Toegangsscan Toegang: snel zicht op waar het beter kan

13 oktober 2021

Wat valt te verbeteren in de toegang tot hulp en ondersteuning voor inwoners? Hoe krijg je zicht op de lokale situatie in jouw gemeente voor de toegang? De toegangsscan kan op relatief snelle wijze zicht geven op de ervaringen en wensen van zowel (vertegenwoordigers van) inwoners en cliënten als medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de Toegang.

Voor het Verbetertraject Toegang is een digitale scan ontwikkeld die kan worden uitgezet onder (vertegenwoordigers van) inwoners en cliënten en onder medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering. De basis voor de scan zijn de zeven geformuleerde uitgangspunten van een goede toegang, zoals deze zijn opgesteld samen met cliëntorganisaties en de VNG (zie onderaan deze infographic).  

Met welk doel? 

De toegangsscan geeft je relatief snel zicht op de ervaringen van inwoners en uitvoering: wat gaat volgens hen wel en niet goed in de toegang? Je krijgt met de scan een beeld van wat inwoners en uitvoering de belangrijkste punten vinden bij het verbeteren van de toegang. De toegangsscan geeft daarmee richting aan de verbeteropgaven vanuit verschillende gezichtspunten. Maar het kan ook een toets zijn om de richting die je in wilt slaan met het verbetertraject Toegang te peilen. Zeker als je al vanuit beleid op een bepaalde richting inzet, maakt de scan je alert op andere - soms afwijkende - perspectieven op verbetering van de toegang.

Tool om het gesprek aan te gaan

De uitkomsten van de toegangsscan bieden je de mogelijkheid om hierover met beleid, uitvoering en inwoners in gesprek te gaan: je kunt de uitkomsten samen duiden, nader invullen en concretiseren aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Dit geeft ook begrip en herkenning over en weer en daarmee werk je aan draagvlak voor de verbeteringen. Het geeft extra aanleiding tot contactmomenten en genereert daarmee ook betrokkenheid bij het verbeteren van de toegang. Misschien dat de mensen met wie je spreekt ook op andere momenten betrokken willen zijn, bijvoorbeeld als het gaat om het maken van concrete uitvoeringsplannen.

Meer verdieping

Bepaalde uitkomsten vragen om meer verdieping: als inwoners en uitvoering aangeven dat toegangsmedewerkers onvoldoende (kunnen) doen wat nodig is, dan wil je weten waaruit dat blijkt, welke ervaringen mensen hebben en wat de gevolgen zijn. Om vervolgens te kijken naar de mogelijkheden om dit punt aan te pakken. Er zijn verschillende tools om hierover verder met inwoners en uitvoerders in gesprek te gaan. Als inwoners in de scan aangeven dat de toegang onvoldoende transparant en eenvoudig is, maar je weet nog niet waar men dit op baseert, welke gevolgen dit heeft en hoe dit beter kan: dan kun je bijv. klantreizen inzetten om de reis van inwoners in kaart te brengen. Bekijk voor een overzicht van deze tools om in gesprek te gaan met inwoners de ‘Toolbox – samen met inwoners werken aan betere toegang’. 

Hoe ziet de scan er uit? 

Met de scan wordt aan de hand van stellingen aan respondenten gevraagd in welke mate (op een schaal van helemaal niet tot helemaal van toepassing) zij vinden dat dit van toepassing is in hun gemeente. Hierbij gaat het dus om de huidige ervaringen die zij hebben. Zij kunnen daar een toelichting bij geven. In het tweede onderdeel wordt hen gevraagd welke van de aspecten zij het belangrijkste vinden om te verbeteren en toe te lichten waarom. 

De stellingen

Aan (vertegenwoordigers van) cliënten en inwoners:

  1. Inwoners krijgen de ondersteuning die past bij hun situatie, behoeften en de ontwikkeling van hun mogelijkheden 
  2. De ondersteuning die inwoners ontvangen is flexibel en kan worden aangepast aan veranderingen in de persoonlijke situatie  
  3. Er wordt samen met inwoners gezocht naar oplossingen die passen bij hun eigen wensen en keuzes 
  4. Inwoners worden prettig en deskundig geholpen bij het zoeken naar oplossingen en aanvragen van ondersteuning. 
  5. Inwoners worden niet van het kastje naar de muur gestuurd, maar komen snel bij de juiste ondersteuning terecht. 
  6. Het is duidelijk waar inwoners terecht kunnen met hun vragen en wat de stappen zijn om ondersteuning te krijgen  
  7. Vragen of problemen van inwoners worden op tijd opgemerkt en opgepakt door hun omgeving, vrijwilligers of professionals 

Aan betrokkenen bij de uitvoering:

  1. We kijken breed naar alle leefgebieden, naar problemen en mogelijkheden van inwoners. 
  2. We maken gebruik van de inzet van vrijwilligers, mantelzorgers, naasten en van professionele ondersteuning. 
  3.  We kunnen de ondersteuning steeds opnieuw met de inwoner aanpassen aan veranderingen in zijn situatie 
  4. We hebben de ruimte om inwoners met een chronische hulpvraag structurele ondersteuning te bieden 
  5. We betrekken inwoners en hun naasten vanaf het begin bij het onderzoeksproces en het ondersteuningsplan, waarbij eigen behoeftes en keuzes van de inwoner richtinggevend zijn 
  6. We wijzen inwoners actief op de mogelijkheden van een persoonlijk plan, familiegroepsplan, onafhankelijke cliëntondersteuning en verschillende financieringsvormen.  
  7. We hebben de deskundigheid om uiteenlopende problematieken, beperkingen en aandoeningen te (h)erkennen en in de breedte te zien wat nodig is in iemands leven  
  8. We hebben de mogelijkheden om de juiste, andere professionals in te schakelen en met hen samen te werken 
  9. We hebben ruimte en mandaat om samen met de inwoner en zijn naasten te zoeken naar de meest passende oplossing 
  10. Er is sprake van een soepele overgang tussen hulp en steun vanuit de Wmo, Jeugdwet, (gezondheids)zorg, onderwijs, werk en inkomen etc. 
  11. We zijn makkelijk bereikbaar en toegankelijk voor inwoners 
  12. We hebben een gestructureerde werkwijze, waardoor duidelijk is voor inwoners wat de stappen zijn, bij wie de coördinatie ligt, waarom keuzes worden gemaakt en hoe inwoners daar evt. bezwaar tegen kunnen maken 
  13. Problemen en vragen van inwoners worden in een vroeg stadium gesignaleerd en naar de juiste plek doorverwezen 
  14. Waar mogelijk worden collectieve oplossingen voor de vragen en problemen van inwoners benut 

* Stelling 1 en 2 corresponderen met uitgangspunt 1, stelling 3 en 4 met uitgangspunt 2, etc.

Hoe werkt het? 

Vooraf bedenk je wie relevante personen of groepen zijn om de vragenlijst in te vullen. Inwoner(vertegenwoordigers) worden gevraagd uitspraken te doen over de situatie in hun gemeente. Het ligt voor de hand om bij de vragenlijst van (vertegenwoordigers van) inwoners/cliënten te denken aan leden van een brede adviesraad sociaal domein, Wmo-raad, Cliëntenraad werk en inkomen, Jeugdadviesraad, platforms, ervaringsdeskundigen en cliëntenraden van (zorg)instellingen. Denk ook eens aan individuele inwoners die de gemeente een spiegel kunnen voorhouden. Denk bij medewerkers in de uitvoering aan een medewerker, vrijwilliger, teamleider of manager die werkzaam is vanuit het (gemeentelijk) loket, een sociaal wijkteam, sociaal werk of een welzijns- of zorgorganisatie. Het gaat om medewerkers die werkzaam zijn in de toegang. 

Wanneer je de scan gebruikt ontvang je via Movisie een url die je kunt verspreiden onder je potentiële respondenten. Zorg er wel voor dat je dit AVG-proof doet en hen via e-mail en/of nieuwsbrief mag en kunt benaderen. Het invullen gebeurt volstrekt anoniem: respondenten hoeven geen gegevens in te vullen. Na ongeveer 1 à 2 weken kun je nog een reminder uit sturen. Om te zorgen dat de resultaten voldoende informatie geven, is het raadzaam om in ieder geval per perspectief 10 à 20 ingevulde vragenlijsten te hebben. Als de invultijd is verstreken maakt Movisie een (standaard) rapportage op. Daarin worden zowel de gegeven waarderingen als meest gewenste veranderingen inzichtelijk via grafieken en worden de open antwoorden opgenomen. Deze informatie kun je vervolgens analyseren en bespreken in een sessie met (een vertegenwoordiging van) de perspectieven.

Meer weten? 

Voor gemeenten die meedoen aan een verbetertraject is de scan nu al in te zetten. Dit kan in overleg met de begeleider in gang worden gezet. Voor meer informatie over de toegangsscan kun je contact opnemen met Barbara Panhuijzen, via b.panhuijzen@movisie.nl of 06 - 55 44 05 79.