‘Ik zit niet op de financiën, maar op de inhoud’, zegt Wietske Jager. Sinds juli 2020 werkt zij bij gemeente Borger-Odoorn als controller sociaal domein, na een jarenlange loopbaan op de inhoud van het sociaal domein, onder meer als teamleider en kwaliteitsadviseur.

Onvoldoende informatiemanagement

Sinds de decentralisaties liepen de tekorten in het sociaal domein op, met name voor de jeugdzorg. Aangezien Borger-Odoorn een kleine gemeente is, hebben de beleidsmedewerkers zo’n brede portefeuille dat informatiemanagement door tijdgebrek onvoldoende op gang kwam. Mede daardoor was het voor de financieel adviseur van de gemeente lastig om de cijfers inhoudelijk te duiden. ‘We zagen wel dat we het geld uitgaven, maar waaraan precies, dat was nauwelijks te herleiden.’

Met haar achtergrond kon Jager orde op zaken stellen. ‘Datagedreven werken kan alleen als je inhoudelijke kennis en inzicht beschikbaar hebt. Het is mijn taak om de juiste informatie boven water te krijgen en ervoor te zorgen dat het bij de juiste persoon terecht komt. De kennis die de data opleveren deel ik met de beleidsmedewerkers en ik heb zelf ook de opdracht om mee te denken bij de beleidsontwikkeling in het sociaal domein.’ De eerste focus ligt daarbij op de jeugdzorg.

Gezond verstand

En dat is niet voor niets. De alsmaar oplopende kosten riepen om opheldering. Het belang van goede data is dus groot. Vanwege de geringe omvang van de gemeente hebben relatief kleine verschuivingen in aantallen kinderen grote impact op de totale kosten. ‘En dat speelt hier des te meer’, zegt Jager. ‘Door de prachtige landelijke ligging zijn er van oudsher namelijk veel instellingen met verblijf  binnen de gemeentegrenzen gevestigd. Wat bleek? In twee jaar tijd was er een opvallende toename van het aantal kinderen met verblijf. Het ging op zich om een gering aantal, maar per kind kost dit tienduizenden euro’s per jaar. Dát drukte dus zwaar op de begroting.’ Deze opheldering kwam tot stand door data te combineren met gezond verstand. De menselijke hand blijkt onmisbaar.

Alles wat we met data doen, moet de burger in positieve zin iets opleveren

Privacyregels bewaken

Die ‘menselijke hand’ is er ook om de privacyregels te bewaken, daar is Jager heel duidelijk over. ‘Alles wat we met data doen, moet de burger in positieve zin iets opleveren.’ Als teveel mensen standaard bij data kunnen komen, dan ontstaat het risico de grip te verliezen. Jagers functie is ook bedoeld om daar de coördinatie over te houden.  Doelmatigheid en proportionaliteit zijn belangrijke vereisten als iemand data wil gebruiken. ‘Welke info mist en waarom is die van belang op een bepaald beleidsterrein? Zo maken we onderscheid tussen nice to know en need to know. ‘

Dat ze in Borger-Odoorn niet blind op de data vertrouwen, blijkt wel uit het feit dat elke rapportage die uit het systeem komt wordt gecheckt. Want een update kan de boel wel eens in de war brengen, weet Jager uit ervaring. ‘Als een cijfer onverwacht heel hoog of heel laag is, dan haal ik dat er direct uit. Vervolgens schakel ik de applicatiebeheerder in en die gaat op zoek naar de oorzaak.’ Het datagedreven werken is in deze gemeente bewust een interne aangelegenheid. De systemen zijn in eigen beheer en het zijn ook eigen ambtenaren die de monitoringsinformatie bouwen.

Indeling op orde

Een belangrijke zet om de basisinformatie voortaan met één spreekwoordelijke druk op de knop boven water te kunnen krijgen, was het aanscherpen van de hoofdindeling van alle ingekochte jeugdzorg. Jager: ‘Voorheen vielen individuele en gezinsbehandeling onder dezelfde kostenpost. Als je niet van de inhoud bent, is dat heel logisch. Het heet toch allebei “behandeling?” Maar individuele behandeling van een jeugdige is iets heel anders dan een heel gezin behandeling bieden. Dat wil je cijfermatig apart houden.’ Bovendien steekt de hoofdindeling nu zo in elkaar dat het inkoopontwikkelingen over de jaren heen goed in beeld kan brengen.

Dat deze basisdata nu goed op orde zijn, helpt beleidsmedewerkers om minder ad hoc te werken. Ze begrijpen beter welke vragen ze sowieso kunnen verwachten, merkt Jager. ‘Welke productgroep wordt er meer afgenomen, welke minder? Voor welke doelgroep? We kunnen zelfs enige voorspellende waarde aan de data koppelen: wat betekenen de huidige beschikkingen met een langere looptijd voor de kostenontwikkelingen de komende jaren?’

Vervolgvragen

Het huidige informatiesysteem bevat ook data over het type verwijzer naar de jeugdzorg: huisarts, medisch specialist, voogd of gemeentelijke sociaal werker. ‘Wat daarbij opvalt’, zegt Jager, ‘is dat het aantal doorverwijzingen via de gemeentelijke toegang nauwelijks is gedaald, maar de kosten die vervolgens met die verwijzingen gemoeid waren, zijn wél afgenomen.’ Dat levert vervolgvragen op, bijvoorbeeld of de verwijzers bewust op een andere manier te werk gaan of dat er iets anders aan de hand is. Zo werkt het vaak, volgens Jager: ‘Datagedreven werken geeft geen antwoord op alle vragen, het roept juist nieuwe vragen op. Maar dat zie ik juist als een grote meerwaarde.’

Transparantie

Is datagedreven werken soms ook ingewikkeld? In de zin dat de gemeente zowel de eigenaar van de data is als ook de opdrachtgever van de organisaties waarop diezelfde data betrekking hebben? Wat Jager betreft hoeft de transparantie helemaal geen issue te zijn: ‘We weten niet meer over een zorgaanbieder dan dat zij zelf weten; aantal jeugdigen, kosten van de zorg, type zorg. Wij ontvangen deze informatie van alle zorgaanbieders, en dus kunnen wij het totaalbeeld vormen over hoe het in de gemeente gaat.’

‘Dat totaalbeeld duiden we samen met zorgaanbieders en verwijzers,’ vervolgt ze, ‘om gezamenlijk te begrijpen wat er aan de hand is en ontwikkelingen te signaleren.’ Als de cijfers vraagtekens opleveren, zoekt de gemeente samen met de partners naar antwoorden. Bijvoorbeeld op de vraag waarom bepaalde zorgproducten bij bepaalde zorgaanbieders zo hard groeien. Het omgekeerde kan echter ook aan de hand zijn. Jager noemt het voorbeeld van dyslexiebehandeling. ‘We zien daarin een afname van het aantal trajecten. Maar we weten nog niet hoe dat komt. Daarom bevragen we de scholen of zij weten wat er speelt.’

Leren begrijpen

Data helpen kortom bij het leren begrijpen waarom de dingen zijn zoals ze zijn. ‘En op basis daarvan kunnen we gefundeerd beleid aanpassen of juist besluiten in stand te houden.’ In theorie kan dat ook betekenen dat de gemeente stopt met activiteiten die jarenlang gesubsidieerd worden zonder dat ze aantoonbare resultaten laten zien.

Dat is uiteindelijk een politieke keuze, benadrukt Jager, ‘En je kunt niet zomaar ergens de stekker uittrekken. Maar we weten allemaal, ook uit landelijk onderzoek, dat de decentralisatie nog geen onverdeeld succes is. We moeten dus andere dingen uit gaan proberen, en blijkt dat niet te werken? Dan moet je als gemeente de slagvaardigheid hebben om er weer mee te stoppen.’

Auteur: Tea Keijl