Vier inkoopmodellen voor gemeenten

artikel - 3 december 2013
Afbeelding bij Vier inkoopmodellen voor gemeenten

Vanaf 2015 gaan gemeenten zorg en welzijn anders organiseren. Vernieuwing is het uitgangspunt, ook omdat er minder geld is. Maar wie vernieuwing echt ruimte wil geven, zal wellicht anders moeten inkopen. Niet meer sec op producten, meer op prestaties en resultaten voor de cliënt. Stappen we af van de traditionele verhouding tussen inkoper en leverancier?

Er zijn verschillende soorten inkoopmodellen. Hieronder staan er 4 op een rij, met voor- en nadelen. Welk model past het best bij uw gemeente? En biedt tegelijkertijd voldoende ruimte voor vernieuwing?

Model 1: Prestatie-inkoop

Bij prestatie-inkoop geeft u alleen in hoofdlijnen aan wat het aanbod moet opleveren. U zegt wat het budget is en nodigt zoveel mogelijk partijen uit om hierop een plan van aanpak in te dienen. Dat gebeurt volgens een vast format, waarbij de nadruk ligt op de kansen die ze zien om het extra goed te doen en de manier waarop ze risico’s gaan beheersen. Op basis van deze voorstellen en een toelichting door de aanbieders kiest u één aanbieder om zijn plan verder uit te werken. Daarbij moet hij alle risico’s meenemen die in de voorfase zijn benoemd. Tijdens de uitvoering wordt zeer frequent terug gerapporteerd over de manier waarop de aanbieder de plannen realiseert.

Voor- en nadelen model 1

 U krijgt wat u wilt en vaak nog iets extra’s, binnen het budget en de tijd.
 U maakt optimaal gebruik van de expertise van de aanbieder.
 De verantwoordelijkheid voor het aanpakken van de risico’s ligt bij de aanbieder.
 Het is lastig als u vooraf nog niet precies weet wat u wilt inkopen.
 Dit model gaat uit van de selectie voor één uitvoerder, dat sluit niet aan op de gewenste keuzevrijheid voor de cliënt.

Model 2: Subsidietender met prestatiecontracten

In dit model formuleert u vooraf wat u wilt realiseren en wat u van de aanbieders verwacht. U kunt dit per product formuleren, maar het kan ook een meer algemene omschrijving zijn van het resultaat dat u gerealiseerd wilt zien. Vervolgens kunt u verschillende partijen vragen om met een voorstel te komen. U subsidieert de partij of partijen met het beste voorstel en de beste prijs/kwaliteitverhouding. Dit is dus geen open inkoopronde, u nodigt zelf de partijen uit om een voorstel te doen. En degene die van u het contract krijgt, gaat uitvoeren wat hij zelf heeft voorgesteld.

Voor- en nadelen model 2

 U krijgt wat u wilt, er kunnen meerdere samenwerkende partijen zijn waarmee u dit afspreekt.
 U heeft zelf tussentijds geen invloed op de uitwerking van de voorstellen.
 U kunt niet meer tussentijds bijsturen als de subsidie eenmaal verleend is.

Model 3: Bestuurlijk aanbesteden

In dit model is er geen inkoper en leverancier meer in de traditionele betekenis. Dit is een bekend Zeeuws model voor de inkoop van huishoudelijke hulp dat verder is doorontwikkeld waarbij aanbieders meer betrokken worden bij het formuleren van de opdracht. Alle partijen die voldoen aan minimale kwaliteitseisen gaan met elkaar in gesprek over de uitkomst die u als gemeente wilt zien. Als gemeente geeft u aan wat het kader is, vervolgens praat u met de partijen die zich committeren aan deze uitgangspunten en maakt u met hen een verdere uitwerking. Qua financiën wordt vooraf een bandbreedte afgesproken. Met de aanbieders die mee willen doen, worden op basis van het uitgewerkte plan van aanpak individueel contracten afgesloten binnen die bandbreedte. Dit model werkt goed als u nog niet weet wat voor producten er precies nodig zijn. U blijft met elkaar in gesprek en al werkend komt er een uitwerking. Nieuwe aanbieders kunnen altijd aansluiten als ze het kader en de uitwerkingen accepteren en qua prijs binnen de bandbreedte vallen.

Voor- en nadelen model 3

 Handig als u vooraf nog niet precies de producten weet.
 Flexibel, u kunt tussentijds bijsturen.
 Het werkt samenwerking tussen aanbieders meer in de hand.
 Het biedt cliënten keuzevrijheid als er meer aanbieders gecontracteerd worden.
 Het kost tijd, u investeert echt in en samen met uw aanbieders.

Model 4: Populatiegebonden financiering

Populatiegebonden financiering is globaler dan bestuurlijk aanbesteden. Bij dit inkoopmodel geeft u aan welke resultaten u wilt voor een bepaald geografisch gebied of voor een bepaalde bevolkingsgroep. Achteraf gaat u meten of de uitkomsten zijn wat met de aanbieder of groep aanbieders was overeengekomen. De weg naar die uitkomsten, dus het ‘hoe’, laat u open. Dit is een ambitieuze manier van inkopen die alleen werkt als er veel vertrouwen is.

Voor- en nadelen model 4

 U blijft in de rol van bewaker van de grote lijnen.
 U hoeft zich niet te verdiepen in de manier waarop het resultaat behaald dient te worden.
 U moet in staat zijn de resultaten echt te meten, dat kan tijdsintensief zijn en kosten met zich meebrengen.
 Er is een risico dat u niet krijgt wat u wilt.

Movisie kan u ondersteunen bij de keuze voor een inkoopmodel en het opstellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op!

Reacties

Reageer op dit artikel

1 + 8 =
Los deze eenvoudige rekenoefening op en voer het resultaat in. Bijvoorbeeld: voor 1+3, voer 4 in.