Vacature: Projectassistent bij het Ondersteuningsbureau (32-36 uur)

Deze vacature is gesloten.

Houd je van organiseren, administreren, samenwerken en het bijhouden van overzichten en projectrapportages, én ben je daar goed in? Werk jij het liefst oplossingsgericht en wissel je gemakkelijk tussen verschillende werkwijzen? Heb jij kennis en ervaring met het organiseren van online en offline bijeenkomsten? Lees dan verder!

Het Ondersteuningsbureau bestaat uit dertien projectassistenten. Het is hun kerntaak om optimale ondersteuning te bieden aan projectleiders en projectmedewerkers. Elke projectassistent is gekoppeld aan een of meerdere teams. 

Wat wordt jouw rol? 

Als projectassistent ben je de spin in het web. Je verzorgt de administratieve, logistieke, digitale en organisatorische ondersteuning van projecten. Je levert een bijdrage aan werkzaamheden ten behoeve van relatiebeheer (contactgegevens). Je verzamelt stukken, digitaliseert geschreven teksten en indien nodig help je directe collega’s binnen het Ondersteuningsbureau bij de uitvoering van hun werkzaamheden. 

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Je zorgt voor de administratieve voorbereiding van projecten en voert zelfstandig de correspondentie.
  • Organiseert interne en externe bijeenkomsten (fysiek of digitaal), conferenties en congressen – zowel voor collega’s binnen Movisie als met samenwerkingspartners.
  • Maakt notulen van (inhoudelijk complexe) overleggen en monitort de opvolging van actiepunten.
  • Beheert agenda’s en bewaakt de voortgang van projecten en van activiteiten binnen projecten door het opstellen en controleren van planningen/ agenda’s.
  • Archiveert projectinformatie (o.a. in Microsoft Teams).
  • Je bewaakt de voortgang van projecten, stuurt bij indien nodig en denkt mee met programmamanagers/ projectleiders over de (inhoudelijke) voortgang.
  • Zorgt voor het redigeren en opmaken van teksten, bijvoorbeeld communicatie in de vorm van korte artikelen in samenwerking met collega’s van team Communicatie (coördineert redactiewerk).
  • Je zorgt ervoor dat je proactief allerhande aspecten van de projecten signaleert en collega’s daarbij ontzorgt.

Jij biedt ons:

  • Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of MEAO.
  • Ten minste twee jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je bent servicegericht, stelt je flexibel op en kent de basisprincipes van projectmatig werken.
  • Aantoonbare kennis van en ervaring met het (secretarieel) ondersteunen van projecten.
  • Ervaring met het organiseren van online (via Zoom en Microsoft Teams) en offline bijeenkomsten.
  • Goede beheersing van administratieve systemen waaronder het MS Officepakket en bij voorkeur heb je ook ervaring met AFAS.
  • Je schakelt makkelijk met andere collega’s buiten jouw team en je bent stressbestendig.
  • Het is voor jou geen probleem om met verschillende systemen te werken en te schakelen tussen diverse werkzaamheden. Je kunt snel bijspringen en inspelen op ad hoc zaken.
  • Ervaring met het administratief en organisatorisch ondersteunen aan verschillende projectteams is een pre.
  • Je bent communicatief sterk, zelfstandig en gaat proactief te werk. Je bent oplossingsgericht en kunt goed prioriteren in jouw werkzaamheden en taken.
  • De gewenste werkdagen zijn: maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Wat bieden wij jou?

Een afwisselende baan met veel ruimte voor ontwikkeling, eigen initiatief in een ruimdenkend team.
Wij bieden je een aanstelling (32 - 36 uur per week) voor een jaar met, bij goed functioneren en een goede bedrijfseconomische situatie, uitzicht op een vaste aanstelling. Je wordt aangesteld in de functie van Projectassistent. Het salaris bedraagt – afhankelijk van ervaring – minimaal €2.564,- en maximaal €3.581,- (schaal 7 van de cao Sociaal Werk) per maand bij een 36-urige werkweek. Daarnaast is er een individueel keuzebudget van circa 18% van je brutosalaris, een loopbaanbudget en de mogelijkheid om onbeperkt gebruik te maken van de onlinetrainingen van New Heroes en hybride werkmogelijkheden.

Ons kantoor is gevestigd in Utrecht en is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto. Wij werken hybride, dit betekent dat je voldoende ruimte krijgt om vanuit thuis te werken maar je ook regelmatig op kantoor aanwezig bent.

Wie zijn wij? 

Movisie is hét landelijk kennisinstituut voor een samenhangende aanpak van sociale vraagstukken. Zo’n 140 Movisianen ontwikkelen samen met de praktijk kennis over wat écht goed werkt en samen passen we die kennis toe. De unieke rol van Movisie is het versnellen van leerprocessen. We zijn alleen tevreden als we een duurzame positieve verandering voor mensen in een kwetsbare positie realiseren. Movisie hecht waarde aan inclusiviteit en een divers samengesteld personeelsbestand. Movisie is een organisatie die zich inzet voor gelijkheid en het voorkomen en tegengaan van uitsluiting en wil een organisatie zijn waarin iedereen zich thuis kan voelen. Door een divers samengestelde organisatie zijn wij beter in staat om sociale vraagstukken in onze samenleving te analyseren en hierop te adviseren. 

Wil je solliciteren?

Deze vacature is gesloten.
 
De eerste gesprekken worden gepland op 11 juli 2022. De tweede gesprekken worden gepland op 18 juli 2022.  
  
Wij willen onbedoelde uitsluiting voorkomen en maken daarom gebruik van de methode objectief werven en selecteren.

Meer weten? 

Inhoudelijke vragen kun je stellen aan Rosanne van Kooten via 06 - 5544 0583.