De wereld van vandaag is steeds meer digitaal, een uitkomst bij het afstemmen tussen professionals, hulpvragers en mantelzorgers. Digitaal samenwerken met én voor mantelzorgers, kan op allerlei manieren. In het programma In voor mantelzorg-thuis deden de lokale lerende praktijken ervaring op met verschillende vormen van digitaal samenwerken. Wat zijn de geleerde lessen?
Waarom zou je digitaal samenwerken?
Door de noodzaak van het werken op afstand toen de coronacrisis haar intrede deed hebben de deelnemende praktijken volop geëxperimenteerd met verschillende vormen van digitaal samenwerken. De lokale lerende praktijken hebben ervaren dat digitaal samenwerken iets toevoegt aan fysiek samenwerken. Zo kun je door onlinebijeenkomsten bijvoorbeeld een grotere groep professionals en mantelzorgers bereiken. Uit onderzoek van de datawerkplaats van de Universiteit Utrecht blijkt dat digitaal werken vaak efficiënt verloopt, (reis)tijd bespaart en de drempel om aan te haken verlaagt.
Digitaal samenwerken tegenover fysiek samenwerken
Digitaal werken zorgt echter ook vaak voor minder spontaniteit, contact met collega’s en creativiteit. Het wordt vaak ervaren als zakelijker en afstandelijker. Voor een inclusieve samenwerking is het daarom belangrijk dat er ruimte is voor ieders stem en voldoende gelegenheid voor informeel contact. Online heeft creativiteit een extra impuls nodig, want het ontstaat digitaal minder snel dan wanneer je fysiek bij elkaar zit. Ook vraagt digitaal samenwerken vaak meer energie, omdat niet iedereen gewend is om veel met de computer te werken (Nieuwenhuizen en Stalenhoef, 2021). In de toekomst zullen we steeds meer hybride gaan samenwerken: fysiek gecombineerd met online. Ook rondom mantelzorgondersteuning. Waar we opgelucht zijn dat activiteiten als bezoekjes aan mantelzorgers thuis, die tijdens de coronacrisis op afstand moesten, nu weer live kunnen plaatsvinden, zullen overleggen tussen professionals en vrijwilligers van verschillende organisaties digitaal blijven bestaan.
Vanwege de voor- en nadelen van digitaal samenwerken is het essentieel om steeds de doelgroep en het doel van de samenwerking of bijeenkomst helder te hebben. Kies op basis daarvan de meest passende vorm: digitaal of fysiek.
Vier waardevolle manieren van digitaal samenwerken
De lokale lerende praktijken van In voor mantelzorg thuis hebben ervaring opgedaan met de volgende vier vormen van digitaal samenwerken:
1. Digitale communicatieplatforms
In de regio Brabantse Wal is het communicatieplatform OZOverbindzorg gebruikt. Het uitgangspunt van dit platform is dat de hulpvrager of mantelzorger bepaalt welke professionals en vrijwilligers met elkaar verbonden worden en informatie met elkaar delen. Vergelijkbare platforms zijn bijvoorbeeld IkbenVIP en Caren. Een overzicht van platforms om zorg te delen of af te stemmen vind je hier. Tips om tot een voor jou passende keuze te komen vind je verderop in dit magazine, in het artikel ‘Stappenplan: hoe kies ik een passend digitaal platform?’
2. Matchingsplatforms of ‘buurtplatforms’
Deze platforms - zoals NLvoorelkaar - verbinden ondersteuningsvragen en hulpaanbod door vrijwilligers aan elkaar. Mantelzorgers en hun naasten kunnen hier zelf een oproep plaatsen of zoeken naar beschikbare vrijwilligers in hun buurt. Enkele van delokale lerende praktijken hebben de mogelijkheden verkend.
3. Online overleggen en uitwisselen
Mede door de coronacrisis hebben de lerende praktijken veel geleerd over online werken. Zij zijn sinds maart 2019 voornamelijk online bij elkaar gekomen en hebben ervaring opgedaan met activerende werkvormen. Daarbij ‘vergaderen’ deelnemers niet alleen, maar gaan vooral ook aan het werk.
4. Online kennis delen
De lokale lerende praktijken hebben op verschillende manieren online kennis gedeeld. Zo is men op de Brabantse Wal bezig met een e-learning voor professionals, met de naam ‘Hart voor de mantelzorger’. Zij hebben daarnaast verschillende webinars georganiseerd over mantelzorgondersteuning.
Ook deelden de deelnemers van de lokale lerende praktijken kennis met elkaar, door een besloten Teams-omgeving in te richten en interessante documenten uit te wisselen. Zoals goede voorbeelden uit andere regio’s en handige tools, bijvoorbeeld een format om in gesprek te gaan met mantelzorgers.
Aandacht voor digitale vaardigheden
Hoe zorg je ervoor dat mensen met minder ontwikkelde digitale vaardigheden niet buiten de boot vallen? De meeste platforms hebben een helpdesk voor gebruikers met technische vragen. Mensen die wat meer begeleiding nodig hebben krijgen hulp van bekenden, vrijwilligers of professionals. In het programma In voor mantelzorg-thuis boden professionals als de mantelzorgconsulent en de geriatrisch verpleegkundige waar nodig ondersteuning tijdens huisbezoeken, zodat mantelzorgers uiteindelijk zelf overweg konden met het platform. Bij mensen voor wie zelf werken met een app niet mogelijk is kan iemand uit het eigen netwerk of een professional namens de mantelzorger communiceren in de afstemmingsapp of een hulpvraag posten op het matchingsplatform.
Goede communicatie en afstemming rond de mantelzorger
De lokale lerende praktijken hebben ervaren dat digitale communicatieplatforms als OZOverbindzorg een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de onderlinge samenwerking en afstemming. Zowel voor mantelzorger en hulpvrager, als voor de professionals. Mantelzorgers hoeven niet meerdere keren hun verhaal aan verschillende professionals te doen en zijn minder tijd kwijt aan het regisseren van de zorg. Daarnaast kunnen zij gemakkelijk feedback geven aan de betrokken professionals. Professionals zeggen eenvoudiger met elkaar te kunnen afstemmen en hoeven elkaar minder te bellen. Dubbel werk door verschillende professionals wordt bovendien voorkomen.
Mensen motiveren voor digitale samenwerking
De motivatie om gebruik te maken van digitale mogelijkheden begint met kennis van de mogelijkheden: wat is het, hoe werkt het en hoe draagt dit bij aan de samenwerking? Zo besloot men op de Brabantse Wal om aan slag te gaan met digitaal samenwerken na een onlinebijeenkomst over de mogelijkheden vanuit het programma In voor mantelzorg-thuis.
Zowel mantelzorgers als professionals binnen het programma hebben het gemak van digitaal informatie uitwisselen en afstemmen ervaren. Niet alle professionals zijn echter direct bereid om te werken met een samenwerkingsplatform als OZOverbindzorg. Het helpt om goed af te stemmen met alle betrokken professionals, organisaties, mantelzorgers en hulpvragers hoe zo’n platform wordt ingezet en te bespreken op welke manier het meerwaarde heeft. Voor organisaties is het ook van belang om met elkaar door te nemen hoe de werkwijze in de organisatie wordt doorgevoerd. Enthousiaste professionals zijn een goede ambassadeur voor collega’s in hun eigen organisatie en daarbuiten. Zij kunnen laten zien wat het oplevert voor henzelf, de mantelzorger en de hulpvrager. Ook kunnen zij anderen vertellen hoe zij digitaal samenwerken inpassen in hun dagelijks werk.
Opbouwen van een online gemeenschap
In Land van Cuijk werden digitale platforms gerealiseerd om vraag en aanbod rond coronahulp bij elkaar te brengen. Tijdens het opbouwen van een online gemeenschap deden de lokale lerende praktijken verschillende inzichten op. Zo komen in zo’n platform vrijwilligers, actieve burgers en professionals samen. Het is fijn als iemand met een ondersteuningsvraag geholpen kan worden door een vrijwilliger, maar sommige zorgvragen zijn erg complex. Dan is het nodig om naast een vrijwilliger een zorg- of welzijnsprofessional te betrekken. Verder is het van belang dat de online gemeenschap waar mogelijk aansluit op al bestaande gemeenschappen in de regio, zoals bijvoorbeeld dorps- of wijkverenigingen. De wisselwerking tussen een ‘fysieke’ en een online gemeenschap vraagt om tijd en continue afstemming over de vraag ‘bereiken we hiermee wat we willen bereiken?’ Zo voorkom je ook dat bestaande initiatieven de online gemeenschap als ‘concurrent’ zien. Ook kan het soms even duren voordat mensen de meerwaarde van zo’n online gemeenschap inzien en hierbinnen goed hun weg weten te vinden. Zo’n verandering gaat niet over één nacht ijs. Het is belangrijk om hier ook op bestuurlijk niveau bewustwording voor te creëren en iedereen goed mee te nemen in de stappen die de’ online gemeenschap doorloopt.
Online én fysiek samenwerken plus informeel contact
Een combinatie tussen online en fysiek samenwerken is ideaal. De lerende praktijken hebben ervaring opgedaan met het vinden van goede mix. Een geleerde les op de Brabantse Wal bij het inzetten van OZOverbindzorg was om te starten met een fysieke kick-off-sessie. Zo leerde men elkaar kennen en werden verwachtingen over het werken met het platform besproken. In Land van Cuijk deden ze ervaring op met matchingsplatforms. Hun gouden tip is om ‘buurtverbinders’ in te zetten om online en fysiek bij elkaar te brengen. Je leest hier meer over in het interview ‘Mensen verbinden gaat nu vooral digitaal’. De lokale lerende praktijken hebben ervaren dat het belangrijk is om naast de online digitale bijeenkomsten informeel contact te onderhouden, bijvoorbeeld door deelnemers op te bellen. Of door een kaartje of iets lekkers toe te sturen.
De ervaringen binnen het programma In voor mantelzorg-thuis met online werken hebben door de coronapandemie veel nieuwe inzichten en gewoonten opgeleverd. Digitaal samenwerken biedt een keur aan mogelijkheden, experimenteer hier zelf ook eens mee. De tips in dit magazine bieden praktische handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Zo houd je verbinding!
