Monitoren doe je samen

22 oktober 2019

Het klinkt logisch. Wie monitort, moet weten welke gegevens hij waarom voor wie bijhoudt. Toch is dat in de praktijk niet eenvoudig. Diverse gemeenten investeren daarom in een gezamenlijk proces tussen onderzoek, beleid, wethouders en gemeenteraad. Met vallen en opstaan. En met succes. 'Sommige raadsleden nemen de monitor nu standaard mee naar vergaderingen.'

'Het is best een woelige tijd geweest', erkent Jan van Kleef, beleidsmedewerker sociaal domein bij de gemeente Leiden. 'Voorheen hielden we vooral het aantal verstrekte voorzieningen bij. Eerst beperkt, later uitgebreider, tot en met onderwijs en sport aan toe. Op een gegeven moment raakte de raad het spoor bijster. Ze misten de relatie tussen alle cijfers, hun eigen doelen en de beschikbare middelen. We hebben toen, het was 2017, een onafhankelijke kwaliteitscommissie opgericht om samenhang in de gegevens te brengen. Dat is het begin geweest van een gezamenlijke aanpak van gemeenteraad, beleid en de afdeling onderzoek.'

Ook Amersfoort is, al in 2014, zo’n interactief traject gestart, vertelt onderzoeker Zwaantina van der Veen. 'Het paste in het toenmalig streven naar ‘bestuurlijke vernieuwing’, maar was ook gericht op de nieuwe taken in het sociaal domein. Aanvankelijk hielden we vooral cliëntenaantallen bij, maar dat zegt weinig of de ondersteuning passend is. Verschuivingen ontstaan ook door andere administratie of inkoop.' Rond diezelfde tijd trok de Amersfoortse Rekenkamer aan de bel: er was onduidelijkheid over doelen en bijbehorende indicatoren en activiteiten. Het moest dus anders, wat leidde tot een werkconferentie van raad en medewerkers met ‘doelenbomen’ en indicatoren om de voortgang te volgen. 'Voor raadsleden was het een eyeopener te zien dat dat laatste behoorlijk ingewikkeld is. Wat betekent de stijging van de jeugdhulp precies? Is dat positief of juist niet?' Na de conferentie ging een werkgroep van raadsleden, beleidsmedewerkers en data-onderzoekers aan de slag om de monitor verder in te richten. 'Ook daarna was er regelmatig contact tussen onderzoekers en raadsleden.'

Hoe verloopt de samenwerking tussen ambtenaren en raadsleden?

We hebben bewust voor informele bijeenkomsten gekozen', aldus Jan van Kleef. 'Het was echt bedoeld om samen te leren. We oefenden met thema’s als eenzaamheid en armoede en probeerden daarop gezamenlijk doelen en indicatoren te formuleren, wat overigens niet eenvoudig was. Mede daarom is de VNG monitor Waarstaatjegemeente.nl nog steeds de basis, waar bovenop we eigen ontwikkelingen bijhouden.' Die extra informatie in Leiden bestaat bijvoorbeeld uit informatie over wat inwoners als belangrijkste verandering ervaren als ze gemeentelijke hulp ontvangen. Het is een methode – ‘Most significant change’ – die in de jaren negentig in Bangladesh is gebruikt om het effect van het slaan van waterputten te meten. Inwoners geven via gestructureerde interviews aan wat hen waarom heeft geholpen. Dat levert essentiële informatie op over bijvoorbeeld de onderlinge werking van wetten. 

Ook in Amersfoort zoomen ze op verzoek van de raad in op aanvullende thema’s, zoals onlangs werk en inkomen. En ook hier staan de ervaringen van inwoners centraal. 'Wel merken we dat de Raad, en terecht, waarde hecht aan representativiteit. Aan de andere kant stellen zij soms vragen die onderzoekstechnisch moeilijk zijn te beantwoorden, zoals over de omvang van de groep zorgmijders. Door goed met elkaar in gesprek te blijven komen we daar gelukkig wel uit.'

Goede gegevensontsluiting

Waar de gemeenteraad iets meer op afstand staat is de regio Twente. De samenwerkingswinst ligt hier vooral in goede gegevensontsluiting voor het gezamenlijk inkoopproces van 14 gemeenten. 'Veertien gemeenten betekent weliswaar evenzoveel smaken, maar we zijn er samen in geslaagd een betrouwbare monitor in te richten die in staat stelt de ontwikkelingen te volgen en van elkaar te leren', constateert Anke Kamphuis van het Kennispunt Twente. Ontwikkeltafels en reflectiekamers waaraan gemeenten deelnemen, dragen bij aan een permanente lerende omgeving.

Gemeentelijke initiatieven data en monitoring uitgelicht in Etalage

Dit is het tweede artikel in een serie waarin Rienk Janssens van de VNG inzoomt  op de veranderende wereld van de gemeentelijke monitoring. Sinds de decentralisaties doen gemeenten allemaal hun eigen ervaringen op met de uitvoering van beleid in het sociaal domein. De analyse van deze ervaringen en de kwantitatieve en kwalitatieve data die zij hierbij opbouwen, biedt gemeenten een scala aan nieuwe mogelijkheden voor monitoring. Met die monitoring kunnen zij de effecten van hun beleid in kaart brengen en dat beleid vervolgens verbeteren. In samenwerking met Movisie en VSO hebben de VNG en VNG Realisatie de meest veelbelovende gemeentelijke projecten nu gebundeld in de Etalage Monitoring Sociaal Domein.

Lees ook het eerste artikel van Rienk Janssens