriaal voor het vak vrijwilligersmanagement. Zo neem je de professional én de vrijwilliger serieus!

Coaching vrijwilligersmanagement
Movisie biedt een coachingstraject Vrijwilligersmanagement aan. Het traject zoomt in op verschillende onderdelen van vrijwilligersmanagement, zoals: communicatie, samenwerken, grenzen stellen en weerstand. Meer informatie? Bekijk ons trainingsaanbod.

Dit artikel is een beknopte versie van een artikel dat in Maatwerk (nummer 3, 2016) is verschenen.