Samensturende vrijwilligersondersteuning in een vernieuwend proces in Zoetermeer

4 november 2020

Hoe kun je vrijwilligersondersteuning op basis van samensturing vormgeven? In Zoetermeer gingen de gemeente en vrijwilligersorganisaties hier samen mee aan de slag. Een omslag naar over eigen (organisatie)grenzen heen kijken en het gezamenlijke doel voorop stellen. 

Vrijwilligersondersteuning tot nu toe

Een vrijwilligersinformatiepunt (VIP), een vrijwilligerssteunpunt of een vrijwilligerscentrale (VWC) worden ze genoemd. Dit zijn organisaties die voor de gemeente de vrijwilligers en hun organisaties ondersteunen. Soms zijn ze onderdeel van de gemeente zelf, soms een onderdeel van de welzijnsstichting en soms zelfstandige organisaties. De vrijwilligerssteunpunten krijgen subsidie van de gemeente waarvoor ze een werkplan maken en uitvoeren. Dit wordt meestal vooraf afgestemd met de beleidsambtenaar en de rol van de medewerkers van het steunpunt is daarbij aan te geven waar de behoefte van de organisaties en vrijwilligers ligt. Dat gebeurt op basis van hun kennis en deskundigheid en contacten met het veld. 

Zo werkte het ook in de gemeente Zoetermeer totdat er een politieke discussie ontstond over de vrijwilligersondersteuning en de besteding van het budget. Het gehele budget ging naar één partij terwijl er inmiddels ook een andere partij subsidie wilde voor een andere manier van vrijwilligersondersteuning. Het bestaande steunpunt had weinig aanloop en er werd weinig gebruik van gemaakt door vrijwilligers. In een samenspraak traject met vrijwilligersorganisaties heeft de gemeente gekozen om de vrijwilligersondersteuning anders te organiseren. 

Het gezamenlijke doel voorop

Het kan ook anders

De wens van de gemeente Zoetermeer was om meer betrokkenheid en meer verantwoordelijkheid voor de eigen ondersteuning bij de vrijwilligersorganisaties zelf te leggen. In feite komt dat neer op een verandering naar meer samen de verantwoordelijkheid nemen voor de vrijwilligersondersteuning. Al snel plopt het beeld van samensturing op. Samensturing is een werkwijze vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid. Het is een doorlopend proces waarbij in optima forma iedereen vanuit de eigen talenten meedoet. Het gezamenlijke doel staat voorop. In de gemeente Zoetermeer is dat het verbeteren van de vrijwilligersondersteuning, waardoor het aantal vrijwilligers toeneemt en vrijwilligers behouden blijven voor de stad. Uit bijeenkomsten met de wethouder kwam dat als belangrijk punt naar voren.

Alle vrijwilligersorganisaties hebben daar belang bij en iedereen kan vanuit de eigen organisatie of de eigen talenten daaraan bijdragen. Het is een organisatie-overstijgend onderwerp. Het is dit principe van samensturing dat de gemeente Zoetermeer beoogde toen ze besloot het roer radicaal om te gooien en niet langer een centraal vrijwilligersinformatiepunt te subsidiëren, maar de organisaties direct invloed te geven op hun eigen ondersteuning. Tegelijkertijd wil de gemeenten met de nieuwe aanpak dichtbij de uitvoerende praktijk van vrijwilligersorganisaties komen.

Hoe zet je dat op vanuit de gemeente?

Na het positieve besluit in de gemeenteraad kon het proces worden ingezet. Maar hoe pak je dit aan? Organisaties die jarenlang voor hun ondersteuning konden aankloppen bij een centraal punt en gewend zijn om het vooral voor zichzelf goed te regelen moeten de omslag maken naar een gezamenlijk gedragen ondersteuningspakket. Ze moeten daarbij over de eigen organisatiegrenzen heen kijken. De gemeente Zoetermeer is samen met vrijwilligersorganisaties onder begeleiding van Movisie dit proces in 2019 gestart. 

De eerste vraag was: welke ondersteuning is noodzakelijk? Wat wordt het meest gemist als de centrale ondersteuning wegvalt? Samen met de organisaties is een mindmap gemaakt waarin de belangrijkste begrippen voor de ondersteuning van vrijwilligers in een boomstructuur zijn geordend. Die begrippen bestonden uit werven en behouden van vrijwilligers, versterken onderlinge netwerken, leren (van elkaar), talentmanagement en financiën. In volgende sessies zijn deze kaders nader ingevuld. 

Wat er afgesproken is

Het hele proces heeft geleid tot een aantal concrete afspraken:

  • De focus van vrijwilligersondersteuning in Zoetermeer lag (op verzoek van de gemeente) op zorg en welzijn. In de nieuwe vorm moet de ondersteuning voor vrijwilligers uit alle sectoren zijn.
  • Voor de financiering van vrijwilligersondersteuningsactiviteiten heeft de gemeente een subsidieregeling Vrijwilligersondersteuning opgezet. De organisaties zijn nauw betrokken bij het bedenken van de afwegingscriteria die in de regeling zijn opgenomen. Zo gooi je als organisatie hogere ogen om subsidie te krijgen, als je aantoonbaar samenwerkt met andere organisaties en dat daarmee vrijwilligers van minimaal twee organisaties baat bij een activiteit hebben.
  • Er is een digitaal platform ontwikkeld (Zoetermeervoorelkaar.nl) voor het verbinden van vraag en aanbod. 
  • Ook zijn er vier Vrijwilligersinformatiepunten verspreid over de stad waar mensen op afspraak langs kunnen gaan voor een gesprek met ene bemiddelingsvrijwilliger. Dit is vooral bedoeld voor mensen die er digitaal niet uitkomen, of niet precies weten wat ze willen en daarom kiezen voor een gesprek met een bemiddelingsvrijwilliger. 
  • Voor de andere thema’s zijn activiteiten genoemd zoals leerkringen, informatieavonden, netwerk bijeenkomsten, gezamenlijke evenementen en scholing etc. De organisatie hiervan komt in handen van werkgroepen. Om dit in goede banen te leiden is een stuurgroep samengesteld waarin vrijwilligers uit Zoetermeer zitten met de vrijwilligersondersteuner en een netwerkregisseur van de gemeente. De vrijwilligers zijn nadrukkelijk geen vertegenwoordigers van de eigen organisatie. Ze zitten daar zonder last of ruggenspraak. 
  • Door de stuurgroep is een position paper opgesteld die door alle organisaties is onderschreven. De stuurgroep stelt een jaaragenda op en organiseert werkgroepen die op onderwerpen de uitvoering op zich nemen. Een werkgroep is gestart die een nieuw plan maakt voor vrijwilligerswaardering die ten goede komt aan alle vrijwilligers in Zoetermeer.  
  • Vrijwilligersorganisaties en initiatieven in Zoetermeer delen hun kennis, organiseren gezamenlijk wervingsactiviteiten voor nieuwe vrijwilligers en zetten een systeem op voor talentmanagement. Samen met de gemeente is hier een infografic voor gemaakt. 
  • Door de leden van de stuurgroep is als gezamenlijke ambitie geformuleerd vrijwilligers in Zoetermeer een loopbaan te bieden, waarbij ‘warm’ overdragen gestimuleerd moet worden als ze zijn uitgekeken op een bepaalde vrijwilligerswerk.
  • De gemeente stelt een vrijwilligersondersteuner aan die de stuurgroep voorzit en nauw samenwerkt met de werkgroepen

Diversiteit is een belangrijk punt van aandacht

Het proces 

Het proces is in een aantal stappen verlopen waarbij de organisaties steeds de inhoud zelf bepaalden. Door gebruik te maken van een mindmap waarin de noodzakelijke ondersteuning een plek heeft gekregen en ze zelf de regie te geven in het organiseren daarvan, ontstond er al snel vertrouwen in deze nieuwe aanpak. Ook werd al vrij snel zichtbaar dat deze nieuwe vorm van vrijwilligersondersteuning alleen succesvol kan zijn wanneer het gezamenlijk wordt opgepakt en dat het belang voor de eigen organisatie ondergeschikt is aan het gezamenlijke belang. De vrijwilligers in de stuurgroep en werkgroepen richten zich op de ondersteuning van álle vrijwilligers in Zoetermeer. De diversiteit in de stuurgroep en werkgroepen is een belangrijk punt van aandacht: hoe zorgen we ervoor dat alle vrijwilligersorganisaties in Zoetermeer betrokken worden en blijven, en dat dit veel breder is dan alleen zorg en welzijn? 

De start

Deze nieuwe opzet van vrijwilligersondersteuning is in januari 2020 van start gegaan. Movisie heeft de nieuwe ondersteuning mede vormgegeven en volgt dit proces nog steeds op de voet. Vooralsnog lijkt de samensturende aanpak aan te slaan: 

  • De bereidheid om deel te nemen in de stuurgroep is groot. De deelnemers zijn nadrukkelijk geen vertegenwoordigers van een organisatie waardoor gezamenlijke doelen voorop staan en over de organisatie grenzen wordt heen gekeken.
  • De stuurgroep heeft een jaarprogramma opgesteld voor de deskundigheidsbevordering en in werkgroepen wordt er nagedacht over gezamenlijke activiteiten voor het werven van vrijwilligers. Er is een gezamenlijk communicatieplan ontwikkeldDoor de Coronapandemie is een aantal zaken vooruit geschoven of niet door gegaan.  
  • In vier wijken zijn er vrijwilligersinformatiepunten ingericht in openbare ruimten zoals bibliotheken en wijkcentra. Zo’n informatiepunt bestaat uit een computer met internetaansluiting voor het digitaal platform met de vacatures en er is altijd een vrijwilliger aanwezig om mensen hierbij te ondersteunen. Deze vrijwilligers zijn goed bekend met de sociale kaart in de wijken de vrijwilligersorganisaties in Zoetermeer, zodat ze potentiële vrijwilligers goed kunnen matchen met een organisatie of initiatief. 
  • De informatiepunten worden gezamenlijk bemenst door vrijwilligers van verschillende organisaties. 
  • De geplande lancering van Zoetermeervoorelkaar.nl kon vanwege de corona maatregelen helaas niet doorgaan. Wel kon het platform en netwerk van samenwerkende organisaties zeer effectief ingezet worden om coronahulp te organiseren. Binnen twee weken zijn 10.000 flyers door vrijwilligers verspreid aan kwetsbare gezinnen en eerstelijnszorg.om het aanbod van vrijwilligersorganisaties onder de aandacht te brengen. Nog eens twee weken later werden er 60.000 huis-aan-huis bladen met zowel het aanbod voor de burgers als de oproep om vrijwilligers te werven verspreid, eveneens door vrijwilligers. Hiermee verwierf Zoetermeervoorelkaar.nl direct veel bekendheid.
  • Nu is het tijd om een doorstart te maken met het verder bekend maken en ten uitvoer brengen van de vernieuwde vrijwilligersondersteuning, vooral richting vrijwilligersorganisaties die niet direct betrokken waren bij de corona ondersteuning in de samenleving. Hiervoor is een communicatieplan ontwikkeld. 
  • Organisaties willen afspraken maken over het openstellen van eigen trainingen en opleidingen open voor vrijwilligers van andere organisaties.
  • Organisaties denken in de werkgroepen mee over het organiseren van gezamenlijke evenementen voor het informeren over vrijwilligerswerk in Zoetermeer en het werven van vrijwilligers. In deze coronatijd worden de bijeenkomsten van de stuurgroep en werkgroepen zoveel mogelijk digitaal gedaan.
  • Er is grote belangstelling voor netwerkbijeenkomsten waar organisaties elkaar kunnen ontmoeten maar ook die zijn in de coronatijd niet door gegaan. 

Deze aanpak in Zoetermeer is een voorbeeld van waar de ondersteuning van vrijwilligers een gedeelde verantwoordelijkheid wordt en waar door vrijwilligersorganisaties zelf richting aan wordt gegeven.