De gemeente Haarlem en Zandvoort zijn sinds begin 2018 ambtelijk gefuseerd. Het kleinere Zandvoort zou daardoor kunnen profiteren van de expertise van Haarlem. ‘Dat was een van de achterliggende gedachtes’, vertelt Duker. ‘Maar voor de sociale basis was de vertreksituatie eigenlijk grotendeels gelijk. In beide gemeenten was er een grote diversiteit aan informele initiatieven, sociaal ondernemers en professionele organisaties: in Haarlem ging het om ongeveer vijftig subsidiepartners, in Zandvoort om dertig. In beide gemeenten liepen ook alle subsidierelaties in 2019 af. In Zandvoort werken we inmiddels met de nieuwe systematiek; in Haarlem hopen we het volgend jaar in te voeren.’

Herkenbaarheid

Duker ziet de enorme diversiteit aan subsidiepartners als een positieve waarde vanwege de keuzevrijheid die het met zich meebrengt voor de inwoners. ‘Maar tegelijkertijd was de herkenbaarheid in het geding en hadden we te maken met versnippering en overlap. Inwoners en professionals konden door de bomen het bos niet meer zien.’ Laat staan dat ambtenaren, college en gemeenteraad zicht en grip hadden op de beoogde maatschappelijke effecten van al die afzonderlijk verstrekte subsidies. En bovendien: wat waren eigenlijk die maatschappelijke doelen?

Hoe kunnen we beter evalueren of de subsidies doeltreffend zijn?

Beter evalueren

Het gebrek aan helder geformuleerde doelen constateerde ook de Haarlemse rekenkamer na een onderzoek. ‘Dat rekenkameronderzoek’, legt Frank Kriek van Regioplan uit, ‘leidde tot een traject waarin we samen met de gemeente en Movisie tot de nieuwe subsidiesystematiek zijn gekomen. De centrale vraag was: hoe kunnen we beter evalueren of de subsidies doeltreffend zijn?’ De opdracht daarbij was drieledig: een einde maken aan de brei van verantwoordingsinformatie, één kaderstellend document met te bereiken effecten, plus daarop aansluitende handvatten om te verantwoorden en samen te leren.

Zeven thema’s

De nieuwe systematiek schept inderdaad overzicht, vertelt Duker. ‘En tegelijkertijd doet het recht aan de diversiteit van het aanbod én biedt het ruimte voor nieuwe initiatieven. We hebben de sociale basis ingedeeld in zeven thema’s, waaronder redzaam in en om het huis, financiën op orde, en ontmoeten. In Zandvoort hebben de subsidiepartners vervolgens per thema één gezamenlijke aanvraag ingediend; in Haarlem bekijken we nog of we dat per thema of per wijk gaan doen.’

Precies formuleren

Een ander belangrijk element van de nieuwe systematiek, naast de thematische indeling, is de manier om te komen tot het formuleren van de beoogde effecten. ‘Dat lukt alleen als je met elkaar, dus accounthouder en aanbieder, het goede gesprek voert’, zegt Movisie adviseur Karin Sok. ‘Dat begint ermee dat je precies en concreet formuleert. Dat je uitpluist wat je bedoelt met een term, bijvoorbeeld zoiets als “ontmoeten”. En dat je daarbij uitzoekt voor welke doelgroepen en in welke wijken ontmoetingsfaciliteiten nodig zijn. Want dat richt beter het wat en het hoe. Voor ouderen in de ene wijk zijn uiteraard andere activiteiten nodig dan voor jongeren in de andere wijk.’

Om concrete activiteiten aan de beoogde doelen te koppelen, is kennis over wat werkt nodig.

Kennis over wat werkt

Om concrete activiteiten aan de beoogde doelen te koppelen, is kennis over wat werkt nodig. ‘In de nieuwe systematiek dienen de aanvragers daarom ook te laten zien hoe ze putten uit de wat-werkt-dossiers van Movisie’, vertelt Duker. Opnieuw kijkend naar ontmoeten, en het verminderen van  eenzaamheid vult Sok aan: ‘Eenzaamheid is een complex begrip. Je kunt wel blanco een buurtbingo organiseren, maar het is maar zeer de vraag of dat werkelijk bijdraagt aan het beoogde maatschappelijke effect van minder eenzaamheid. Want uit onderzoek blijkt dat daarvoor betekenisvolle contacten nodig zijn. Door op basis van de beschikbare kennis te redeneren, krijg je ook beter richting.’

Op vier niveaus verantwoorden

Nog een ander belangrijk element in de nieuwe systematiek is de gelaagde manier van verantwoorden. ‘Dat gebeurt op vier niveaus’, legt Kriek uit, ‘en is meer dan voorheen verbonden aan de in de uitvraag geformuleerde doelen. Op het eerste niveau beschrijf je de uitgevoerde activiteiten en of dat is gebeurd op basis van de wat-werkt-kennis. Bij het tweede niveau geef je aan welke doelgroepen zijn bereikt en in welke aantallen.’ Op het derde niveau van verantwoorden gaat het om de individueel ervaren kwaliteit van de activiteit. Kriek: ‘Dat kan op verschillende, ook narratieve, manieren worden gedaan. Rechtstreeks van de deelnemers, maar ook door naasten of betrokken professionals een beeld te laten schetsen.’

Aan elkaar koppelen

Het vierde niveau gaat over het beoogde maatschappelijke effect op gemeentelijke schaal. Dit zijn gegevens die gemeenten verzamelen, bijvoorbeeld via bestaande monitoren zoals die van de GGD. Die zegt bijvoorbeeld iets over de ervaren eenzaamheid in de lokale samenleving. Kriek benadrukt: ‘Idealiter kunnen de verantwoordingsinformatie op het derde niveau en de outcome gegevens op het vierde niveau aan elkaar worden gekoppeld. De truc is om daar al bij het benoemen van effecten en indicatoren rekening mee te houden.’ Sok maakt dit concreet: ’Het beoogde maatschappelijke effect kan zijn dat dertig procent van de 75+ers zich over vier jaar minder eenzaam voelt. Een aanbieder van ontmoetingsactiviteiten kan laten zien dat hij inderdaad 75+ers bereikt en dat de deelnemers meer duurzame en betekenisvolle contacten hebben opgedaan.’

In plaats van een pak papier van honderd pagina’s kunnen de gesprekspartners op de echte speerpunten nu veel beter de diepte ingaan.

Rijkere informatie

Doordat de verantwoording op vier niveaus gebeurt, en het gaat om een combinatie van tellen en vertellen, levert het rijkere informatie voor alle betrokkenen. En daarmee is het ook helpend om het goede gesprek te voeren. Kriek: ‘In plaats van een pak papier van honderd pagina’s kunnen de gesprekspartners op de echte speerpunten nu veel beter de diepte ingaan. Dit kan door de cijfermatige informatie van de eerste twee niveaus te verbinden met de kwalitatieve informatie van het derde niveau. Dat kleurt de cijfers in. Datzelfde geldt overigens voor de gemeenteraad, die het gesprek hiermee veel meer op de inhoud kan voeren. Dat helpt bij hun kaderstellende en bij hun controlerende taak.’

Meerjarige relatie

Wat ook helpt om het goede gesprek te voeren is de meerjarige subsidierelatie die de nieuwe systematiek behelst. ‘Dat maakt het voor uitvoerders veiliger om zich kwetsbaar op te stellen’, zegt Sok. Dat is extra waardevol omdat de gesprekken met de accounthouder van de gemeente voorheen één op één gehouden werden, maar nu in Zandvoort met alle partijen van een specifieke thematafel tegelijk. ‘Het kan heel spannend zijn om te vertellen waar de eigen organisatie minder goed in is. Terwijl dat ook kan leiden tot de positieve conclusie dat een andere uitvoerder zich daar beter op kan richten, zodat de eigen organisatie zich meer kan focussen op waar zij het beste in is.’

Aanpassingsvermogen

Ook van de accounthouders vergt de nieuwe systematiek aanpassingsvermogen. ‘De meer inhoudelijke gesprekken vragen andere eigenschappen. Bovendien is de dynamiek van groepsgesprekken heel anders dan die van één op één gesprekken’, verklaart Sok. ‘Het is zaak te streven naar een gemeenschappelijk eigenaarschap. Dat kan ook in kleine aanpassingen zitten. Vragen of “we” op de goede weg zijn, in plaats van of “jullie” op de goede weg zijn. Dat is al een heel andere manier om de vraag te stellen.’ Daarmee groeit het goede gesprek, en die ontwikkeling zal zich naar verwachting de komende jaren doorzetten in de contacten tussen alle betrokken partijen. ‘De rijkere informatie die de nieuwe systematiek oplevert helpt kortom om samen te leren en te verbeteren’, besluit Kriek.

Dit artikel is geschreven door Tea Keijl