Evenementenbureau Leiden

praktijkvoorbeeld - 20 januari 2011

De Gemeente Leiden heeft een evenementenbureau opgericht en een evenementencoordinator aangesteld om de mensen die een evenement willen organiseren zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.

Werkwijze

De evenementencoördinator en zijn medewerkers zijn het eerste aanspreekpunt voor de mensen die een evenement willen organiseren. Voor alle vragen met betrekking tot het organiseren van evenement, de daarbij behorende gemeentelijke procedures en regelingen van de politie en brandweer kunnen mensen bij het evenementenbureau terecht. De evenementencoördinator draagt zorg voor een goede communicatie tussen betrokken partijen. Er vindt maandelijks een overleg plaats met de verschillende gemeentelijke afdelingen, de politie en de brandweer waarbij eventuele knelpunten worden besproken. Op de website van de gemeente vindt men in één oogopslag alle informatie. De evenementenwegwijzer wijst mensen de weg en geeft informatie over de benodigde stappen. Er staat ook een evenementenkalender vermeld en de benodigde formulieren kan men downloaden vanaf de website. Voor het organiseren van een buitenevenement is in de gemeente Leiden altijd een evenementenvergunning nodig. De vergunningaanvragen moet acht weken voor de start van de activiteit bij het evenementenbureau binnen zijn. De evenementenvergunning bestaat uit verschillende losse vergunningen waarvoor een apart legestarief geldt. Door de verschillende opbouw van de evenementenvergunning zijn de leges kosten variabel.

Resultaat

Door een evenementenbureau op te richten en een contactpersoon aan te stellen, weten vrijwilligers waar en bij wie ze moeten zijn om meer informatie te verkrijgen. Mensen worden beter geïnformeerd en raken minder snel de weg kwijt tussen alle regels en procedures. De uitwisseling tussen de verschillende partijen en afdelingen zorgt ervoor dat knelpunten vroegtijdig gesignaleerd en aangepakt kunnen worden.

Uitvoerende organisaties

Gemeente Leiden
Stadhuisplein 1
2311 EJ Leiden
http://gemeente.leiden.nl

Plaats

Leiden

Provincie

Zuid-Holland

Land

Nederland

Contact

Bureau Evenementen
Gemeente Leiden
Service en Informatie
Unit Vergunningen, Horeca, Evenementen en Bedrijven
Postbus 9100
2300 PC Leiden
T 14071
E evenementen@leiden.nl