Samenwerking gemeente en dorpsbelangenvereniging is zoektocht
‘Het begint altijd met luisteren en de dialoog aangaan’
Het speelveld van de lokale politiek is volop in beweging. Decentralisatie en schaalvergroting beïnvloeden de manier waarop gemeenten kwesties op dorpsniveau aanpakken. Want hoe doe je dat als het gebied waarover het gaat steeds verandert? We zoomen in op de Drentse gemeente De Wolden. Hoe kijken het college en dorpsbelangenorganisaties uit de veertien dorpskernen aan tegen hun samenwerking? ‘Doordat je er samen over kunt praten, ontstaat helderheid over wat je van elkaar mag verwachten.’
Komend uit de Randstad solliciteerde burgemeester Inge Nieuwenhuizen van De Wolden destijds op haar functie vanwege de bestuurscultuur en grote betrokkenheid van inwoners. ‘De dorpsverenigingen hier zijn zeer actief. Ze vormen een representatieve laag uit de gemeenschap, van jong tot oud, en zitten geregeld bij onze vergaderingen op de tribune. Recent hoorde ik bijvoorbeeld dat de dorpsvereniging in Drogteropslagen alle deuren langsging om een goed beeld te krijgen voor de nieuwe dorpsvisie. Dat geeft wel aan hoe maximaal de betrokkenheid is. Daarnaast blijkt uit de Welvaartsmonitor dat onze inwoners heel tevreden zijn. Dat komt onder andere door het nabuurschap dat hier hoog in het vaandel staat, maar ook doordat inwoners actief worden betrokken bij het besturen van onze gemeente. Zo is er een subsidieregeling, Initiatiefrijk De Wolden, waarmee de gemeenteraad projecten ondersteunt van inwoners die een bijdrage leveren aan de leefbaarheid in de gemeente.’
Ruimte maken voor aanspreekbaarheid
Suzanne Lammers - van Maanen is als dorpencontactfunctionaris het eerste aanspreekpunt voor de dorpen en dorpsbelangenorganisaties. ‘Ik doe mijn werk samen met een collega - om maar aan te geven dat de gemeente er bewust ruimte voor maakt om aanspreekbaar te zijn. We vormen de smeerolie tussen de gemeente en de dorpen. Waar nodig maken we inwoners die vragen hebben wegwijs in gemeenteland; we leggen connecties, daarom zou ik onze functie nog liever die van ‘verbinder’ noemen. Ook zit ik geregeld om tafel met het bestuur van dorpsbelangenorganisaties. We behandelen subsidieaanvragen die vanuit Initiatiefrijk De Wolden ingediend worden door inwoners en adviseren het college. Ook die lijnen zijn kort.’
Rollen definiëren
In De Wolden zijn gemeente en dorpsbelangenverenigingen bezig met een open gesprek over hun rollen. Nieuwenhuizen: ‘Movisie heeft ons geholpen die rollen te definiëren: de representatieve rol, de verbindende rol, de adviserende rol en de activerende rol. Die rol verschilt per belangenvereniging of zelfs per casus. De verwachtingen over deze rollen dienen van tevoren afgestemd te worden met de belangenverenigingen en de gemeente, om ruis te voorkomen. Als je bijvoorbeeld over Ruimtelijke Ordening praat, is het voor Dorpsbelangen best ingewikkeld om te bepalen wat hun positie is. Zijn ze adviserend, leggen ze de verbinding met de gemeenschap en zorgen ze dat de juiste personen aan tafel komen, zijn ze vooral activerend? Dat is zoeken, het mag ook weer niet te politiek geladen worden.’
Dit was zowel voor de dorpsbelangenverenigingen als de gemeente reden om - met hulp van Movisie - de rollen met elkaar te verkennen en nog scherper te krijgen wat de verwachtingen zijn van de dorpsbelangenverenigingen en de gemeente. Lamers van Maanen: ‘Het gaat daarbij bijvoorbeeld over de vraag hoe je het hele dorp bij betrekt bij het opstellen van een dorpsvisie of participatieve processen. En hoe de rol van een belangenvereniging en van de gemeente eruitziet. Wat zijn de verwachtingen en kunnen we van elkaar verwachten?’
Loslaten in vertrouwen
Lammers-van Maanen ziet voor dorpsbelangenverenigingen vooral en steeds meer een adviserende en activerende rol weggelegd. ‘We gooien niets bij elkaar over de schutting, we hebben juist een gezamenlijke opgave. De term dorpsbelangen geeft al aan dat je opkomt voor het belang van het dorp.’
De laatste jaren ziet Lammers - van Maanen dat de focus van inwoners meer op hun eigen leefomgeving is komen te liggen, vermoedelijk onder invloed van de coronacrisis. ‘Daar wil men dus meer over meepraten. Dat moet ook, want inwoners die het bestuur vormen van de dorpsbelangenverenigingen zijn de specialisten, de kennisdelers, de verbinders. Zij kennen het dorp het beste dus zijn bij uitstek de gewenste gesprekspartner. Dat wíllen inwoners ook, en omdat de lijnen in De Wolden zo kort zijn, ís dat gesprek er. En doordat je er samen over kunt praten, ontstaat helderheid over wat je van elkaar mag verwachten.’
Burgemeester Nieuwenhuizen wil dat De Wolden een laagdrempelige gemeente is. Daartoe zijn onder meer aandachtswethouders aangesteld. ‘De aandachtswethouder is vanuit het college de wethouder die het eerste aangesproken kan worden als hier behoefte aan is. In breder perspectief probeert het college steeds meer naar de dorpen toe te gaan. Elke zes weken vergaderen we in een dorp en koppelen daar lokale aandachtspunten aan vast. Het begint altijd met luisteren en de dialoog aangaan, nog vóórdat je gaat debatteren en besluiten neemt. We noemen onze bestuurscultuur ‘Loslaten in vertrouwen’; de hoofdlijnen zetten we uit, daarna moet je durven loslaten. Door dit model breng je de gemeenteraad nog beter in positie en houd je de rollen zuiver.’
‘Verbeterslag nodig’
‘Hoe zetten we samen beleid om in een werkbaar plan waar het dorp iets aan heeft? Daarin moeten we van beide kanten nog een verbeterslag maken.’ Dat zegt Robert Hoogendorp, voorzitter van de vereniging ‘Dorpsbelangen Schoolkring Ansen’.
Robert Hoogendorp: ‘Gemeente De Wolden investeert veel tijd en geld om samen te werken met de veertien dorpskernen. Dat doen ze door contactfunctionarissen aan te stellen. Tegelijk is mijn zorgpunt dat we wat verder afstaan van het uitvoerende apparaat, de ambtenaren. Dat zijn er dan ook veel; de gemeente De Wolden en Hoogeveen vormen samen één ambtelijke organisatie waar ongeveer achthonderd ambtenaren werken. Als wij direct contact zoeken met één van hen, raken we wel eens verstrikt in de ambtelijke molens.’
Werkbaar plan
‘In gesprekken met B&W praten we met name over visie, dat zijn goede discussies. Onze recent vernieuwde dorpsvisie helpt daar enorm bij; die visie is in samenspraak met bewoners geformuleerd en dat schetst een redelijk beeld van wat zij belangrijk vinden. Dat laat ook de legitimiteit zien van zo’n dorpsbelangenvereniging in de vertegenwoordiging naar de gemeente toe. Maar: hoe maak je het concreet? Hoe zetten we samen beleid om in een werkbaar plan waar het dorp iets aan heeft? Daarin moeten we van beide kanten nog een verbeterslag maken.’
Achterlopen in kennis
‘Als dorpsbelangenvereniging willen wij door ons directe contact met de bewoners een rol innemen die de gemeenteraad eigenlijk zou moeten pakken. De gemeenteraad zou moeten weten wat er speelt in de dorpen, zodat zij kunnen toetsen of het beleid en plannen die de gemeente uitvoert past en gedragen wordt door de bewoners. In De Wolden vindt de communicatie met name plaats tussen ons en het college, via een jaarlijkse bezoek en de dorpscontactfunctionaris. Met de vertegenwoordigers van de raad is er nog geen contact. Hierin loopt de gemeenteraad mijns inziens nog achter qua kennis van wat er in de dorpen speelt.
Begrijpen wat er speelt
‘Een goede ontwikkeling is dat de belangenverenigingen hun dorpsvisies kunnen presenteren in de gemeenteraad. Wij gaan dat binnenkort doen. Een voorstel kan zijn dat de raad in jaarlijkse sessies in gesprek gaat met de dorpsbelangenverenigingen om te begrijpen wat er speelt. Bij ons speelt bijvoorbeeld de vergrijzing. Er is daardoor geen nieuwe aanwas van vrijwilligers en jongeren blijven niet in het dorp wonen, al willen ze dat wel. We kijken naar de mogelijkheid voor levensbestendige woningen om de doorstroming in het dorp te bevorderen. Daar zou ik graag in samenspraak met de gemeente plannen voor maken.’
‘Taakverdeling beschrijven in convenant’
‘Om in de nabije toekomst onze de verschillende rollen goed te kunnen vervullen, moet er een goede taakverdeling worden gemaakt, een convenant’, zegt Jan Slagter, voorzitter van ‘Plaatselijk Belang Veeningen’.
Jan Slagter: ‘De rol van de dorpsbelangenvereniging is verbindend tussen het dorp en de gemeente; beide partijen gaan uit van het algemeen belang, niet van individueel belang. Zodra het gaat om gemeentelijke aangelegenheden heeft de gemeenteraad de representatieve taak. De dorpsbelangenvereniging inventariseert, organiseert binnen het dorp en geeft advies aan de gemeente. Wij ervaren het contact en de samenwerking als prettig en goed. De gemeente draagt hier actief aan bij; er zijn bijvoorbeeld dorpscoördinatoren en er is een Buurtteam. Wel is er enige spanning ontstaan doordat de overheden taken en verantwoordelijkheden naar elkaar doorschuiven. Uiteindelijk komt er veel op het bordje van de gemeente terecht, die het vervolgens steeds vaker proberen door te schuiven naar de dorpsbelangenverenigingen. Een ander gevolg: de gemeente besteedt veel uit, bijvoorbeeld aan adviesbureaus, niet altijd met evenveel rendement.’
Taken goed beschrijven
‘Om in de nabije toekomst onze rollen goed te kunnen vervullen, moet er allereerst een goede taakverdeling worden gemaakt, een convenant. Daarin moeten verantwoordelijkheden en taken goed beschreven staan. Vervolgens moet iedereen erop toezien dat deze taken nageleefd worden. Daarnaast is een belangrijk aandachtspunt dat medewerkers van de gemeente vanuit hun professionaliteit werken en bestuursleden van dorpsbelangenorganisaties meestal niet.
Gemeenteraad en de dorpsbelangenverenigingen kunnen wel degelijk samen de bewoners vertegenwoordigen, elk vanuit de eigen rol, als er vooraf goed wordt overlegd. Alleen wat betreft kennis en regelgeving zou dit elkaar kunnen bijten, omdat de gemeente op dat vlak een grotere rol speelt.’
Tekst: Wilfred Hermans
Dialoogsessie voor betere afstemming rollen en verwachtingen
Hoe werk je als gemeente en dorpsbelangenverenigingen (dbv’s) beter samen? Hoe stem je de rollen en verwachtingen op elkaar af? Het instrument dialoogsessie is een handig hulpmiddel waarmee betrokkenen antwoorden kunnen vinden op deze vragen.
Een dialoogsessie kun je - zoals Movisie dat deed in De Wolden - starten met een enquête, die inzicht biedt in de beelden en verwachtingen van betrokkenen over hun rol en samenwerking. Vier mogelijke rollen - ontleend aan Tine de Moor, Universiteit Utrecht - voor de dbv’s stonden centraal. 1. Een representatieve rol, waarbij ze fungeren als inspraakorgaan richting de overheid 2. Een adviserende rol, waarbij ze het gemeentebestuur adviseert over de behoeften van inwoners. 3. Een verbindende rol, door bewonersinitiatieven binnen dorp of wijk aan elkaar te koppelen. En 4. Een activerende functie, waarbij ze bewonersinitiatieven activeert en stimuleert.
De enquête (download de de pdf voor toelichting en vragen) maakt verschillen in perspectief duidelijk, die vaak ook verklarend zijn voor situaties waar de samenwerking niet goed verloopt. Onduidelijkheden en tegenstrijdige verwachtingen ten aanzien van de representatieve rol van dorpsbelangen- of wijkorganisaties komen dan bijvoorbeeld naar boven, ook in relatie tot de rol van gemeenteraad.
Een volgende nuttige stap is om hierover met alle betrokkenen een open gesprek aan te gaan. En bijvoorbeeld in kleine groepjes de vier rollen uit te diepen. Zijn er bijvoorbeeld goede voorbeelden van hoe de activerende rol goed tot z’n recht kwam? Wat waren succesfactoren en waar knelde het?
