Minder regeldruk: vertrouwen in plaats van controle

31 mei 2022

Hoe kunnen we de administratie- en regeldruk in het sociaal werk verlagen? Zodat er een betere balans ontstaat tussen werkplezier en werkdruk. Vooral in de ambulante zorg beslaat dit vaak meer dan de helft van de werktijd. Movisie organiseert hierover een leertraject waarin we gezamenlijk inventariseren waardoor deze druk wordt veroorzaakt en wat de impact hiervan is. Manager Iris Bosch – Hoekstra luidt alvast de noodklok: zet de klant weer voorop in plaats van het systeem.

Lees meer over het leertraject over administratie- en regeldruk

Sociaal werk is een ondergesneeuwd kindje, zegt Iris Bosch – Hoekstra, werkzaam als Manager Zorg bij welzijnsorganisatie K-vriendelijk in Ommen. Daar ooit begonnen als stagiaire, heeft ze de afgelopen jaren de administratie- en regeldruk alleen maar zien toenemen. ‘Op het Jaarcongres van Sociaal Werk afgelopen mei werd duidelijk dat we als sector een gezamenlijk statement moeten maken. Bijvoorbeeld zoals de jeugdzorg met z’n allen naar het Malieveld in Den Haag om te protesteren tegen de onderwaardering van ons werk, maar ook dat we met steeds minder mensen meer moeten doen terwijl de beloning achter blijft en de regel- en administratiedruk niet afneemt. We willen kwaliteit leveren, dat vereist ook investeringen.’

Steeds opnieuw beginnen

Onlangs verscheen vanuit Movisie de schets Administratie- en Regeldruk waaruit blijkt dat deze ook bij medewerkers in het sociaal werk hoog is. Iris Bosch – Hoekstra en haar team van ambulante medewerkers besteden meer dan de helft van hun werktijd hieraan. ‘60% van ons werk gaat hieraan op. Ons ambulant werk, evenals het beschermd wonen, valt onder specialistische zorg. Onze cliënten komen via de gemeente binnen en worden zowel door de Samen Doen teams ondersteund en begeleid als wel door andere voorliggende voorzieningen zoals bijvoorbeeld het Algemeen Maatschappelijk Werk. Als die ondersteuning te lang duurt of onvoldoende is gebleken, komen ze naar ons. We krijgen dan een opdracht om een bepaald resultaat te behalen. Zeer regelmatig komt het voor dat na een bepaalde periode blijkt dat de werkelijke behoefte niet het oorspronkelijke geformuleerde resultaat is. Bijvoorbeeld we komen binnen om opvoedkundige hulp te bieden, maar al gauw blijkt er veel meer aan de hand te zijn zoals geldproblemen en stress. Of soms een gebrek aan inkomen in de vorm van een uitkering. Bewoners vertellen dit niet altijd uit zichzelf, want er is vaak geen tijd om een vertrouwensband op te bouwen. Het gevolg hiervan is dat we terug moeten naar de opdrachtgever en het proces dan opnieuw moet beginnen, want de hulpvraag en daarmee de behoefte zijn veranderd. En dus ook het eerder overeengekomen resultaat tussen cliënt en gemeente. Zo begint alles weer opnieuw inclusief alle verantwoording van elk bestede uurtje.’ Dit speelt niet alleen bij ambulante zorg, zegt zij, maar ook bij de PGB of jeugdzorg op maat komt dit voor.

Een andere vorm van druk wordt veroorzaakt door de systemen. ‘We werken met verschillende gemeenten en ieder heeft zijn eigen registratie- en verantwoordingssysteem. En soms gebeurt het dat een systeem weer verandert, omdat het toch niet goed werkt en dan moet je je daarin opnieuw gaan verdiepen.’

Stress op de werkvloer

Projectleider Sonja Liefhebber constateert dat er veel mis kan gaan in de praktijk. Zo zit er een knip tussen 'indicatie' en uitvoering waardoor je niet flexibel kunt inspringen op vragen en behoeften van klanten, hebben inwoners vraagstukken op vele leefgebieden die binnen verschillende wetten liggen en zijn er verschillende gemeentelijke loketten met ieder eigen verlangens qua verantwoording en registratie. Wat ook meespeelt, zegt Iris Bosch – Hoekstra, is dat we onderaannemer zijn en dat onze opdrachtgevers andere eisen stellen aan de verantwoording. ’Vooral grote organisaties eisen veel op dit vlak van ons, omdat van hen dit ook weer wordt verlangd in dit geval de gemeenten. Zij kunnen vaak niet anders. Andere, meestal de kleinere, zeggen: we vertrouwen op de afspraken die we hebben gemaakt en dan hoeven wij alleen voor dat onderdeel een evaluatie aan te leveren.’

Door die onzekerheid ontstaat stress op de werkvloer

Tot nu toe is gelukkig nog geen collega vertrokken om die reden, zij. ‘Maar we gaan onze mensen wel beter in de gaten houden en het nu wel strikter monitoren met onze nieuwe medewerkerstevredenheidsonderzoek app.  Resultaatsafspraken passen niet goed bij werken met kwetsbare inwoners ‘Sommige collega’s zeggen: Krijg ik mijn salaris wel betaald, stel dat de uitkomst niet voldoet aan het van tevoren gestelde resultaat? Wordt mijn loon dan ingehouden? Dit geeft allemaal stress op de werkvloer en dat is niet goed.’

Waardeer ook rust

Ambulante zorg bedient ook een doelgroep met vaak complexe en ingewikkelde problematiek, zegt Sonja Liefhebber. ‘Je moet op een leefgebied resultaat boeken, terwijl het vaak verweven is met al die andere leefgebieden. Nu heb je een resultaatverplichting, terwijl dit gezien het werk eigenlijk een inspanningsverplichting zou moeten zijn. Het opbouwen van een relatie met een klant kost veel tijd, dat kan vaak meer dan een half jaar duren omdat mensen het vertrouwen in de hulpverlening soms helemaal kwijt zijn. De resultaten waar het in de basis om gaat en die nodig zijn voor later verloop van de ondersteuning worden niet meegenomen, zoals rust, stabiliteit en vertrouwen. Terwijl dat ook hele belangrijke resultaten zijn, die je wil vasthouden. Van daaruit kun je dan aan andere resultaten werken, maar erken deze en waardeer ze.’

Zo heeft Iris Bosch – Hoekstra al enige jaren goed contact met een inmiddels 27-jarige man die ze leerde kennen op zijn twintigste. ‘Toen had hij geen woning, zorgde voor overlast. Dat is allemaal in orde gekomen, maar nu moet hij aan andere eisen en doelen gaan voldoen zoals het vinden van werk. ‘Ik ben zo bang dat hij dan terugvalt, en dat daarmee alles wat je in jaren hebt opgebouwd in een keer verdwijnt.’

Toch heeft zij de hoop dat die toename aan administratie- en regeldruk de komende jaren afneemt. ‘Met een samenwerkingspartner zijn we samen met drie andere organisaties een Beschermd Wonen Pilot gestart, waarbij zij wil aantonen dat het ook kan zonder die benarde controledrift en dat opgebouwd vertrouwen gewoon genoeg kan zijn.’

Het aanpakken van administratie en regeldruk staat of valt met inzicht in wat er precies speelt. Waar komt de druk vandaan, wat zijn achterliggende oorzaken? Soms weten uitvoerende professionals onvoldoende wat geregistreerd moet worden en wat niet, neem bijvoorbeeld registratiedruk door de AVG.  Iris Bosch- Hoekstra geeft aan dat het van belang is dat dit wordt meegenomen omdat er veel onduidelijkheid is hierover. Ze houdt een vurig pleidooi om samen weer terug te gaan naar elkaar onderling vertrouwen in plaats van te wantrouwen. ‘Als we ons kwetsbaar durven op te stellen’, zegt ze, ‘met elkaar praten in plaats van tegen elkaar en ook fouten mogen maken, zal dat al een hoop schelen.’

Wil jij ook meer inzicht krijgen in de eigen administratie en regeldruk en dit aanpakken?

Meld je aan voor het leernetwerk

Lees het rapport Administratie- en regeldruk in het sociaal werk