Hoe organiseer je een regiobijeenkomst over onafhankelijke cliëntondersteuning?

Het koploperproject heeft als doel om onafhankelijke cliëntondersteuning bij gemeenten steviger neer te zetten. Gemeenten werken via hun eigen projectplan aan de doorontwikkeling. Dit doen ze via een aantal thema`s: verbeteren van de bekendheid en vindbaarheid, verbeteren van de kwaliteit, doorontwikkeling van de samenwerking met aanbieders en kennis vergroten m.b.t. thema’s en specifieke kwetsbare doelgroepen. Inmiddels zijn er meer dan 90 gemeenten met hun lokale partners, cliënten en inwoners aan de slag om dit te verbeteren. De volgende stap is om deze opgedane leerervaringen en kennis als een olievlek te verspreiden over de overige gemeenten in ons land.  Een proces met zoveel partijen aangaan is best ingewikkeld, daarom delen wij verderop een aantal tips en adviezen.

Obstakels door corona

Veel gemeenten hebben vertraging opgelopen met dit traject door het coronavirus. Het is lastig om een verandertraject aan te gaan als je elkaar niet fysiek kunt ontmoeten. Alles gaat net even anders dan normaal.  Hierdoor is er nog niet zoveel kennis ontwikkeld en zijn er nog weinig ervaringen opgedaan. Sommige  gemeenten voelen zich nog geen koploper, ondanks dat ze al een tijdje bezig zijn. Ze zitten vaak nog midden in het ontwikkelproces. Veel gemeenten vragen zich ook af of ze al voldoende kunnen delen  met andere gemeenten. Ze wachten liever tot ze wat verder in het proces zijn en een succesverhaal kunnen delen.  

Niet zenden, maar samen leren

Bij de regiobijeenkomsten gaat het om tweerichtingsverkeer. Daphne van Eden van Movisie geeft aan dat het als organisator van een regiobijeenkomst niet hoeft te betekenen dat je voorop loopt en een voorbeeldfunctie aanneemt. Waar het om gaat is dat je andere regiogemeenten een stukje meeneemt in het koploperschap en daarmee inspireert om het thema cliëntondersteuning extra onder de aandacht te brengen. Sonja Liefhebber (Movisie): ‘Soms helpt het al enorm als je aangeeft dat het best ingewikkeld is en het stroperige verloopt dan verwacht. Daar leren andere gemeenten ook weer van. Je gaat samen het proces aan, met leren én verbeteren.’

‘In een leerproces gaat het niet over goed of slecht. Soms gaan dingen nou eenmaal langzamer dan je wenst. Het is belangrijk om oog te houden voor de deelnemers en de gevoeligheden die er lokaal spelen. Het delen van ervaringen is vaak al heel erg nuttig. Meestal weet je meer dan je denkt. En het is fijn om te horen dat andere gemeenten ook worstelen met dingen waar jij tegenaan loopt’, aldus Julia Ketel (Movisie).

Wat kan er aan de orde komen in een regiobijeenkomst?

In de regiobijeenkomst kan je ervaringen, producten en kennis delen met anderen gemeenten. Je neemt anderen mee in het verbeterproces. Welke elementen zouden andere gemeenten interessant vinden? We zetten er een aantal op een rij:

• Plan van aanpak. 
  Hoe heb je dat aangepakt? Waar begin je mee? Welke stappen heb je gezet? Werken jullie met een projectleider of juist niet? Welke tips heb je voor andere gemeenten? Wat gaat goed en waar loop je tegenaan? Wat zou je de volgende keer anders doen? Wat was ingewikkeld? En hoe zorg je voor draagvlak voor het project? 
• Betrekken van andere partijen. 
  OCO wordt door veel partijen aangeboden. Wie betrek je bij zo’n verandertraject? Ga je alleen aan de slag met formele, of juist alleen met de informele partijen? Hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat er draagvlak ontstaat? En wat zijn aanpakken die gemeenten hebben gevolgd en wat zijn ervaringen?
• Definieer samen OCO en focus op bereikbaarheid en vindbaarheid. 
  Wat is OCO en hoe vergroot je de bereikbaarheid en vindbaarheid? Hoe doe je dat met zoveel partijen?  Is OCO wel een goede naam? Welke folders of voorlichtingsmateriaal zijn er al gemaakt? Voor wie en waarom? En hoe maak je een goed communicatieplan?  
• Betrekken van inwoners en kennis over specifieke thema’s.
  Zoals formele en informele cliëntondersteuning, onafhankelijkheid, samenwerking en monitoring en registratie. Maar ook: Waarom is het belangrijk inwoners te betrekken? Hoe betrek je inwoners? Hoe krijg je duidelijk wat zij willen? En waarom? 
• Invulling OCO voor specifieke doelgroepen. 
  Deel jullie ideeën, kennis en ervaringen over de inrichting van OCO voor specifieke doelgroepen, zoals GGZ, migranten, statushouders, ouderen, LVB et cetera.
• Kijk verder dan jullie eigen gemeenten. 
  Welke mogelijkheden voor samenwerking m.b.t. thema’s en vraagstukken zien jullie die gemeente overstijgend kunnen zijn? 

Hoe nu verder?

Veel gemeenten vinden het nog te vroeg voor een regiobijeenkomst. Ze zijn bescheiden, maar realiseren zich nog onvoldoende dat ze nu al een schat aan ervaringen en informatie hebben klaarliggen die andere gemeenten sowieso inspireert! Je hoeft niet te wachten met het delen van ervaringen en informatie met andere gemeenten als je klaar bent met het traject. Begin hier juist vroeg in het traject mee, bijvoorbeeld via een regulier regio-overleg.

De Brabantse gemeenten voelen zich al een stuk comfortabeler in hun rol als koploper en wisselen graag informatie met anderen uit. Eén van de gemeenten geeft aan dat zij door blijft gaan met het delen van  ervaringen en informatie met andere gemeenten in een regulier regio-overleg. Een ander neemt een kijkje bij een regio-overleg van een andere provincie. Op een later moment is het voornemen om naburige gemeenten die nog niet zijn aangehaakt bij het koplopertraject uit te nodigen voor een regio-overleg. Voor de invulling van zo`n bijeenkomst hebben ze nu al meer inspiratie opgedaan. 

Vanuit Movisie zeggen we: schroom niet, deel nu al je ervaring en kennis met andere gemeenten. Het zal je verbazen hoe veel kennis je al hebt waar anderen heel erg blij mee zullen zijn!