Achterhaal uw prioriteiten

De prioriteitenmatrix
tools - 26 juli 2016

Adviesraden Sociaal Domein zullen het ongetwijfeld herkennen: teveel te doen en veel te weinig tijd. Het is soms lastig om in alle drukte nog goed te overzien wat echt moet en wat echt belangrijk is. Met de prioriteitenmatrix heeft uw adviesraad een bruikbaar instrument dat aangeeft wat prioriteiten zijn. Zo voorkomt u dat tijd verloren gaat aan zaken die er veel minder toe doen.

Wat levert de prioriteitenmatrix op?

De methode helpt om inzicht te krijgen in uw tijdsbesteding. De prioriteitenmatrix duidt activiteiten als wel of niet belangrijk en wel of niet urgent. Door het belang van de taak en de mate van urgentie aan te geven ontstaat een analyse van prioriteiten. De essentie van het model is dat de belangrijke taken de hoogste individuele prioriteit krijgen.

Hoe werkt de prioriteitenmatrix?

In het model is een belangrijke taak een taak die iemand anders niet kan doen. U kunt de taak dus niet delegeren. Dit in tegenstelling tot urgente taken. De urgente taken hebben in de tijd misschien prioriteit, omdat ze direct moeten worden gedaan, maar dat wil niet zeggen dat iemand anders ze niet kan oppakken. Vaak zijn dit taken die anderen opdragen en die voor hen wel belangrijk kunnen zijn, maar voor u niet direct: het moet gewoon gebeuren. Belangrijke taken hebben meer langere termijngevolgen en zijn daardoor persoonlijker bepaald. U vindt het belangrijk, omdat u er consequenties van ondervindt als het wel of niet gebeurt.

Op basis van de duiding wel of niet belangrijk en wel of niet urgent ontstaan in de matrix vier varianten:

  • A Belangrijk en urgent
  • B Belangrijk en niet urgent
  • C Niet belangrijk en wel urgent
  • D Niet belangrijk en niet urgent

 

A  Belangrijke en urgente zaken zijn uiteraard zaken die om een snelle oplossing vragen en die u echt zelf moet doen.

B  Belangrijke en niet urgente zaken zijn zaken die minder prioriteit hebben, maar die u wel echt zelf moet doen.

C  Niet belangrijke en urgente zaken moet u snel afhandelen om er zo min mogelijk hinder van te ondervinden. Het gevaar bestaat dat dit soort kleine regelklusjes een lange waslijst vullen en danig op uw agenda drukken waardoor belangrijke dingen blijven liggen. Het is dan goed om te kijken of u ze per se zelf moet doen of dat iemand anders ze kan overnemen.

D  Niet belangrijke en niet urgente zaken zijn eigenlijk geen zaken en daar moet u dus ook uw tijd niet mee verdoen.

Als adviesraad Sociaal Domein kan het zinvol zijn om de matrix met elkaar in te vullen. Zet de activiteiten vervolgens in volgorde van belangrijkheid en urgentie op een lijstje. Per activiteit kunt u de prioriteit vaststellen en kunt u taken verdelen. Gebruik bijvoorbeeld de stickermethode om te prioriteren.

Ontwikkelaar

Het model is oorspronkelijk bedacht door Dwight Eisenhower (president van de Verenigde Staten in de periode 1953-1961). Vandaar dat deze manier van werken ook wel het Eisenhowerprincipe heet.

Via internet kunt u vele varianten van de prioriteitenmatrix vinden en diverse organisaties die een cursusaanbod hebben op timemanagement en efficiënt werken.