Gegevensverwerking in het sociaal domein: blijf reflecteren en houd het doel voor ogen

Privacy en de gemeentelijke toegang

23 december 2021

Professionals die werkzaam zijn in de gemeentelijke toegang tot het sociaal domein hebben van doen met privacywetgeving van de sociaal domeinwetten zelf (Jeugdwet, Participatiewet, Wmo en Wet gemeentelijke schuldhulpverlening) en de AVG. Voor veel medewerkers blijft privacy een lastig onderwerp. In de kennisdeelbijeenkomst ‘Privacy en Toegang’ is op 9 december 2021 stilgestaan bij veelvoorkomende vragen bij het verzamelen, registreren en delen van persoonsgegevens van een cliënt en huishouden. Welke vuistregels zijn er te hanteren? Welke informatie mag je delen met andere professionals en welke niet? Wat leg je vast in een dossier? Aangezien de bijeenkomst is georganiseerd vanuit het Verbetertraject Toegang is er gefocust op de toeleiding naar hulp en ondersteuning en niet op de feitelijke hulpverlening. In dit artikel laten twee experts hun licht op dit onderwerp schijnen.

Waar hebben we het over?

Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon, bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum. 
Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen. 
Wetten sociaal domein: Jeugdwet, Wmo 2015, Participatiewet en Wet gemeentelijke schuldhulpverlening.

Pettenvraagstuk, toeleidingstaken en hulpverleningstaken

Johannes Homan, werkzaam als jurist bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten: ‘In aanloop naar de decentralisaties zijn in veel gemeenten wijkteams opgezet om de dienstverlening in het sociaal domein te organiseren. Wijkteams zijn heel verschillend georganiseerd. Soms zijn wijkteams integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie, soms zijn wijkteams ondergebracht in een aparte stichting of betreft het een samenwerkingsverband. In wijkteams kunnen professionals verschillende taken uitvoeren: toeleidingstaken en hulpverleningstaken. Voor deze taken heb je verschillende ‘petten’ op. Het is niet erg dat professionals verschillende taken hebben, maar wel is van belang dat professionals weten welk type taken zij uitvoeren (welke pet ze op hebben), want daar horen verschillende juridische kaders bij. De toeleiding tot het sociaal domein valt onder de wettelijke taken en onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Inwoners die zich bij de gemeente melden moeten gegevens delen zodat de gemeente kan kijken of en hoe zij ondersteund kunnen worden. Hulpverleningstaken vallen onder het wettelijk kader van de hulpverlening. Daarbij spelen ook de beroepscode en/of het beroepsgeheim een rol. Uit de praktijk weten we dat het overgrote deel van de wijkteammedewerkers de twee petten op heeft. Het is wel handig om te weten dat daar sprake van is en dat je dus te maken hebt met verschillende taken en bevoegdheden. Dat wordt nu in de praktijk niet altijd duidelijk onderscheiden. Soms weet je als professional niet goed hoe het zit; ben je nu bezig met toeleiding of ook al om maatschappelijke hulp te verlenen? Dan is het goed om dat gewoon te benoemen, ook in contact met inwoners.’

Faciliterende rol gemeenten

De gemeente heeft een dubbele zorgplicht; niet alleen voor inwoners, maar ook voor uitvoerend professionals. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft dit laatste in 2018 nog eens onderstreept: gemeenten moeten zorgen dat de wijkteammedewerkers goed toegerust aan het werk kunnen: gemeenten moet zorgen voor werkprocessen, werkinstructies en trainingen. Hierdoor weten professionals welke pet ze op hebben en  in welke gevallen ze welke gegevens mogen delen. Dit voorkomt handelingsverlegenheid.’

Voor het inrichten van de gegevensverwerking is inzicht nodig in de werkzaamheden van professionals en het bijbehorende werkproces en routes die daarbij doorlopen kunnen worden. Pas dan is te beoordelen welk juridisch kader past. Voor een toelichting op onderstaand schema, zie Wijkteams en het pettenvraagstuk, hoofdstuk 2. 

Privacy en de gemeentelijke toegang

AVG: van toestemming naar transparantie

Jolanda van Boven heeft een juridische adviespraktijk. Zij is gespecialiseerd in gezondheidsrecht en privacywetgeving. Over de AVG vertelt ze: ‘De AVG zie ik als een geweldig instrument om de inwoner mee te bedienen. De AVG staat – als internationaal recht - boven materiewetten. Jammer genoeg heeft de AVG een sfeer gekregen van: dit kan niet, dat mag niet. In een van de eerste overwegingen van de wet staat: ‘Verwerking van persoonsgegevens moet ten dienste van de mens staan. Het recht op bescherming van persoonsgegevens heeft geen absolute gelding, maar moet worden beschouwd in relatie tot de functie ervan in de samenleving.’ We leven in een informatiesamenleving; informatie moet zorgvuldig worden gedeeld. De AVG gaat over het beschermen van gegevens.’

'Als professional mag je de eigen verantwoordelijkheid voor het juist verwerken van info niet op bordje van de inwoner leggen'

‘De AVG is niet alleen opgesteld voor toeleiding tot en het geven van hulp en ondersteuning, maar ook voor techbedrijven en datagiganten, daarom zie je vaak algemene formuleringen. Het is belangrijk dat je nadenkt over: hoe willen wij als gemeente de toegang organiseren? We zijn nu 5 jaar na de decentralisaties; het is nu het moment om daarop te reflecteren. Bij de AVG is een aantal aspecten van eminent belang: accountability (je moet handelingen t.a.v. gegevensdeling kunnen verantwoorden), data-minimalisatie (onderscheid need to know van nice to know), juistheid (verwar geen personen met elkaar), veiligheid (zijn gegevens veilig, wie hebben toegang) en governance (delen is geen doel op zich, maar een middel om een ander doel te bereiken). 

‘In de praktijk wordt gevraagde en gegeven toestemming van een inwoner nogal eens als grondslag gebruikt om allerlei gegevens te delen. Dat is vaak niet juist. Bij de toeleiding naar hulp, is toestemming geen grondslag. Dit vloeit voort uit de systematiek van de AVG. Om een juridisch geldige toestemming te hebben, moet je aan veel vereisten voldoen: zo moet betrokkene duidelijke informatie ontvangen over het hoe en waarom van de te verwerken persoonsgegevens; informatie moet zodanig zijn dat betrokkene deze info kan begrijpen en consequenties overzien; de inwoner moet volkomen vrij zijn om ‘nee’ te zeggen; ‘nee’ zeggen mag geen nadelige gevolgen hebben; op elk moment moet toestemming weer ingetrokken kunnen worden. Voor je het weet heb je dus een ongeldige toestemming in de zin van de AVG. Als professional mag je de eigen verantwoordelijkheid voor het juist verwerken van info niet op bordje van de inwoner leggen.’

‘Ga bij de verwerking van persoonsgegevens uit van transparantie. Ga in dialoog met de inwoner. Bespreek met de betrokkene - en richt je op consensus met hem - welke gegevens nodig zijn om te delen. Laat daarbij duidelijk weten waar gegevens worden vastgelegd en tussen wie deze gegevens worden uitgewisseld. Hanteer daarbij het ‘juridisch Zwitsers zakmes’ dat bestaat uit drie principes die door de rechtspraak zijn ontwikkeld en door mij zo worden aangeduid (zie kader). De drie principes bevatten drie vragen die de professional zichzelf stelt als hij voornemens is om informatie uit te wisselen: 1. kan het een tandje minder, dan moet het een tandje minder, 2. is het delen van gegevens in proportie, in verhouding tot het doel en 3. is het delen van deze informatie het meest doelmatig? Vaak zul je zien dat het delen van gegevens, laat staan álle, niet nodig is om de noodzakelijke hulp en ondersteuning te realiseren.’

‘Juridisch Zwitsers zakmes’

  • Subsidiariteit: de minst ingrijpende maatregel
  • Proportionaliteit: is er een verhouding tussen de maatregel en het doel 
  • Doelmatigheid: is dit de meest geschikte maatregel in relatie tot het doel?

Vier prangende vragen

  1. Wanneer is regie of coördinatie nodig en speelt het delen van persoonsgegevens?
    Als er sprake is van twee of meer hulpvragen én als er een duidelijke connectie is tussen deze hulpvragen, dan is regie of coördinatie gewenst. Zodoende kan het delen van gegevens tussen de verschillende domeinen dan ook gewenst zijn. Voor het domeinoverstijgend delen van persoonsgegevens, is momenteel nog geen wettelijke grondslag. Dat betekent niet dat het delen van gegevens tussen de verschillende domeinen nu niet mag. Doe het alleen zorgvuldig, stap voor stap en leg vast dat het noodzakelijk is.
  2. Wie mogen er aansluiten bij het casusoverleg?
    Als het casusoverleg anoniem kan, doe dat. Als dat niet mogelijk is, laat dan alleen die partijen aan tafel die een rol hebben. Denk er van te voren over na wie aan moeten sluiten. Als dan tijdens het overleg blijkt ‘ik heb toch geen taak’, vertrek dan, of schrijf dan in ieder geval niks op en neem geen gegevens mee. 
  3. In welke gevallen is toestemming voor gegevensverwerking nodig bij toeleidingstaken?
    Bij toeleidingstaken is toestemming geen grondslag. Wees (net als bij iedere verwerking van persoonsgegevens) transparant. Ga in overleg met de inwoner, vertel wat je wilt doen. Streef naar consensus over de behoefte van de inwoner en de acties die daarbij passen, zoals het contact opnemen met een zorgverlener. Een handtekening/toestemming van de inwoner is op dit moment nog  vaak nodig om de voor toeleiding benodigde informatie van een zorgverlener te verkrijgen (die veelal alleen gegevens wil delen na schriftelijk akkoord van de inwoner). 
  4. Kun je voor 1gezin-1plan-1regie informatie uit verschillende domeinen samenvoegen in één dossier?
    Je kunt bij meervoudige hulpvragen die een connectie hebben en gaan over meerdere domeinen, wel een gezamenlijk plan maken. Daarin kun je hoofdpunten rond doelen, samenhang en ieders betrokkenheid opnemen. Maar per materiewet zal er bij aanvragen voor (maatwerk)voorzieningen een apart dossier gemaakt moeten worden. Immers: wat in het ene domein ‘in de diepte’ wordt vastgelegd , hoeft lang niet altijd  gedeeld te worden in het andere domein. 

4 tips

  1. Weet welke ‘pet’ je op hebt. Weet je het niet, neem contact op met de gemeente.
  2. Laat je als professional faciliteren door de gemeente. 
  3. Doe wat nodig is voor de inwoner.
  4. Goede samenwerking en afstemming tussen loketten en domeinen is noodzakelijk om inwoners te kunnen ondersteunen.

Meer lezen?