Werken met vrijwilligers: een uitdagende job!

16 februari verschijnt het nieuwe Basisboek vrijwilligersmanagement

13 februari 2018

Het aansturen, begeleiden en ondersteunen vergt specifieke competenties en kennis. Welke dat zijn en hoe je dat doet, staat in het nieuwe Basisboek vrijwilligersmanagement van Ronald Hetem en Willem-Jan de Gast, dat in februari is verschenen.

Dit is een volledig vernieuwde uitgave van het standaardwerk voor studenten van Hbo-opleidingen voor Zorg en Welzijn, Personeel & Arbeid, Human Resource Management, Sociaal Juridische Dienstverlening en van sportopleidingen. Het basisboek wordt ook gebruikt door studenten van post-hbo-opleiding vrijwilligersmanagement en professionals die met vrijwilligers werken.

De auteurs Ronald Hetem en Willem-Jan de Gast zijn beide werkzaam als senior adviseur Vrijwillige Inzet bij kennisinstituut Movisie. Zij lichten in dit interview toe wat er op het gebied van vrijwilligersmanagement veranderd is sinds de eerste editie van hun boek in 2009 uitkwam.

Bestel het boek

Het Handboek vrijwilligersmanagement moest volgens jullie grondig herzien worden. Wat is er in het werken met vrijwilligers zo veranderd sinds de laatste editie uit 2009?

‘De aard van het vrijwilligerswerk is veranderd. Voorheen deden bijvoorbeeld vrijwilligers in de zorg voornamelijk uitvoerend werk, waarbij ze aangestuurd werden door beroepskrachten. Maar deze zijn nu vaak wegbezuinigd. Dus stellen vrijwilligers zelf de roosters voor hun medevrijwilligers op. Ze runnen de groepsactiviteiten. En beheren in steeds meer gevallen ook  buurthuizen. Vrijwilligers werken dus zelfstandiger en met meer verantwoordelijkheid. Dit brengt ook risico’s met zich mee: er kunnen conflicten ontstaan over de taakafbakening tussen beroepskrachten en vrijwilligers en vrijwilligers kunnen sneller overbelast raken.

De tweede grote verandering is dat waar voorheen vrijwilligerscoördinatoren / managers bezig waren met het aansturen en begeleiden van vrijwilligers, ze nu ook gevraagd worden om beleidsmatig mee te denken over de inzet van vrijwilligers. Hoe kan deze inzet bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen? Welke positie nemen vrijwilligers binnen de organisatie in? Dit meedenken vereist tactische en strategische vaardigheden.   

Een laatste verandering betreft de kennis over het werken met vrijwilligers. Vroeger was deze vaak bij de vrijwilligerscoördinator binnen de organisatie geparkeerd: Tegenwoordig hebben veel meer mensen binnen een organisatie behoefte aan deze kennis en heeft de coördinator / manager de rol toebedeeld gekregen om deze kennis te verspreiden.’

Wat kunnen lezers van het boek verwachten? En wat niet?

‘Het boek is in eerste instantie bedoeld als studieboek voor HBO opleidingen. Daarnaast is het ook uitermate geschikt als referentie- of naslagwerk voor degenen die in de praktijk met vrijwilligers werken. Het is echter geen zelfhulpboek of receptenboek met kant- en klare oplossingen voor specifieke problemen als het niet kunnen vinden van een penningmeester.

Wij pleiten er daarom voor om wat afstand te nemen van de dagelijkse hectiek en een meer strategische benadering te kiezen. In het geval van de penningmeester, kun je je afvragen: hoe komt het dat in onze organisatie sommige functies moeilijk vervuld kunnen worden? Welke blokkades zijn er in de loop van de tijd vaak onbewust ontstaan, waardoor we niet de juiste mensen kunnen aantrekken? We geven suggesties over het op een fundamenteel niveau omgaan met deze problemen.’

Deel II van het boek behandelt het managen van motivatie en betrokkenheid. Dat klinkt als een forse uitdaging...

‘Het is zeker niet eenvoudig. Maar wel essentieel. Mismanagement wordt gelijk afgestraft. Je kunt niet zoals bij beroepskrachten terugvallen op een arbeidscontract en salaris. Daarbij is het vaak lastig om te achterhalen wat de werkelijke beweegredenen zijn waarom mensen zich als vrijwilliger inzetten. Managen van motivatie vereist veel individueel maatwerk, omdat hier veel variaties in zitten

Het inspelen op de motivatie en het tegemoet komen aan de wensen van de vrijwilliger is echter maar één kant van de medaille. De inzet van de vrijwilliger moet ook bijdragen aan de missie en doelstellingen van de organisatie.

Er is sprake van een ruil tussen de vrijwilliger en de organisatie. Een ruil tussen wat de vrijwilliger wil en aanbiedt en wat de vrijwilligersorganisatie verlangt en biedt. Het werken met vrijwilligers betekent in de praktijk regelmatig checken of de ruil nog klopt. Klopt deze niet meer, dienen vrijwilliger en organisatie op een goede manier afscheid van elkaar te nemen.

Waarom is goed afscheid nemen zo belangrijk?

Mensen blijven ook na het afscheid betrokken. Door goed afscheid te nemen, kun je deze mensen als ambassadeurs voor je organisatie en/of je maatschappelijke doelen blijven inzetten. Ook op mensen die zich eenmalig of tijdelijk hebben ingezet, kun je in de toekomst nogmaals een beroep doen. Omgekeerd, een verkeerd of zelfs conflictueus afscheid leidt tot negatieve publiciteit. De impact daarvan moet je in deze tijd van sociale media zeker niet onderschatten.

Kunnen we concluderen dat het werken met vrijwilligers nogal veel vaardigheden en competenties vereist?

Het managen van motivatie door middel van individueel maatwerk vereist mensenkennis en empathie. Je kunt een coördinator/manager vergelijken met een jongleur die veel ballen in de lucht moet houden. Niet alleen omdat de manager met de wensen van zoveel verschillende vrijwilligers rekening moet houden. De coördinator/manager neemt vaak een positie tussen vrijwilligers en directie of bestuur in. De inzet dient immers naar organisatiedoelen vertaald te worden. De coördinator/manager moet dus ook flexibel en pragmatisch zijn.

Kortom, we stellen niet voor niets: werken met vrijwilligers is een vak. Je doet het er niet eventjes bij. En mensen die er tegenop zien om al die ballen tegelijk in de lucht te houden, zijn eigenlijk niet geschikt voor dit vak’.

Het boek is vanaf heden in de boekhandel verkrijgbaar; ISBN 9789046906064 Of bestel het via de uitgeverij Coutinho.

Aan de slag met Vrijwilligersmanagement? Movisie helpt!

Movisie biedt diverse trainingen en cursussen aan op het gebied van vrijwilligersmanagement.  

  • Coaching Vrijwilligersmanagement
    Dit traject is bedoeld voor ervaren vrijwilligersmanagers die de behoefte hebben om in een kleine groep te werken aan hun persoonlijke ontwikkeling, gebaseerd op ervaringen uit hun dagelijkse werkpraktijk. Het traject Coaching vrijwilligersmanagement zoomt gedurende vijf bijeenkomsten in op verschillende onderdelen van het vrijwilligersmanagement, waarbij veel ruimte is voor uitwisseling en verdieping met collega’s uit andere organisaties.
  • Vrijwilligersbeleid in één dag
    Okay, het is natuurlijk niet echt af in één dag. Maar we hebben wel de ervaring dat als het nodige voorwerk is gedaan, we in één dag met een groep betrokken en enthousiaste medewerkers de kern van een nieuw of aangepast vrijwilligersbeleid op papier kunnen krijgen. Voor meer informatie: Willem-Jan de Gast, wj.degast@movisie.nl, 030-7892101.
  • Advies, training en coaching
    De adviseurs van Movisie ondersteunen individuele organisaties bij de versterking en implementatie van vrijwilligersbeleid. Daarnaast geven zij op locatie workshops en trainingen voor vele landelijke vrijwilligersorganisaties zoals Scouting Nederland, het Nederlandse Rode Kruis, Staatsbosbeheer, Unicef en lokale maatschappelijke organisaties waaronder zorginstellingen, welzijnsorganisaties, culturele instellingen en burgerinitiatieven. We koppelen daarbij inhoudelijke achtergronden en effectieve aanpakken aan praktische toepassingen en handige hulpmiddelen zodat deelnemers gelijk aan de slag kunnen. Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact op met Willem-Jan de Gast, wj.degast@movisie.nl, 030-7892101.