Regionale overlegtafels: aan tafel met de GGZ, het sociaal domein, ervaringsdeskundigen en huisartsen
Ruim twee jaar geleden gestart in regio Eemland en inmiddels een aanpak die zich door het land verspreidt: de regionale overlegtafels. Huisartsen, GGZ-professionals en sociaal professionals ontmoeten elkaar wekelijks online om cliënten anoniem te bespreken en consultatie, doorstroom en uitstroom te bevorderen. Martijn Mahler, een van de grondleggers, ondersteunde de samenwerking op verschillende locaties. Inmiddels is het balletje landelijk gaan rollen en wordt hij regelmatig gebeld door geïnteresseerde regio’s. Wat is het succes van de vernieuwende werkwijze en hoe verliep de aanloop ernaartoe? Ook sloot Movisie zelf aan bij een overlegtafel. Dit was mogelijk omdat casuïstiek geanonimiseerd op de online ‘tafel’ komt.
Terug naar de start. Toen Mahler als ‘versneller’ betrokken raakte bij regio Eemland, viel hem iets op. Professionals die aansloten bij interdisciplinaire overleggen schudden elkaar telkens de hand en stelden zich voor. Hieruit maakte hij op dat huisartsen en professionals vanuit de GGZ, het sociaal domein en de gemeente elkaar maar beperkt kenden. Dit, terwijl het volgens Mahler regelmatig gaat om cliënten die de ene keer via het sociaal domein in beeld komen, de andere keer bij de GGZ of in combinaties beiden kanten op. Hij is van mening dat landelijk veel casuïstiek al snel bij (zwaardere) GGZ-instellingen terecht komt, terwijl vaak wordt gezien dat de combinatie tussen sociaal domein en (lichtere) GGZ-instellingen goed werkt.
Vanuit GGZ Centraal begon Mahler samen met Linda Honig met brainstormen. Het idee ontstond om elkaar op regelmatige basis te gaan ontmoeten. Dit leverde bij henzelf direct kritische vragen op, maar het plan werd steeds concreter: ‘We bespreken gezamenlijk cliënten, met aan de ene kant een stukje consultatie, en aan de andere kant juist gericht op de door- en uitstroom. Hierdoor gaan we met elkaar samenwerken, hebben we elkaar nodig en weten we elkaar ook tussendoor makkelijker te vinden.’ Deze 30-minuten-overleggen zouden digitaal gevoerd gaan worden aan de hand van geanonimiseerde casuïstiek. ‘Wat iemands naam is, dat maakt voor het verhaal niet uit. Afkomst ook niet, tenzij iemand uit een bepaald oorlogsgebied komt, of wanneer bepaalde culturele aspecten meespelen in de casus.’
Welke regio’s werken momenteel met overlegtafels?
Almere, Apeldoorn, Arnhem, Den Bosch, Eemland, Gouda, Nijmegen, Noordoostpolder, Utrecht (stad), Woerden, Zeeland, Zoetermeer
Drie standaardvragen
Hoe verloopt het proces in de praktijk? Alle aangesloten professionals kunnen vooraf aan de wekelijkse overlegtafel casuïstiek inbrengen, na toestemming van de cliënt. De ingebrachte casussen worden in een beveiligde online omgeving geplaatst. De inbrenger geeft daarbij voorafgaand aan de bijeenkomst antwoord op onderstaande drie hoofdvragen en upload deze in het systeem. De overige betrokkenen krijgen hiermee de ruimte zich vooraf in te lezen. Per sessie is er bespreekruimte voor zo’n vijf tot zeven cliënten. Als er veel casussen worden aangedragen, worden prioriteiten gesteld en wordt de persoon die ze heeft ingebracht op de hoogte gebracht.
De casusinbrenger beantwoordt vooraf drie vragen:
- Wat wil de cliënt?
- Wie zie je als professional?
- Wat is je vraag aan de overlegtafel?
Een vaste voorzitter begeleidt het proces. Eerst is er een korte toelichting op de casus. Vervolgens bespreken de aanwezigen de cliënt in zes minuten. Daarna is er ruimte om verdiepende vragen te stellen en met elkaar na te gaan of advisering voldoende is of dat een organisatie anders dan de inbrengende partij meer passende hulp kan bieden.
We werken samen, hebben elkaar nodig en weten elkaar ook tussendoor makkelijker te vinden
In vertrouwen samen doen
Als procesbegeleider ondersteunt Mahler regio’s die dat wensen bij het opbouwen en optimaal inrichten van een overlegtafel. ‘In regio Eemland werd het idee voor de overlegtafels al snel positief ontvangen. Er bestond het vertrouwen dat we niet precies wisten hóe het zou gaan uitpakken, maar dat we het wél met elkaar aan zouden gaan.’ In aanloop naar de start werd onder meer gezamenlijk een samenwerkingsdocument gemaakt, waarin afspraken werden gezet over op- en afschalen. Volgens Mahler was intussen een groeiend besef ontstaan over de muren waartegen professionals aanlopen en hoe hard de verschillende partijen elkaar nodig hebben. ‘Met de overlegtafels spreken we een gedeelde verantwoordelijkheid uit.’ Mahler verwacht dat het huidige IZA-akkoord helpend is bij de stip op de horizon waar naartoe wordt bewogen. ‘Als partijen in een regio elkaar vooral op bestuurlijk niveau kennen, dan kunnen we alles in modellen en systemen gieten, maar uiteindelijk zijn het de professionals in de praktijk die het moeten uitvoeren en díe zitten aan tafel.’
Het voorzitterschap laat hij bij voorkeur direct of in een vroeg stadium over aan een vertegenwoordiger vanuit de betrokken organisaties, ter versterking van verantwoordelijkheidsgevoel en eigenaarschap. Ook gaat volgens Mahler hiermee het proces lokaal meer leven. Mahler: ‘Naast het vaststellen van het voorzitterschap, starten we ook in een vroeg stadium met administratieve ondersteuning, waarbij we bijhouden wie wat inbrengt en wat de uitkomst is.’
Veel casuïstiek komt al snel bij (zwaardere) GGZ-instellingen terecht, terwijl de combinatie tussen sociaal domein en (lichtere) GGZ-instellingen juist goed werkt.
De start is cruciaal
Volgens Mahler is vooral het verloop van de eerste lokale casuïstiekbesprekingen cruciaal, want dit kan het enthousiasme maken of breken. ‘We zien vaak dat er voor de eerste bijeenkomst casuïstiek wordt ingebracht, maar voor de tweede nul. Dit laat ik gebeuren en is juist interessant. Dan zeg ik: ‘Ik heb gekeken naar wachttijden in de regio, die zijn hoog, dus waar zit dit ‘m in? Wat spreken we af voor volgende week zodat er voldoende casuïstiek op tafel komt?’’
Mahler ziet dat vertrouwen moet groeien. Daarna kunnen er grote resultaten uit voort vloeien. ‘Regio Gouda is pas minder dan één jaar bezig. Ik zie een waanzinnige ontwikkeling. Betrokkenen hadden beperkt verantwoordelijkheid richting elkaar. Nu zijn ruim boven de 100 cliënten besproken.’ Ook zit er door groeiend vertrouwen ontwikkeling in het tezamen ‘vastpakken’ van overkoepelende problematieken, zoals de wachtlijsten binnen de GGZ-instellingen.
Niet meer alleen
Het mooiste aan de overlegtafels? Dat is volgens Mahler dat huisartsen of GGZ-instellingen, die soms maandenlang met cliënten onder de arm zoeken naar de juiste plek of goed advies en zich daar eenzaam in kunnen voelen, regelmatig na vijf à tien minuten bespreking tijdens de overlegtafel een oplossing hebben. Naast de grote hoeveelheid kennis en expertise aan tafel, is ook het netwerk waarover betrokkenen beschikken van grote waarde. Vaak ontstaat daardoor onverwacht een idee om met iemand contact te leggen. In het geval van eventuele belemmerende hiërarchische verhoudingen, wil Mahler dat deze zo veel mogelijk worden losgelaten aan de tafel. Wanneer dit toch om de hoek komt kijken, benoemt Mahler wat hij ziet en maakt hij dit direct bespreekbaar.
Eerst vooruitgang, dan pas van tafel
Eén van de uitgangspunten is dat er in principe pas ‘van tafel wordt gegaan’ als er een oplossing is voor het huidige vraagstuk. Dat kan ook betekenen dat er op het moment van bespreken nog geen oplossing is, maar dat de partijen wel zijn gelokaliseerd die met elkaar de oplossing gaan verzorgen.
Door elkaar te leren kennen aan de overlegtafels, wordt het voor betrokkenen duidelijker wat elke partij afzonderlijk kan bieden. Adviezen die eruit voortvloeien worden vervolgens ook gedeeld op de eigen werkvloer, waardoor het balletje gaat rollen en het lerende aspect sterk naar voren komt. De samenwerking bestaat bovendien niet alleen uit contact tijdens de sessies, maar vindt ook geregeld tussendoor plaats.
Ik denk dat het anders zit en dat we iets anders moeten doen dan zware zorg inzetten
Geen cherrypicking
Er wordt in het algemeen weleens gesproken over ‘cherrypicking’ binnen de GGZ, waarbij instellingen bij voorkeur de ‘lichtere’ casuïstiek oppakken. Bij navraag geeft Mahler aan dat dit fenomeen geen rol speelt binnen de overlegtafels. ‘Op het moment dat mensen in crisis zijn geweest en daarna weer uitstromen, moeten ook instellingen die wat minder zwaar specialistisch aanbod hebben het lef hebben deze cliënt op te pakken. Als het opnieuw escaleert, dan moet het vertrouwen bestaan dat het weer wordt opgeschaald. Het is veel makkelijker als je dan niet weer ingewikkelde wegen hoeft te bewandelen, maar weet wie je kan bellen.’
Mahler pleit ervoor om kritisch te evalueren of langdurige specialistische GGZ-behandeling nog passend is. Ook moet besproken worden wanneer de behandelrelatie mogelijk belemmerend kan zijn voor het afsluiten van het contact. Hij vindt dat verwachtingen over tijdsduur en afsluiting aan het begin van de behandeling besproken moeten worden.
Het sociaal domein doet mee
In lijn met actuele ontwikkelingen rondom domeinoverstijgende samenwerking is het sociaal domein goed vertegenwoordigd aan de regionale overlegtafels, onder meer vanuit lokale buurtteams. Om dit succesvol te realiseren, ziet Mahler in de opstartfase graag dat de rol van het sociaal domein uitvoerig wordt besproken en dat men goed inzicht krijgt in het lokale en actuele aanbod.
Mahler constateert langzamerhand een ‘draai richting het sociaal domein’, waarbij de waarde toenemend wordt gezien. ‘Vorige week zagen we dat we niet altijd naar de zorg moeten doorschieten. Dat geldt ook nu: hoe ziet het leven van deze meneer eruit? Wat kunnen we nog meer doen?’, aldus Mahler die herhaalt wat onlangs vanuit het sociaal domein werd ingebracht aan tafel. Hiërarchie speelt volgens hem soms nog een rol, maar het vertrouwen moet ontstaan dat iemand vanuit het sociaal domein tegen de GGZ kan zeggen: ‘ik denk dat het anders zit en dat we iets anders moeten doen dan zware zorg inzetten.’
Een ervaring die Mahler graag deelt is een recente live bijeenkomst waarin bij wijze van experiment anoniem casussen werden gekoppeld aan passend (zorg)aanbod, maar waarbij de namen van de (zorg)instellingen en organisaties waren weggelaten. ‘We haalden alle labels eraf en in één keer zie je dat zo’n 60-70% niet meer naar specialistische zorg gaat, maar naar basis GGZ, het sociaal domein, of een combinatie ervan.’
Elkaar kennen kost tijd, maar betaalt zich aan de achterkant uit doordat er beweging komt binnen de regio
Ervaringsdeskundigen aan tafel
Een overlegtafel brengt verschillende perspectieven aan één online tafel bij elkaar. Regelmatig krijgt een casus onverwacht een andere wending, als gevolg van vragen die vanuit verschillende hoeken worden gesteld. Dit maakt het extra waardevol dat alle partijen vertegenwoordigd zijn, óók wanneer een casus niet direct in ‘het straatje’ van een organisatie ligt. Desondanks wordt soms gekozen hele specialistische partijen niet standaard te verwachten, maar gericht te vragen om aan te sluiten.
Naast vertegenwoordiging vanuit de GGZ, het sociaal domein en de huisarts, ziet Mahler graag ervaringsdeskundigen aan tafel. ‘Zij stellen ander soort vragen, bekijken de casus vanuit een ander perspectief en kennen veel initiatieven die in het voorliggend veld actief zijn. Het andere perspectief kan soms een verrassende wending geven in de oplossing.’ In sommige regio’s gebeurt dit, maar nog niet overal. Dit zou wat Mahler betreft nog moeten groeien.
De zorgverzekering
Telkens voldoende casuïstiek op tafel krijgen, blijkt soms een uitdaging. Om dit te ondervangen is het van belang dat betrokkenen het samenwerkingsverband ook intern binnen de eigen organisatie doorlopend onder de aandacht brengen. Een andere uitdaging is het laten aansluiten van de zorgverzekeraars. ‘Met name zorgbemiddeling kan een belangrijke (signalerende) rol spelen bij het leiden van de cliënt naar de juiste zorgaanbieder en zij zien ook direct waar soms contractuele afspraken belemmerend kunnen zijn.’ Tijd voor deelname aan de overlegtafel wordt verleend vanuit de eigen organisatie. Mahler pleit voor financiële ruimte voor de overlegtafels vanuit de Zorgverzekeringswet. ‘Elkaar kennen kost tijd, maar betaalt zich aan de achterkant uit doordat er beweging komt binnen de regio.’
Tips
- Dóen en blijvend evalueren - ‘We moeten het vooral dóen. We zijn in dit land heel goed in praten en nadenken. We vinden altijd wel beren voor op de weg.’ Het is hierbij belangrijk blijvend te evalueren. ‘Elke paar weken wordt geëvalueerd: wat gaat goed? Wat gaat minder? En hoe kunnen we dat verbeteren?’ Evalueer daarbij ook welke partijen de casussen inbrengen. ‘Aan partijen die telkens geen casussen inbrengen en ook niks overnemen, vraag ik kritisch welke toegevoegde waarde zij hebben.’
- Regioanalyse – Bij opstart van een overlegtafel is een gedegen analyse van de regio belangrijk om te voorkomen dat alleen een select deel van aanbieders de kans krijgt aan te sluiten. Aan tafel zitten in ieder geval vertegenwoordigers vanuit de GGZ, het sociaal domein en de huisarts. In het begin kan het nog zoeken zijn: ‘soms nodig je nieuwe partijen uit, soms neem je weer afscheid, maar uiteindelijk is er een vaste kern.’
- Planmatig en gestructureerd te werk gaan, liever te veel dan te weinig, is van belang om de basis stevig neer te zetten.
- Open en transparant – Zorg dat besproken wordt óf er irritaties en schuring bestaan en zo ja, op welke gebieden. In de startbijeenkomst is het de bedoeling dat deze open worden besproken. ‘Daarná beginnen we met een schone lei. En als er dan iets niet goed gaat, dan bellen we elkaar, in plaats van over elkaar te klagen.’
- Digitale omgeving – Een goede digitale werkomgeving creëren is belangrijk, maar ook uitdagend. Hierin is casuïstiek onder een eigen nummer te vinden, met daaraan vast de instelling en professional die de casus heeft ingebracht. Afspraken die zijn gemaakt staan hierin geregistreerd. Als ‘versneller’ heeft Mahler regio’s ondersteund bij het opzetten van een digitale omgeving.
Toekomstvisie
‘De ideale toekomst zou zijn dat een cliënt zélf kan aansluiten, maar ik weet dat als we naar de tijdspanne van een half uur kijken, dat dit erg kort is. Dat zou mogelijk geen recht doen aan de problematiek van de cliënt.’ Toch is er wat Mahler betreft een nóg wenselijkere toekomst, namelijk dat de overlegtafels niet meer bestaan omdat men elkaar kent, consulteert, versterkt en samen de verantwoordelijkheid pakt in het belang van de cliënt.
Fotograaf Martijn: Nathalie Tamaëla
