Vacature: Projectassistent bij het Ondersteuningsbureau (32-36 uur)

Deze vacature verspreiden we tegelijk intern en extern

Werken bij

Houd je van organiseren, administreren, samenwerken en het bijhouden van overzichten en projectrapportages én ben je daar goed in? Werk jij het liefst oplossingsgericht en wissel je gemakkelijk tussen verschillende werkwijzen? Heb jij ervaring met het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten? Lees dan verder!

Het Ondersteuningsbureau bestaat uit elf projectassistenten. Het is hun kerntaak om optimale ondersteuning te bieden aan projectleiders en projectmedewerkers. Elke projectassistent is gekoppeld aan één of meerdere teams/programma’s. 

Wat wordt jouw rol? 

Als projectassistent ben je de spin in het web. De taken en verantwoordelijkheden:

  • Je zorgt voor de administratieve voorbereiding van projecten en voert zelfstandig de correspondentie.
  • Je organiseert interne en externe bijeenkomsten (fysiek of digitaal), conferenties en congressen. Zowel voor collega’s binnen Movisie als met samenwerkingspartners.
  • Je maakt notulen van (inhoudelijk complexe) overleggen en monitort de opvolging van actiepunten.
  • Het van A tot Z voorbereiden van bijeenkomsten, zoals PowerPoint en het opmaken van een draaiboek, en contact met sprekers.
  • Je beheert agenda’s en bewaakt de voortgang van projecten en van activiteiten binnen projecten door het opstellen en controleren van planningen/agenda’s.
  • Het archiveren van projectinformatie (o.a. in Teams).
  • Je bewaakt de voortgang van projecten, stuurt bij indien nodig en denkt mee met programmamanagers/projectleiders over de (inhoudelijke) voortgang.
  • Je zorgt voor het redigeren en opmaken van teksten, bijvoorbeeld communicatie in de vorm van korte artikelen in samenwerking met collega’s van team Communicatie (coördineert redactiewerk).
  • Je zorgt ervoor dat je proactief allerhande aspecten van de projecten signaleert en collega’s daarbij ontzorgt.

Jij biedt ons:

  • Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of meao.
  • Ten minste drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je bent servicegericht, stelt je flexibel op en kent de basisprincipes van projectmatig werken.
  • Aantoonbare kennis van en ervaring met het (secretarieel) ondersteunen van projecten.
  • Ervaring met het organiseren van online (via Zoom en Microsoft Teams) en fysieke bijeenkomsten.
  • Goede beheersing van administratieve systemen waaronder het MS Officepakket en bij voorkeur heb je ook ervaring met AFAS.
  • Je schakelt makkelijk met andere collega’s buiten jouw team en je bent stressbestendig.
  • Het is voor jou geen probleem om met verschillende systemen te werken en te schakelen tussen diverse werkzaamheden. Je kunt snel bijspringen en inspelen op ad hoc zaken.
  • Je bent communicatief sterk, zelfstandig en gaat proactief te werk. Je bent oplossingsgericht en kunt goed prioriteren in jouw werkzaamheden en taken.
  • Ervaring met het administratief en organisatorisch ondersteunen aan verschillende projectteams is een pre.

Wij bieden jou:

Een afwisselende baan met veel ruimte voor ontwikkeling, eigen initiatief in een ruimdenkend team. Wij bieden je een aanstelling (32-36 uur per week) voor een jaar met, bij goed functioneren en een goede bedrijfseconomische situatie, uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd. Je wordt aangesteld in de functie van projectassistent. Het salaris bedraagt – afhankelijk van ervaring – minimaal €2.615,- en maximaal €3.653,- per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7 van de cao Sociaal Werk). Daarnaast is er een individueel keuzebudget van circa 18% van je brutosalaris, een loopbaanbudget en de mogelijkheid om onbeperkt gebruik te maken van de online trainingen van New Heroes en hybride werkmogelijkheden. Ons kantoor is gevestigd in Utrecht en is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto. Wij werken hybride, dit betekent dat je voldoende ruimte krijgt om vanuit thuis te werken maar je ook regelmatig op kantoor aanwezig bent. Je krijgt vanuit Movisie een budget om jouw thuiswerkplek goed in te richten.

Wie zijn wij?

Movisie is hét landelijk kennisinstituut voor een samenhangende aanpak van sociale vraagstukken. Zo’n 140 Movisianen ontwikkelen samen met de praktijk kennis over wat écht goed werkt en samen passen we die kennis toe. De unieke rol van Movisie is het versnellen van leerprocessen. We zijn alleen tevreden als we een duurzame positieve verandering voor mensen in een kwetsbare positie realiseren. Movisie hecht waarde aan inclusiviteit en een divers samengesteld personeelsbestand. Movisie is een organisatie die zich inzet voor gelijkheid en wil onbedoelde uitsluiting voorkomen en tegengaan. Movisie wil ook dat haar divers personeel zich thuis voelt. Door een divers samengestelde organisatie zijn wij beter in staat om sociale vraagstukken in onze samenleving te analyseren en hierop te adviseren.

Ben je geïnteresseerd en wil je solliciteren?

We zijn benieuwd naar jouw motivatie en kwaliteiten. Heb je interesse om te solliciteren? Vul dan uiterlijk 31 mei 2023 het sollicitatieformulier in op deze pagina en upload je cv. De eerste gesprekken worden gepland op 8 en 13 juni 2023. De tweede gesprekken worden gepland op 20 juni 2023.

Meer weten?

Inhoudelijke vragen kun je stellen aan Erik Leeuwis via 06 - 5544 0562.
  
Deze vacature is tegelijkertijd intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang. 

Wij willen onbedoelde uitsluiting voorkomen en maken daarom gebruik van de methode objectief werven en selecteren.

Vacature managementassistent

Wij hebben op dit moment ook een vacature voor een managementassistent. Wellicht is deze ook interessant voor jou?

Sollicitatieformulier projectassistent

Vul hieronder jouw gegevens in.