In 2020 ervaarde 37 procent van de sociaal werkers regeldruk en administratielast, zo bleek uit de Grote Raadpleging van het Sociaal Werk. In 2024 is er opnieuw een Grote Raadpleging geweest. De resultaten laten zien dat de druk alleen maar is toegenomen. Movisie neemt de signalen zeer serieus en ging ermee aan de slag. Onder andere door deze toolbox voor sociaal werkers en hun organisaties te maken, waaraan Boukje Keijzer, gepromoveerd sociaal psycholoog, meewerkte. 

Ontrafelen

‘Ontrafelen’ is volgens Keijzer een sleutelwoord als je minder tijd kwijt wilt zijn aan de administratie. De meest basale tip is misschien wel: ‘Vergelijk het eens met je directe collega’s: hoeveel tijd zijn zij ermee bezig? Ik hoor soms verhalen dat mensen drie keer zo lang bezig zijn met rapporteren als hun directe collega’s. Hoe doen die anderen dat? Kopiëren ze bijvoorbeeld bepaalde standaardelementen, zodat je die niet steeds opnieuw hoeft uit te werken? Rapporteren ze minder uitgebreid?’ Met de opkomst van AI zijn de mogelijkheden om minder tijd kwijt te zijn aan rapportages enorm gestegen. 

Blauw onderbouwen

Verder is het volgens Keijzer slim om het grote begrip ‘overlast’ terug te brengen naar de eigen dagelijkse praktijk. ‘Welke handelingen kosten nou de meeste tijd? Wat levert de grootste frustratie op? Dat ga je vervolgens ‘blauw onderbouwen’: dus opschrijven hoe vaak per week het is en hoe lang per keer. Als je dat doortrekt naar het aantal uren op jaarbasis, dan heb je een sterk verhaal.’ Behalve op individueel niveau kun je als sociaal werker ook samen met je directe collega’s en je leidinggevende bekijken hoe jullie tijd kunnen winnen, stelt Keijzer. ‘Waarom is er wekelijks een teamvergadering? Kan dat misschien eens per twee weken? Of in plaats van een uur drie kwartier? Moet iedereen daar bij zijn of kunnen we zorgen voor betere communicatie over de besluiten en actiepunten?’

Ontregelbus

Keijzer werkt al jaren in allerlei sectoren om de regeldruk naar beneden te krijgen: van huisartsenpraktijken tot hardcore techbedrijven en van ggz-instellingen tot IT-dienstverleners. In opdracht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) trok ze met een ontregelbus door het land. ‘Elke sector heeft er last van. En de manier waarop je ernaar kunt kijken is overal hetzelfde. Het komt erop neer dat je je bij hinderende regels en procedures altijd afvraagt: Waar komt deze regel vandaan? Staat het in een wet of de memorie van toelichting daarbij? Komt het van de opdrachtgever? Of hebben wij het als organisatie of misschien zelfs als afdeling of team zelf bedacht?’

Vraag het de afzender

Wetteksten tellen vaak tientallen pagina’s, dus die spit je niet eventjes door. ‘Maar je kunt die vraag natuurlijk wel altijd stellen aan de afzender. Waar staat dat ik dit formulier bij elk gesprek in moet vullen? Waar staat dat ik het plan van aanpak dat ik samen met de inwoner heb opgesteld uit moet printen en opsturen om te laten ondertekenen?’ Veel regels en daaraan gekoppelde procedures en vereisten voor rapportages blijken dan uit de koker van de gemeente of eigen organisatie te komen. 

Rekstrategieën

‘Als een regel van de eigen gemeente komt, dan is er per definitie ruimte om die anders in te vullen’, zegt Keijzer. Ze ontwikkelde zeven rekstrategieën die tijdens het webinar uitgebreid aan bod kwamen. Een van de strategieën is het perspectief verbreden. ‘Ik noem het ook wel gluren bij de buren. Ga na hoe andere gemeenten zaken organiseren. Moeten inwoners bij het aanvragen van een bijstandsuitkering net zo veel bewijsmateriaal aanleveren? Mogen indicatiestellers van de Wmo een advies van een deskundige zoals een arts opvolgen, of moeten ze zelf eerst nogmaals onderzoek doen?’ 

Sta voor je vak

Een van de andere rekstrategieën noemt ze Pippi Langkousen. Dat is een werkwoord en gaat over lef hebben om op te houden met onzinnige regels. Professionals zouden van Keijzer soms best wat brutaler mogen zijn. ‘Durf het te zeggen als een bepaalde regel of verantwoordingseis onzinnig is. Geef tegengas. Er is veel gestold wantrouwen, dat mag je benoemen: ‘Als jullie ons lastig vallen met duizend regeltjes, dan gaat dat ten koste van de kwaliteit die we kunnen leveren. Laten we op een volwassen manier kijken hoe we de aanvragen of verantwoording beter kunnen organiseren.’ Ga staan voor je vak.’

Het getuigt van betrokkenheid als je aangeeft hoe je meer waarde kunt bieden voor hetzelfde geld

Cowboys

Gemeenten weten over het algemeen precies wie de cowboys zijn, vervolgt Keijzer. ‘Dat zouden ze gewoon moeten benoemen, in plaats van iedereen straffen met wantrouwen. Hoe strenger de regels en hoe omslachtiger de procedures, hoe meer er gesjoemeld wordt. Als je elke drie weken je wachtwoord moet veranderen, dan ontstaat er vanzelf een veiligheidsprobleem. Want dan ga je makkelijke varianten kiezen en noteer je het ergens op een onveilige plek. De kernvraag is dus altijd: bereiken we met de huidige regels wat we willen bereiken?’

Niet inwisselbaar

Tegengas geven kan eng zijn, weet Keijzer. Een belangrijke stap om je moed te laten groeien is het besef dat de ander jou nodig heeft: ‘Wees niet bang om je baan of je opdracht te verliezen. Onderschat je waarde niet: je bent heus niet inwisselbaar. Het getuigt van betrokkenheid als je aangeeft hoe je meer waarde kunt bieden voor hetzelfde geld.’ En daarmee komt Keijzer uit bij de derde manier om je moed te laten groeien en een volwassen gesprekspartner te zijn, namelijk door te zoeken naar de gedeelde ambitie. ‘Iedereen zit er met de beste intenties in, iedereen wil het beste voor de inwoner. Geld is natuurlijk een belangrijk onderwerp, zeker als de gemeente je gesprekspartner is. Kun je met voorstellen komen die geld besparen, dan help je altijd.’

Beer op de weg

Keijzer voegt eraan toe dat sociaal werk vaak preventieve effecten heeft en dus besparingen oplevert in meer specialistische zorg- en hulpverlening. ‘En ja, dan krijg je vaak tegengeworpen dat die besparingen ten goede komen aan de zorgverzekeraar. Maar dat is een bekende beer op de weg. Ook daar kun je je op voorbereiden. Het gaat over volwassenheid in je vak. Ik zie in het sociaal werk best vaak het calimero-effect. Laat je niet intimideren.’
 

Tekst: Tea Keijl