Zo pak je die administratie- en regeldruk aan

Gemiddeld zijn sociaal werkers 37 procent van hun tijd kwijt aan administratie- en regeltaken. Veel professionals raken daardoor ontevreden. Zij komen onvoldoende toe aan de inhoudelijke ondersteuning van inwoners. Om dit aan te pakken heeft Movisie een nieuwe handreiking en toolbox ontwikkeld.

Aan-de-slag-met-administratie-en-regeldruk.pdf 1.52 MB

Regels schrappen doe je niet zomaar

Administratie- en regeldruk is een complex probleem, blijkt uit het onderzoek De stand van administratie- en regeldruk in het sociaal werk. Soms weten we zelf niet waar al die regels vandaan komen, wie ze heeft bedacht of waarom we ze eigenlijk uitvoeren. En als je niet weet waarom ze er zijn, weet je ook niet of je ze kunt laten. Daarnaast zijn er ook onderliggende oorzaken voor de administratie- en regeldruk. Vaak zijn er meerdere partijen bij de administratie betrokken: leidinggevenden, kwaliteitsfunctionarissen, de opdrachtgever van de gemeente of zelfs de inspectie die bepaalde administratie of regels belangrijk vinden. Soms liggen er wetten aan ten grondslag. Maar vaak hebben deze partijen geen besef welk effect de administratie of regels op de medewerkers hebben en hoeveel tijd ze kosten.

Save the date: 10 oktober - De Agenda van het sociaal werk 2024

De Agenda van het Sociaal Werk staat dit jaar in het teken van een hoopgevende zorg voor de jeugd. In zijn Marie Kamphuis Lezing stelt sociaal pedagoog en emeritus-hoogleraar Micha de Winter dat de nadruk is komen te liggen op diagnostiek die problemen binnen het kind of het gezin situeert. Hoe kan een ‘pedagogiek van de hoop’ een uitweg bieden? Door betere leefomstandigheden? Wat is daarbij de rol van het sociaal werk? Onder leiding van dagvoorzitter Evert van Rest wordt het thema van de Marie Kamphuis Lezing met jongeren, professionals, onderzoekers en beleidsmakers besproken. Voorafgaand aan het plenaire deel kun je deelnemen aan een aantal inspirerende workshops. 

Wanneer: donderdag 10 oktober, vanaf 13.00 uur. 
Waar: Akoesticum, Ede. 

Het programma is alleen fysiek bij te wonen. De toegang is gratis maar aanmelden is verplicht. Meld je nu alvast aan en je ontvangt bericht zodra je je kunt inschrijven.

Wat zijn de vier belangrijkste oorzaken van administratie- en regeldruk?

  1. niet goed werkende systemen;
  2. het wantrouwen van opdracht gevende instanties;
  3. de regels worden onvoldoende ter discussie gesteld;
  4. de herkomst en het nut van de verplichting is onduidelijk.

Als aan deze onderliggende oorzaken niets wordt gedaan los je de administratie- en regeldruk niet op. Onze aanbeveling aan organisaties is daarom: streef naar 50% minder administratie- en regeltaken en creëer meer duidelijkheid over de herkomst en het nut van verschillende regelingen en taken die moeten worden uitgevoerd.

Een handreiking en een toolbox

We beloven sociaal werkers geen rozentuin, maar je staat niet machteloos. Ga alvast aan de slag om de administratie- en regeldrukte te verminderen. Kleine successen geven daarbij vaak een eerste impuls aan een grotere beweging! De nieuwe handreiking helpt je hierbij. Aan de hand van een aantal gerichte stappen die je direct in de praktijk kunt uitvoeren, breng je de administratie- en regeldruk en de onderliggende oorzaken in kaart, kun je toewerken naar een actieplan en kun je met elkaar de administratie en regels echt aanpakken. Je kunt alle stappen volgen, maar je kunt ook uit deze toolbox pakken wat in jouw situatie past. Het aanpakken van administratie- en regeldruk hoeft niet per se veel tijd te kosten of een megaproject te worden. Belangrijk is dat je iets doet. Wil je dat je werkdruk verandert, begin dan zelf, zoek bondgenoten en kom met een voorstel.

Hoe verander je succesvol?

Aan de slag met administratie en regeldruk bestaat uit vier stappen waarin sociaal werkers, maar ook hun organisatie, handvatten krijgen om meer balans te vinden in de administratie- en regeldruk. Centraal staat het stap voor stap ontrafelen van de druk die administratie en regels opleveren en hoe concrete stappen te zetten. Doel is om te komen tot gezamenlijke verbeterambitie, verbeteracties, het vormgeven van de uitvoering, de mogelijkheid om hiervan te leren en de borging van het resultaat. Naast de systematische stappen van de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) zijn er meer factoren die een veranderproces succesvol laten verlopen. Hoe zorg je ervoor dat mensen betrokken blijven? Een systematische aanpak werkt niet zonder bevlogenheid en inspiratie. Een beweging komt tenslotte pas écht op gang als we geraakt zijn door iets, de noodzaak zien. Uit de ontregelaanpak in andere sectoren weten we welke succesfactoren bijdragen aan een geslaagd verbetertraject. Daarnaast is voor deze handreiking en toolkit gebruik gemaakt van de ervaringen en inzichten uit het programma Ontregel de Zorg en van de aanpak regeldruk in de langdurige zorg die terug te vinden zijn in de OntregelBlik van Vilans. Ook zijn belangrijke inzichten, tools en handvatten opgenomen, afkomstig uit het boek ‘De regels en de rek’ van Boukje Keijzer, ontregelaar in de publieke sector.

Voor wie is deze handreiking bedoeld?

Deze handreiking is geschikt voor verschillende sociaal werkorganisaties die hun administratie- en regeldruk willen aanpakken, zoals sociaal wijkteams, welzijnsorganisaties, aanbieders voor ondersteuning en zorg uit de Wmo (bijvoorbeeld begeleiding, beschermd wonen, dagbesteding), maatschappelijke opvang, vrouwenopvang en organisaties die kinder- en jongerenwerk aanbieden. Sociaal werkers en beleidsmedewerkers vinden hier allerlei beproefde hulpmiddelen en werkvormen waarmee zij de administratie- en regeldruk in hun eigen organisatie kunnen verminderen.