De keuze voor de naam ‘vrijwilligersmanager’ in het Basisboek is niet voor niets gemaakt. Want het werk van de vrijwilligerscoördinator is het managen van vrijwilligers. Vaak ook in de letterlijke zin van het woord, een managementfunctie. Veel coördinatoren voelen de druk in hun dagelijks werk toenemen. Er zijn namelijk steeds meer ballen in de lucht te houden. Jongleren voor gevorderden dus.

Van collectief naar individueel

In de afgelopen jaren zijn er steeds meer soorten vrijwilligers bij gekomen. Vooral de ‘geleide’ (verplichte) vrijwilligers vragen een andere benadering en hebben een andere motivatie dan de ‘traditionele’, vanuit een eigen motivatie werkende vrijwilliger. Want steeds vaker wordt bijvoorbeeld een tegenprestatie gevraagd voor het lidmaatschap van een vereniging. Denk aan bardienst draaien of jeugdleden trainen bij de sportvereniging. Daar heeft deze vrijwilliger zelf niet altijd voor gekozen, dus er is meer dan gebruikelijk nodig om de vrijwilliger gemotiveerd te houden. Ook kloppen er steeds meer mensen aan bij vrijwilligersorganisaties die vrijwilligerswerk moeten doen als tegenprestatie voor het behouden van een uitkering. Net zoals elke werkgever, is een vrijwilligersorganisatie gebaat bij medewerkers die gemotiveerd zijn zich in te zetten.
Er komt steeds meer bij kijken om de ‘traditionele’ vrijwilliger te behouden.  De concurrentie op de vrijetijdsmarkt is groot. Wil je het werk inrichten in vaste taken, of kunnen talenten flexibel ingezet worden? De blik verschuift van het collectief inzetten van een groep vrijwilligers, naar het verleiden van individuen met hun motivatie om zich vrijwillig in te zetten.

Bizarre betrokkenheid

Het managen van vrijwilligers is een strategisch organisatievraagstuk. Dit wordt vooral steeds meer ingezien bij beroepsorganisaties die met vrijwilligers werken, maar er is nog een wereld te winnen. Het takenpakket van de vrijwilligerscoördinator dijt uit van het uitvoerend ondersteunen van vrijwilligers, naar het tactisch en strategisch aansturen van het primaire proces van een organisatie middels de inzet van vrijwilligers. Daarmee wordt de werkdruk groter en zien we steeds meer vrijwilligerscoördinatoren opschuiven naar een managementfunctie, waarin ze meerdere vrijwilligerscoördinatoren aansturen. Of, wanneer deze mogelijkheid er niet is, er zelf vrije tijd in gaan steken omdat het niet binnen de betaalde uren past. In hun enorme betrokkenheid maken ze er maar het beste van. Deze spagaat is helemaal groot bij vrijwilligerscoördinatoren die hun werk als vrijwilliger doen, en niet geholpen worden met duidelijke functieprofielen, werkafspraken en een CAO. 

Een goede jongleur heeft de bal nooit lang vast, maar geeft hem wel richting en snelheid mee.

Grensgeval

Het aantal vrijwilligerscoördinatoren dat bijna bezwijkt onder de druk stijgt, zo ervaren we als we met hen in gesprek zijn. Vrijwilligers zien de coördinator als iemand waar je alles bij kunt neerleggen. En aan de andere kant is er een bestuur met doelen die behaald moeten worden, veelal door inzet van vrijwilligers. Is het vak van vrijwilligerscoördinator dan één grote ellende aan het worden? Zeker niet! Het vraagt wel om heldere keuzes.
Waar ligt de grens van mijn werk? In welke rol ben ik het meest effectief? Is uitvoerend werk wel te combineren met een managementfunctie? Dit zijn vragen die een vrijwilligerscoördinator zichzelf kan stellen. Keuzes maken is daarin een belangrijke stelregel.

De uitdaging van de vrijwilligersmanager is om de motivatie en het plezier van de moderne vrijwilliger te combineren met de professionaliteit van het vrijwilligerswerk. De kern van het managen van vrijwilligers is namelijk het managen van motivatie en talent. Het Basisboek vrijwilligersmanagement biedt een combinatie van theorie en ervaringskennis op dit terrein.