Aan de slag met de vijf condities voor succesvolle samenwerking
Voor het werken aan lokale vraagstukken rondom mantelzorgondersteuning is samenwerking met andere organisaties nodig. Om deze samenwerking te laten slagen zijn er diverse factoren om rekening mee te houden. De vijf condities voor succesvolle samenwerking van Kaats & Opheij kunnen helpen. Lees de ervaringen van de lokale praktijken van In voor mantelzorg-thuis met tips en tools die je kunnen helpen om zelf met deze condities aan de slag te gaan.
Formuleer een gezamenlijke ambitie
Een vloeiende samenwerking start met een heldere, gedeelde ambitie. Wat willen jullie eigenlijk bereiken met deze samenwerking? Wat zijn de doelen. Het juiste gesprek voeren over wat jullie willen bereiken en wat jullie daaronder verstaan, is belangrijk om een samenwerking soepel te laten starten. Ga op zoek naar de gedeelde ambitie die jullie als samenwerkende partners met elkaar verbindt, inspireert en mobiliseert. Het is een waardevolle investering voor de samenwerking. Door met elkaar stil te staan bij deze gewenste uitkomst ontstaat er een gemeenschappelijk gedragen beeld. Je leert elkaar en elkaars beelden kennen. En het geeft focus. Een gezamenlijke ambitie beschrijft kansen en uitdagingen die de partners alleen niet kunnen oplossen.
‘Men lijkt elkaar gevonden te hebben in drive en ambitie. Maar het kan scherper en beter worden in wat we nu precies samen willen bereiken en welke (betere) afspraken daarvoor worden gemaakt.’
-lokale lerende praktijk
Bouwen aan relaties
Samenwerking is mensenwerk. Vloeiende samenwerking valt of staat met mensen die er iets van willen maken. Daarvoor is het belangrijk elkaar te kennen. Waarom wil iemand eigenlijk meedoen? Wat drijft iemand? Investeren in de relatie helpt, om snel te kunnen schakelen om problemen op te lossen als ze zich voordoen. De samenwerking vraagt om onderhoud en aandacht. Iedereen neemt zijn eigen persoonlijkheid en rol mee in het proces, en dat betekent wat voor de groepsdynamiek: Wie heeft het voor het zeggen (invloed)? Wat is ieders rol in het proces en wie is de ‘leider’? Hoe ga je om met uitdagingen en hoe bouw je vertrouwen op? De eerste stap daarin is het weten met wie je werkt. Daarbij kan de publicatie ‘Wie is wie in de wijk’ een handig hulpmiddel zijn. Als je weet wat iemand doet, kun je daarna een stap verder zetten en ontdekken wie iemand is. Andere organisaties kennen en weten wat hun specifieke aanbod en expertise is, helpt bij het verwijzen naar diensten van andere organisaties.
‘Het sociale wijkteam komt regelmatig bij elkaar om bij te praten. Onderling in het sociale wijkteam ‘spreken ze elkaars taal’, kent men elkaar goed, vertrouwen ze elkaar en weten ze elkaar goed te vinden. Echter moet dat ‘andersom’ nog groeien, zodat kernteams het wijkteam weten te vinden.’
-lokale lerende praktijk
Proces van de samenwerking blijven bewaken en evalueren
Het samenwerkingsproces verloopt nooit exact hetzelfde. Het is goed om regelmatig het gesprek te voeren over hoe de samenwerking gaat. Dat helpt om de samenwerking gezond te houden. Hoe vinden we nu dat het gaat in de praktijk? Zijn we nog op de goede weg samen? Klopt onze ambitie nog? Zijn de belangen misschien anders dan toen we begonnen? Zijn er nieuwe mensen in de samenwerking? Moeten we de spelregels nog veranderen? Het is heel belangrijk om onderweg te blijven bespreken hoe je vindt dat het gaat en of dat er wat aangepast moet worden.
‘Een belangrijke les: durf ook eens stapje terug te doen. Waarom werken we ook alweer samen? En is de manier waarop we werken voor iedereen te volgen? Kijk dan ook naar wat er al wel is bereikt en naar de achterliggende resultaten. Als iemand nu een wijkverpleegkundige nodig heeft, weten we die meteen te vinden.’
-lokale lerende praktijk
‘Samenwerken vergt de moed om een deel van de eigen autonomie op te geven in het vertrouwen dat dit voor jezelf (of jouw organisatie) juist meer waarde oplevert. Dat is de grote uitdaging.’
- Common Eye
Verkennen van belangen
Alle organisaties die betrokken zijn, hebben ook allemaal eigen belangen. De thuiszorgorganisatie moet voldoen aan productienormen, de vrijwilliger haalt voldoening uit de zorg en voor de welzijnsorganisatie wil misschien meer verbinding in de wijk. Er spelen daarnaast vaak ook belangen op het gebied van financiering en tijd. We vinden het meestal lastig om te bespreken welke belangen een rol spelen. Maar het is wel belangrijk om dat te doen. Het helpt om elkaar beter te begrijpen. Kijk dus naar en bespreek de belangen die achter meningen, argumenten en standpunten verstopt zitten. Tijd en aandacht hieraan besteden, zorgen voor een klimaat waarbij de belangen er mogen zijn. Dat helpt, zeker als het in de samenwerking even spannend is. Omdat we dat niet altijd gewend zijn, kan dat soms voor ongemak zorgen, maar uiteindelijk geeft het vaak verdieping van de relatie en vertrouwen in elkaar. Welke belangen raken aan de continuïteit, kernwaarden of het imago van de organisatie? Vragen om hierachter te komen zijn: wat zijn de echt spannende onderwerpen waarop het wel eens zou kunnen afketsen? Wat missen we als de samenwerking niet doorgaat? Hoe organiseren we het gesprek over de punten waarover we het aan het eens zijn of worden?
‘Mantelzorgondersteuning: het lijkt een ‘hype’ te worden om te roepen dat je daar iets mee doet. Enerzijds is dit positief, dan hebben we ons doel bereikt. Maar anderzijds komt er ook meer bij kijken dat dat er gesuggereerd wordt.’
-lokale lerende praktijk
Organiseren van samenwerkingsstructuur
In een goede netwerksamenwerking is niemand de baas. Toch moeten er keuzes en besluiten genomen worden. Hoe doe je dat nou? Het praktisch organiseren van de samenwerking rondom mantelzorgondersteuning is een volgende stap die aandacht vraagt.
Je organiseert de samenwerking om de gezamenlijke ambitie te realiseren en natuurlijk niet andersom! De organisatie moet passen bij de ambitie van het samenwerkingsverband. De besturing en structuur volgen dus uit de doelstellingen van het samenwerkingsverband.
Het is handig om passende afspraken te maken over wie wanneer waarvoor beschikbaar is, wat voor inzet een organisatie levert en hoe organisaties samen tot besluiten komen. Maar ook onderwerpen als hoe communiceren wij en hoe houden wij elkaar op de hoogte.
Juist bij samenwerking in netwerken is het organiseren hiervan iets wat niet vanzelfsprekend gaat, het gaat buiten de structuren en werkwijzen van de eigen organisatie. Je moet er allemaal wat extra moeite voor doen. Het uiteindelijke doel van samenwerking tussen organisaties rondom mantelzorg is dat aandacht voor mantelzorgers onderdeel wordt van de normale werkwijze van de medewerkers. Dit is volgens veel deelnemers de grootste uitdaging voor de komende periode.
‘De personen die betrokken zijn bij het mantelzorgnetwerk hebben permissie gekregen van hun leidinggeven en managers om daar tijd aan te besteden. Naast tijd, is het ook belangrijk dat er ruimte is om dit in de organisatie terug te leggen en er vervolgens keuzes in te maken.’
-lokale lerende praktijk
