COmpas: stappenplan communicatie
Welkom op de themapagina over het stappenplan dat je kunt volgen om onafhankelijke cliëntondersteuning als gemeente beter op de kaart te zetten. Hoe zorgen we ervoor dat cliëntondersteuning beter vindbaar en zichtbaar is binnen de gemeente? Met de zes beschreven stappen kun je systematisch aan de slag met deze vraag.
De 6 stappen op een rij
Stap 1. Inventarisatie
Voordat je goed kunt nadenken over je doelgroepen, boodschap en communicatiestrategie moet je het eens zijn wat jullie onder cliëntondersteuning (Co) verstaan en hoe je dit aanbiedt. Breng alle aanbieders van Co in jouw gemeente in kaart. Maak een kerngroep en betrek overige partners daarbij. Denk ook aan het formele en informele netwerk.
Tip: Gebruik de handreiking ‘Hoe organiseer en versterk je cliëntondersteuning in je gemeente’. Hierin vind je een checklist met vijf stappen om na te gaan in welke fase jouw gemeente zich bevindt. Je leest daarnaast hoe andere koplopergemeenten dit hebben aangepakt.
Stap 2. Doelgroepen
Wie wil je bereiken? Wat kenmerkt ze? En welke verschillende doelgroepen zijn er? Voor een goede communicatieaanpak is het erg belangrijk om te weten op wie je je wil richten. Bij cliëntondersteuning is er geen sprake van één uniforme doelgroep. Het bestaat meestal uit meerdere subdoelgroepen, ieder met hun eigen behoeftes en kenmerken.
Tip: Ontwikkel persona’s.
Stap 3. Visie
Het gaat vaak over de missie & visie van de organisatie, maar het is minstens zo belangrijk om dit specifiek voor communicatie te ontwikkelen. Kortgezegd is de missie waar we voor staan, en de visie waar we voor gaan. De visie is het overkoepelende beeld van wat men wil bereiken met betrekking tot (online) marketing en communicatie: het stipje aan de horizon. Voor een goede visie is het belangrijk om je doelgroep te informeren, motiveren en activeren.
Tip: Bekijk het visiedocument van koploper Woerden ter inspiratie.
Stap 4. Strategie
Om je strategie te bepalen begin je bij je doelstellingen. Wat zijn onze doelen? Hoe gaan we deze bereiken? En wat is onze boodschap? Je maakt in je strategie belangrijke keuzes over de richting van je communicatie. Strategische beslissingen lopen over een langere periode en vormen daarmee het centrale uitgangspunt voor deelbeslissingen die op kortere termijn genomen moeten worden.
Tip: Maak je doelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).
Stap 5. Kanalen en vorm
De middelen moeten passen bij de fase, het onderwerp en het communicatiedoel en moeten natuurlijk vooral de doelgroep bereiken. Het is hier dan ook nuttig om het media-gebruik en de communicatievoorkeuren van de doelgroep te onderzoeken. Voor een effectieve aanpak is een goede balans tussen on- en offline middelen essentieel. Er wordt vaak gebruik gemaakt van een website of flyer om OCO onder de aandacht te brengen, maar er is nog veel meer mogelijk. Bespreek welke middelen voor welke doelgroep geschikt zijn. Het is vaak maatwerk om de verschillende doelgroepen goed te bereiken.
Tip: Denk aan de kracht van herhaling en zet verwijzers in, zoals de huisarts of het UWV.
Stap 6. Evaluatie
Een strategisch communicatieplan op papier is handig, maar de praktijk wijst uit of je de doelstellingen behaalt en of alles daadwerkelijk uitpakt zoals jij had gehoopt. Door te evalueren kun je leren, weet je beter wat werkt en wat niet werkt. Loopt alles nog volgens plan? Zijn de juiste kanalen en middelen ingezet? Zo scherp je zowel je strategie aan als je uitvoering.
Tip: Gebruik het Kwaliteitskompas van Movisie om gezamenlijk ambities, maatschappelijke resultaten en indicatoren formuleren.
Praktijkvoorbeelden
Persona's
Koplopergemeente Maastricht maakt gebruik van persona’s in de communicatiestrategie om cliëntondersteuning beter onder de aandacht te brengen. Persona’s zijn archetypes: niet alleen demografische kenmerken, maar ook karakter en gedrag van verschillende personen worden beschreven. Hoe meer details, hoe meer de persoon ‘tot leven komt.’ Lees hier verder over de aanpak van de gemeente Maastricht.
Meedenkers
Koploper Kerkrade organiseert onafhankelijke cliëntondersteuning op een zo breed mogelijke en laagdrempelige manier. De gemeente speelt daarmee in op de behoefte van inwoners en sluit aan bij doelgroepen die extra aandacht verdienen. Dit heeft geresulteerd in Meedenkers Kerkrade, een netwerk van vrijwillige en beroepsmatige onafhankelijke cliëntondersteuners. Lees hier verder over de aanpak in Kerkrade.
Regionale communicatiesamenwerking
Een aantal Koplopergemeenten in regio Noordoost-Brabant hebben zich verenigd in een samenwerkingsverband: ze organiseerden een regiobijeenkomst ter inspiratie van niet-koplopergemeenten, overwegen gezamenlijk op te trekken in onafhankelijke cliëntondersteuning (Co) voor specifieke doelgroepen en hebben elkaar bovenal gevonden in een intensieve samenwerking rondom de communicatiestrategie. Over deze strategie ging Movisie met hen in gesprek. Lees hier verder over de aanpak in regio Noordoost-Brabant.