Digitaal samenwerken en privacy: waar moet ik op letten?
Wanneer je digitaal samenwerkt moet je rekening houden met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die verantwoordelijkheden op het gebied van privacy vastlegt. Deze wet schrijft voor hoe gegevens gedeeld en opgeslagen moeten worden. De lokale lerende praktijken hebben ervaren dat er veel mogelijk is als je de cliënt en de mantelzorger toestemming vraagt om gegevens te delen met een samenwerkingspartner. Wil je zeker weten dat je volgens de regels handelt, let dan op de volgende punten:
1 Wat is het doel van de gegevensuitwisseling? Gaat het om een specifieke casus? Of over meer algemene kwaliteitsverbetering binnen het netwerk of om procesevaluatie aan de hand waarvan je afspraken kunt maken met elkaar? Maak in dit laatste geval gebruik van anonieme gegevens. Alleen als het echt noodzakelijk is persoonsgegevens te delen, ga je daartoe over.
2 Hoelang én waar je de gegevens van cliënten op mag slaan én op welke manier je hierover je cliënten informeert. Vraag expliciet toestemming van de cliënt voordat je gegevens deelt met een samenwerkingspartner.
3 Let bij het samenwerken via een digitaal platform goed op de privacy: wordt die voldoende beschermd door de aanbieder van het platform?
4 Zorg zelf ook voor een beveiligde uitwisseling en opslag van de gegevens. Gebruik bijvoorbeeld nooit een ‘gewone’ berichtenservice als je persoonsgegevens uitwisselt, maar maak dan altijd gebruik van beveiligde platforms, zoals bijvoorbeeld Sillo. Zie ook het artikel ‘Online samenwerken tussen professionals’ voor meer beveiligde platforms.
5 Veel organisaties hebben een functionaris Gegevensbescherming in huis. Met deze professional kun je altijd overleggen als je twijfelt.
6 Zorg dat er een heldere procedure is voor het melden van datalekken en dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat een datalek is en weten welke stappen ze in dat geval moeten ondernemen.
Voor een snelle privacy-check:
Zie deze beknopte factsheet van de Autoriteit Persoonsgegevens of kijk op hun website voor meer informatie. Daar staat alles wat je wilt en móet weten. Daarnaast heeft de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) een stappenplan AVG ontwikkeld voor vrijwilligers(organisaties).
