Ook voor het uitwisselen van kennis en ervaring zijn er volop online mogelijkheden. Er zijn verschillende webinars georganiseerd vanuit het programma, maar ook de praktijken zelf gingen hiermee aan de slag.
Online kennisuitwisseling: waar moet je aan denken?
We hebben zelf vanuit het programma In voor mantelzorg-thuis ook veel ervaring opgedaan met het organiseren van online kennisuitwisseling. Paula, themacoördinator en organisator:
‘Het belangrijkste is een leuk en afwisselend programma: een mix van kennis, praktische voorbeelden en gouden tips. De theorie toelichten met praktijkvoorbeelden en korte video’s. Waak tegelijkertijd voor te veel onderdelen in het programma, houd het simpel. De bijeenkomst is een middel om je doel te bereiken, geen doel op zich. Het is belangrijk om interactie in te zetten zodat deelnemers actief en betrokken blijven. Maak bijvoorbeeld gebruik van Mentimeter of de pollfunctie. Stel tussendoor vragen aan de deelnemers. Die kunnen zij (ook) via de chat beantwoorden. Niet iedereen voelt zich comfortabel om online het woord te krijgen. Als er tijd en ruimte is, kun je er ook voor kiezen om deelnemers uiteen te laten gaan in kleinere (digitale) groepjes, waar zij kunnen uitwisselen en samen reflecteren op de kennis. Bij goed weer kun je er ook voor kiezen duo’s elkaar te laten bellen terwijl zij buiten wandelen.
Een leuke ‘check-in’ bij de start van een bijeenkomst helpt om iedereen te laten ‘landen’ in de bijeenkomst. Werkvormen die we fysiek gewend waren te doen, bleken online ook goed te werken. Bijvoorbeeld het werken met associatiekaarten: deelnemers delen iets over zichzelf aan de hand van een beeld of leggen een link met het onderwerp of de verwachting van de bijeenkomst. Dit kan ook aan de hand van een voorwerp dat zij zoeken uit de eigen (thuis)werkruimte. Onze ervaring is dat drie kwartier de maximale tijd dat je deelnemers achter elkaar kunt laten luisteren. Als je in een bijeenkomst vooral ‘zendt’, laat een bijeenkomst dan niet langer duren. Of bouw voldoende pauzes in het programma. Als het bij je past, kun je ook “energizers” inzetten zoals een creatieve challenge (gerelateerd aan het onderwerp) of een beweegoefening. Zorg er dan voor dat iedereen even van zijn stoel komt. Het is heel belangrijk om hiervoor een veilige omgeving te creëren. Deelnemers kunnen hun camera uitzetten bijvoorbeeld.’
Praktische tips
- Zorg dat iedereen van tevoren een technische instructie krijgt om in de bijeenkomst te komen. Denk daarbij ook aan suggesties als: gebruik een laptop in plaats van een tablet.
- Zorg er als organisatieteam voor dat er tijdens een grote bijeenkomst iemand verantwoordelijk is voor de technische ondersteuning. Er zullen tijdens de bijeenkomst ongetwijfeld technische of andere vragen komen die opgelost moeten worden.
- Oefen van tevoren met de sprekers of alles goed werkt.
- Maak een draaiboek waardoor iedereen weet wat te doen.
- Stuur deelnemers vlak voor de bijeenkomst de link naar de bijeenkomst. Je kunt ook kiezen een agendaverzoek te sturen. Zorg ervoor dat deelnemers als BBCgeadresseerde worden bijgevoegd zodat zij elkaars gegevens niet zien en hun privacy gewaarborgd is.
Gouden tip: doe aan verwachtingsmanagement! Vraag van tevoren de deelnemers alvast in een peiling wat ze verwachten van de bijeenkomst en zorg voor goede teksten in de aankondiging of uitnodiging van de bijeenkomst. Aan het einde van de bijeenkomst kun je een evaluatie uitzetten, zodat je de resultaten daarvan direct kunt meenemen als je een vervolgbijeenkomst organiseert. Wij hadden vaak een hoge respons omdat we een paar minuten inruimden zodat deelnemers de evaluatie al konden invullen.
